Många faktorer bakom it-stress

Stora arbetsplatser som universitet, länsstyrelser och Kronofogden och små myndigheter som Brottsförebyggande rådet och Allmänna reklamationsnämnden har en sak gemensam: deras it-verktyg skapar arbetsmiljöproblem för de anställda som ska hantera dem. Det visar en enkät från Publikt som besvarats av fackligt förtroendevalda på över 40 myndigheter.

De problem som ST-företrädarna beskriver handlar om gamla och tröga system, ökande komplexitet, en mångfald av system som inte integrerats och svårigheter med system som används sällan.

Svaren tar upp en mängd konkreta stressfaktorer, exempelvis uppdateringar som inte går igenom automatiskt, program som kräver en mängd klick eller är svåra att orientera sig i, att semester måste läggas in på tre olika ställen, att arbetet släpar efter för att ett system inte kan hantera alla moment, eller att systemet inte klarar storleken på de filer som man arbetar med.

Allt detta är bekanta teman för Jonas Söderström, informationsarkitekt på konsultföretaget In Use och författare till boken Jävla skitsystem, och Åsa Cajander, professor i människa–datorinteraktion vid Uppsala universitet.

– Problemen på statliga arbetsplatser gäller ofta arbetsprocessen och informationsflöden, säger Åsa Cajander. Man får dubbel- och trippeldokumentera, systemen pratar inte med varandra och ger inte stöd för arbetsprocessen.

Åsa Cajanders bild är att besvär med driftsavbrott och trögheter har blivit mindre vanliga i takt med att datorer och databaser blivit snabbare. Ett växande bekymmer är i stället mängden av system som människor måste hantera.

– De flesta som jag intervjuar har numera 15 till 20 olika system, oräknat mindre system som telefoner och annat. Om man går tillbaka tio år i tiden var det ju ingen som kunde veta eller ana att den här utvecklingen kunde ske. Situationen har bara uppstått, och det har bidragit till det här enorma problemet.

Det finns inget som tyder på att teknikbekymren är mindre i staten än i andra sektorer, säger Jonas Söderström. Men när staten upphandlar it saknas ofta en budget för att göra justeringar i efterhand.

– Och it-utveckling är i grunden osäker. Man hoppas att det nya systemet ska effektivisera eller underlätta arbetsuppgifterna, men man vet inte om det faktiskt blir så.

Många av de fackligt förtroendevalda som svarat på Publikts enkät uppger att medarbetare är stressade och frustrerade på grund av bristerna i it-verktygen. Jonas Söderström menar att det handlar både om ökande kognitiva krav och att man inte har kontroll över sin arbetssituation.

– Kontrollförlusten går över hela skalan, från rusande stresshormoner när det blir ett driftsavbrott till den övergripande avsaknaden av inflytande över hur systemen utvecklas.

De kognitiva kraven hänger samman med att fler och mer komplexa system införs.

– Man är tvungen att komma ihåg olika funktioner i system som man använder sällan, och minnas olika lösenord. Dessutom finns problemet med ständiga förändringar, så att system som »pratat« med varandra plötsligt »bytt språk«.

När systemen inte håller vad de lovar kan anställda känna sig både lurade och lite dumma, säger Jonas Söderström. Människor far också illa av det han kallar samvetsstress.

– Det kommer över en när man känner att man aldrig ligger i fas, att man inte kan sköta sitt jobb på ett bra sätt på grund av brister i systemen. Ofta löser man det med »frivillig« övertid, eftersom det gör ondare att negligera problemen med eftersläpning i arbetet.

En del av de problem användare upplever kan hänga samman med svårigheten att tillgodose verksamhetens behov med färdiga standardsystem.

– Standardsystem passar ingen, framhåller Åsa Cajander. Det blir för långt avstånd mellan dem som använder systemen och dem som utvecklar dem. Även om man har användargrupper eller liknande är det väldigt svårt att få det att fungera.

Att utveckla och förvalta ett eget system är givetvis mycket dyrare än att köpa ett standardsystem, konstaterar hon.

– Men börjar du räkna på trasslet i en stor organisation så kanske det skulle löna sig. Det skulle man kunna göra en forskningsstudie på.

Både Åsa Cajander och Jonas Söderström förordar det som brukar kallas agil utveckling, där it-system utvecklas stegvis med löpande återkoppling från användarna. Agila metoder ger i slutändan verktyg som är bättre anpassade till verksamheten och användarna, anser de.

Det finns dock kritik också mot agil systemutveckling. Som framkommer i Publikts reportage från Karlstads universitet, liksom i enkätsvar från andra lärosäten, kan användare uppleva stress av att jobba med agilt utvecklade system som bara är halvfärdiga och genomgår fortlöpande förändringar.

Inte allt som kallas agilt gör skäl för namnet, säger Jonas Söderström. Portionerna av ett system som introduceras stegvis bör vara så små som möjligt, anser han, och man måste göra rejäla tester innan så att det inte behöver bli många ändringar fram och tillbaka.

– Brådskan är en farsot i detta sammanhang. Om något är ofärdigt är det bättre att vänta med releasen, för om man måste ändra i efterhand har man ändå inte sparat tid.

Brist på utbildning och introduktion i nya system tas upp som ett problem i flera av svaren på Publikts enkät.

Jonas Söderström ser ett behov av att höja kompetensen också bland dem som bygger systemen, liksom hos beställande chefer som själva inte till vardags använder alla system.

– Visst behöver användarna utbildning. Men det finns inget som tyder på att de generellt har bristande digital kompetens, som det ofta påstås. Tvärtom är de ofta mer kompetenta än sina system och hittar sätt att lösa brister i dem.

Som exempel nämner han att en av dem som svarat på Publikts enkät uppger att handläggarna använder molntjänster, trots att de inte anser att dessa är säkra.

– De såg problemet, men hade inget alternativ för att få jobbet gjort.

Även Åsa Cajander vill lägga över en del av lösningen på it-sidan.

– Man underskattar komplexiteten och den tid det tar att sätta sig in i saker och ting. Det finns också en mentalitet inom it-världen att det ska vara nytt, nytt, nytt. Vi behöver undervisa civilingenjörerna på ett annat sätt, så att de får en bättre förståelse för hur it-systemen skapar förutsättningar för arbete.

Publikt har också ställt frågan i vilken mån it-arbetsmiljön diskuteras mellan fack och arbetsgivare och i skyddsorganisationen. Flertalet svarar att det sker. Men få beskriver att problem har lösts, och bara enstaka svarande uppger att ett mer systematiskt arbete planeras, till exempel i form av digitala skyddsronder med fokus på it-arbetsmiljön.

Åsa Cajander tror att digitala skyddsronder kan vara en av flera användbara metoder i ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Men de som engageras i det arbetet behöver utbildning om it och design av it-system, anser hon.

– Ingen metod fungerar om man inte har viss förkunskap.

Ett annat dilemma är, säger hon, att nuvarande metoder för utvärdering av it-system börjar bli föråldrade.

– De utgår från att vi använder ett fåtal system och inte femton. Man behöver se över helheten i stället för att bara titta på ett system.

Fackförbunden bör kliva in och ta ett större ansvar, menar hon.

– Man måste utbilda de fackliga ombuden i arbetsmiljöfrågor inom digitalisering i större utsträckning.

Jonas Söderström delar Åsa Cajanders uppfattning att it-frågorna måste komma in i utbildningarna av fackligt förtroendevalda och skyddsombud.

– Så gott som all grundutbildning för skyddsombud saknar ännu innehåll om digital arbetsmiljö, säger han.

För egen del har Jonas Söderström samarbetat med den partsgemensamma arbetsmiljöorganisationen Prevent om ett utbildningsmaterial, Inför rätt IT. Det är tänkt som stöd för dem som ska köpa in it-system, bygga egna system eller utveckla befintliga. En grundbult i materialet är att de som ska använda systemen behöver komma in tidigt i processen.

– Det är scenarier, grundfakta och checklistor, till exempel om regelbundna användningstester.

Även Åsa Cajander understryker att användarna måste vara med från början för att slutresultatet ska bli bra.

– Det är ju bara de som vet hur arbetet går till. Men arbetet måste bygga på ett gemensamt språk som inte är alltför tekniskt, så att alla kan delta.

Det blir bäst om man använder det språk och de termer som redan finns i verksamheten, menar hon.

– Om det är på Centrala studiestödsnämnden och handlar om studielån så är det ju den vokabulären man ska använda.

Trots den vikt som de båda it-experterna lägger vid användarnas medverkan tycks den sällan väga tungt i myndigheternas praktik. På Publikts fråga svarar de flesta att berörda grupper »i någon mån« har möjlighet att påverka it-utvecklingen. Men svaren indikerar att det inte alltid fungerar särskilt väl. »Många gånger kommer man på det för sent, i testningen«, skriver en av de fackliga företrädare som svarat på enkäten.

Såväl Åsa Cajander som Jonas Söderström ser ett behov av att bygga broar mellan it-utvecklare och användare. Det är delvis en genusfråga, säger Åsa Cajander.

– Många av systemutvecklarna som jag undervisar är killar och män, medan många som jobbar som handläggare i statliga myndigheter är kvinnor. De senare har en underordnad roll, med lägre lön och lägre status. Det hela kryddas med teknikoptimism, man tänker att de här tekniska killarna nog kan och löser det här.

Jonas Söderström tror att de som arbetar med it-utveckling också har mycket att vinna på ett närmare samarbete med användarna.

– De får mycket skäll, och det kan vara frustrerande. Men de är ju inga fiender! Det behövs ett gemensamt forum.

Åsa Cajander bedömer att it-problemen på våra arbetsplatser kan minska med tiden – men knappast de närmaste tio åren.

– Jämfört med för tio år sedan har vi i dag otroligt mycket bättre kompetens kring utveckling och införande av it-system, men problemet har samtidigt blivit så mycket större. Vi digitaliserar ju allting.

Läs mer:

• Karlstads universitet: De tvingas arbeta i ett ofärdigt system
• Ladok 3: Utvecklingsarbetet har tagit åtta år och kostat 400 miljoner
• ARN: It-systemet kan inte läsa anmälningar
• Transportstyrelsen: Dålig ergonomi ger smärtproblem
• Swedac: Lyhörda utvecklare lyfter it-miljön
• Ledare: Ta problemen med it-systemen på större allvar