Myndighetsanställda anser att de presterar bättre på distans
De flesta myndighetsanställda som svarat på Riksrevisionens enkät om hur distansarbetet fungerar anser att de presterar bättre på distans, och att nackdelarna är få. Men uppfattningarna skiljer sig mellan olika arbetsplatser.
Som Publikt tidigare har rapporterat har Riksrevisionen i en stor översikt värderat effekterna av distansarbetet under och efter pandemin. I huvudsak är resultaten positiva. De anställda uppskattar att få arbeta hemifrån och det syns så här långt inga försämringar av verksamheten. Riksrevisionen varnar dock för att negativa effekter kan bli märkbara på längre sikt.
En del av granskningens underlag är en enkät till samtliga anställda på fyra myndigheter: E-hälsomyndigheten, Skatteverket, Lantmäteriet och Länsstyrelsen i Uppsala län. Sammanlagt drygt 8 000 medarbetare har svarat på frågorna.
En majoritet av de svarande anser att de presterar bättre när de arbetar på distans, men vissa skillnader mellan myndigheterna framkommer. Till del tycks de hänga samman med hur kontoren ser ut. Anställda som arbetar i aktivitetsbaserade kontor eller andra sorters landskap tycker i högre grad än andra att de kan arbeta mer ostört – och prestera bättre – på distans. De som är missnöjda med sin kontorsmiljö svarar också att de kan arbeta mer ostört utanför kontoret.
Och de fyra myndigheternas kontorsmiljöer ser olika ut. På E-hälsomyndigheten sitter drygt 80 procent i aktivitetsbaserade kontor eller i kontorslandskap utan zoner och utan fast plats. Där svarar 66 procent att de tycker att de presterar bättre när de arbetar på distans.
På Lantmäteriet är det bara 43 procent som svarar så. Där är kontoren mer varierade, med egna rum, delade rum och kontorslandskap med fasta platser. Betydligt färre, 25 procent, jobbar i aktivitetsbaserade kontor eller andra slags kontorslandskap utan egen plats.
Eva Nelson, tillförordnad HR-chef på E-hälsomyndigheten, tror att en orsak till de anställdas svar är att myndigheten är i stark personaltillväxt. Det har gjort det svårare att hitta lugna miljöer på kontoren i Kalmar och Stockholm.
– Men vi utökar lokalerna, bygger om och inventerar andra lokallösningar. I det arbetet skapar vi också fler mötesrum och lugna områden, säger hon.
Medarbetarna på de fyra myndigheterna har besvarat en rad frågor om vilka skillnader de märker mellan distansarbete och arbete på kontoret. Det vanligaste svaret är att det inte är någon skillnad. Men andelen som föredrar distansarbete är större än andelen som föredrar kontorsarbete vad gäller flera aspekter, bland dem den egna motivationen, kollegors tillgänglighet, arbetsgruppens prestationer och stöd från chefen.
De flesta är också nöjda med de villkor för distansarbete som gäller på deras arbetsplats. Flertalet uppger att möjligheten till distansarbete är viktig om de skulle byta arbetsgivare.
Men det finns också aspekter där andelen svarande som ser negativa effekter av distansarbetet är större än andelen som ser positiva effekter. Det gäller bland annat möjligheten att lära av kollegor och samarbetet med kollegor på distans, i synnerhet om arbetsuppgifterna kräver mycket samarbete.
I intervjuer som Riksrevisionen gjort med myndighetsföreträdare framkommer en oro att brist på muntliga diskussioner och avstämningar kan leda till sämre kvalitet i handläggningen: ”Medarbetare kan dra sig för att kontakta kollegor digitalt för frågor som lätt skulle kunna stämmas av muntligt.”
I undersökningen framkommer också att känslan av gemenskap har också blivit svagare – både med de närmaste arbetskamraterna och med hela myndigheten. På tre av de fyra undersökta myndigheterna tycker hälften av medarbetarna att distansarbetet haft en negativ inverkan på gemenskapen med de närmaste kollegorna. På Skatteverket är andelen lägre, 36 procent.
Eva Nelson på E-hälsomyndigheten tror att resultatet för den egna myndigheten har påverkats av att många är nyanställda.
– Men jag själv, som började i våras, tycker att det har varit väldigt välkomnande. Och vi försöker stärka gemenskapen inom enheterna genom att alla i en enhet är på plats samma dagar i veckan, säger hon.
Riksrevisionen bedömer att negativa effekter på lärande och sociala relationer kan bli mer synliga på sikt. Men det kan också vara så att de positiva effekterna är så stora att de överväger. ”En arbetsgivare kan landa i slutsatsen att fördelarna med nöjda medarbetare som arbetar effektivt med sina arbetsuppgifter på distans kan kompensera för konsekvenserna av minskad social gemenskap på arbetsplatsen”, skriver Riksrevisionen.
En arbetsplats som sticker ut i undersökningen på flera sätt är Länsstyrelsen i Uppsala län. Där har personalen en mer negativ syn på hur samarbetet med kollegor fungerar på distans – i vilken mån kollegorna är tillgängliga och möjliga att ha arbetsrelaterade diskussioner med. Myndighetens medarbetare är också de mest kritiska när det gäller upplevelsen av gemenskap på myndigheten och hur den tekniska utrustningen och mötesplattformen fungerar.
Karolina Erwander, HR-chef på Länsstyrelsen i Uppsala län, tror att ett skäl till de upplevda svårigheterna med distansarbete kan vara att länsstyrelsen inte har lika stor digital vana som de tre andra myndigheterna som deltog i undersökningen.
– De andra myndigheterna har ett nätverk av kontor och kollegor på distans, och har jobbat i digitala kanaler en längre tid. Vi har inte den vanan då vi i vår myndighet sitter samlade under ett och samma tak, säger hon.
Den upplevda bristen på social gemenskap med kollegorna och arbetsplatsen som helhet tror Karolina Erwander hänger samman med att länsstyrelsen har så många olika uppgifter och expertis på skilda områden.
– Det är en utmaning att skapa en helhet när vi har så otroligt många specialistkompetenser med olika uppdrag på myndigheten. Men det är också en styrka att vi har så många olika kompetenser. Det skapar en inspirerande arbetsplats.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.
