Chefstätheten har ökat på de statliga myndigheterna
På de största statliga myndigheterna har antalet medarbetare per chef minskat de senaste åren. På Migrationsverket pågår ett projekt för att se över enheternas storlek. ”Vi vill ha närvarande ledare”, säger HR-specialisten Jenny Arvidsson.
I september 2024 arbetade drygt en kvarts miljon människor på landets 50 största statliga myndigheter. Av dem var nästan 19 000 chefer. Men chefstätheten varierar stort mellan myndigheterna. Enligt statistik från Arbetsgivarverket gapar spannet från Karolinska institutet, med ett genomsnitt på 6,3 medarbetare per chef, till Mittuniversitetet, med 72,4 medarbetare per chef.
En myndighet som valt att se över storleken på de grupper cheferna leder är Migrationsverket. I höstas startade myndigheten projektet Leda lagom många, just för att analysera chefstätheten.
– Det här är jätteviktiga saker att titta på. Det hör jag även från andra myndigheter när jag intervjuar dem i projektet, säger Jenny Arvidsson, som är HR-specialist på Migrationsverket.
I september förra året hade cheferna på Migrationsverket i snitt 17,9 anställda under sig. Bland de största statliga myndigheterna var det bara Kriminalvården och lärosätena som hade fler medarbetare per chef.
Utöver chefstätheten ska Migrationsverket i projektet även studera andra faktorer som påverkar chefers möjlighet att utöva ett närvarande ledarskap. Enligt Jenny Arvidsson är målet att få mer närvarande ledare.
– Det har vi velat ha förut också, men nu vill vi ge cheferna ännu bättre förutsättningar att vara det.
De senaste åren har det genomsnittliga antalet medarbetare per chef sjunkit på Migrationsverket. Det är positivt, menar Jenny Arvidsson, men de största enheterna skulle behöva bli ännu mindre, anser hon.
Hur många medarbetare per chef vill ni komma ned till?
– Det kan jag inte säga just nu, eftersom det är ett pågående arbete.
Senare i år väntas Migrationsverkets generaldirektör fatta beslut om förändringar som föranletts av projektet.
Sanna Norblad, avdelningsordförande för ST inom Migrationsverket, välkomnar initiativet. ST har varit med och kommit med synpunkter och ser fram emot resultatet, säger hon.
– Vi har under många år påtalat att vi behöver närvarande chefer. Många chefer har väldigt mycket administrativt arbete och får inte rätt förutsättningar för att vara närvarande enhetschefer, säger Sanna Norblad.
Under flyktingkrisen 2015, då myndigheten växte kraftigt, kunde enskilda chefer ha uppemot femtio medarbetare, berättar hon. Men det förekommer stora enheter även i dag – nyligen träffade Sanna Norblad en chef som har 38 anställda under sig.
– Där fungerar det väl, för han har valt att vara en närvarande chef. Men i längden kommer det inte att fungera. Jag tycker inte att en chef ska ha fler än femton till tjugo medarbetare, beroende på verksamhet, säger Sanna Norblad.
Det finns olika uppfattningar bland forskare om vad som är det ideala antalet medarbetare per chef, förklarar Staffan Furusten, professor i management vid Stockholms universitet och föreståndare för Stockholms centrum för forskning om offentlig sektor.
– Man brukar tala om kontrollspann. Om chefer har för många medarbetare får de svårt att ha kontroll i den direkta översynen av verksamheten. Då brukar man prata om runt tio medarbetare. Det kan vara fler, men sällan mer än tjugo, säger han.
I en större grupp kan avståndet mellan anställd och chef bli längre, vilket riskerar att göra medarbetaren mer isolerad. En arbetsgrupp som fungerar väl kan ge en känsla av samhörighet, men blir det för långt till chefen kan det ändå upplevas som att man inte bidrar till helheten, säger Staffan Furusten.
Med undantag för lärosätena hade de femtio största statliga myndigheterna förra året i genomsnitt mellan åtta och nitton medarbetare per chef. Enligt Staffan Furusten är det ingen större skillnad för en chef att ha åtta eller nitton medarbetare.
– Det är fortfarande en liten grupp som kan ses och ha kontakt dagligen. Men blir det upp mot fyrtio medarbetare är det stor skillnad.
Jämfört med för tio år sedan har antalet anställda per chef minskat på många av de största myndigheterna. Ett exempel är Försäkringskassan, som gått från tjugo medarbetare per chef till femton.
Även inom Kriminalvården har chefstätheten ökat. HR-direktören Lena Hadad betonar att myndigheten är mån om att ge sina chefer bättre förutsättningar.
– Sedan har Kriminalvården över 900 chefer, så det finns stor variation. Vissa är nya, andra är rutinerade, och de klarar olika mycket. Framåt behöver vi hitta ett spann för hur många medarbetare som ska vara under varje chef, utifrån verksamhetens behov och förutsättningar.
Lena Hadad nämner även att Kriminalvården beslutat att gå över till en tillitsbaserad styrning, som bygger på principen att ge medarbetarna större handlingsutrymme och tydligare mandat. Det är i sig en viktig nyckel för ett nära samarbete mellan chef och anställd, menar Joachim Danielsson, avdelningsordförande för ST inom Kriminalvården. Enligt honom har Kriminalvården i många år legat på runt 15–20 medarbetare per chef i den klientnära verksamheten, en nivå som fack och arbetsgivare är överens om att hålla.
– Just i det klientnära arbetet vill vi att cheferna ska vara väldigt operativa. Ibland har vi fått framföra synpunkter på att det inte varit så närvarande ledarskap där, säger Joachim Danielsson.
Samtidigt är det lätt att stirra sig blind på nyckeltal, menar han. Även om det är bra att ha siffror för hur många anställda varje chef ska ha är det minst lika viktigt hur chefen agerar. Allra viktigast är att medarbetarna känner närhet till chefen, anser Joachim Danielsson.
– Närheten behöver inte vara fysisk, att man är på samma plats, men man ska känna en trygghet. Jag har varit i verksamheter där chefer haft uppemot femtio medarbetare under sig och ändå lyckats skapa en kultur där man känt sig trygg, säger han.
Ett område som sticker ut i statistiken är universitet och högskolor. Nio av de tio myndigheterna med flest anställda per chef är universitet. Att det ser ut så tror organisationsprofessorn Staffan Furusten beror på att lärosätena har många chefer som formellt inte kallas chefer, trots att de är ansvariga för både personal och verksamhet. Det ger ett slags ”osynlig struktur”, menar han.
Den teorin bekräftas av Lunds universitet. Mellan 2014 och 2024 mer än dubblerades antalet chefer på lärosätet – från 227 till 547. Den huvudsakliga förklaringen är de nya riktlinjer för chefsuppdrag som lärosätet tog fram 2019, som bland annat ledde till att gruppchefer började kodas som chefer, vilket inte alltid gjorts tidigare.
Även Uppsala universitet hänvisar till en förändring i kodningen av chefer. Till skillnad mot tidigare kodas numera alla chefer med personalansvar som chefer. Både Lunds och Uppsala universitet uppger samtidigt att antalet chefer de facto har växt – i Uppsalas fall i syfte att avlasta prefekter som tidigare haft personalansvar för orimligt många medarbetare, förklarar universitetets HR-direktör Pia C Lindberg.
När Publikt ställer frågor till Mittuniversitetet – som har lägst chefstäthet av alla myndigheter i Arbetsgivarverkets statistik – uppger lärosätet att det i själva verket har cirka tre gånger fler chefer med personalansvar än statistiken visar.
EvaLena Moser, avdelningsordförande för ST inom universitets- och högskoleområdet, betonar att cheferna inte får vara för få, men understryker också att de behöver arbeta tillitsbaserat, så att det inte uppstår informella ledarskap som påverkar arbetsmiljön negativt.
– Vi tycker att det är bra om det inte är fler än tjugo anställda som rapporterar till en chef. Men det handlar inte bara om antal, det är viktigt att de anställda kan få stöd, säger EvaLena Moser.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.
