Vanligt med halvtidstak för distansarbete

Samtidigt som statsanställda i höst stegvis återvänder till kontoren tar många myndigheter ställning till hur distansarbetet ska regleras på sikt. Publikt har i en enkät ställt frågan om distansarbetets omfattning efter återgången till ett trettiotal myndigheter.

Nästan samtliga svarande, 32 av 33 myndigheter, har tagit fram eller håller på att färdigställa nya riktlinjer och kommer att erbjuda nya individuella överenskommelser om distansarbete. De flesta räknar med att landa i ett nytt normalläge med färdiga distansarbetesavtal vid årsskiftet eller i början av nästa år.

Hur stor del av arbetstiden som en anställd får jobba på distans kommer att variera, både mellan och inom myndigheter. Det avgörs från fall till fall i de individuella överenskommelserna utifrån verksamheternas behov och medarbetarens önskemål. Många myndigheter har dock valt att sätta ett tak för distansarbetet i sina övergripande riktlinjer.

En majoritet av de arbetsgivare som har nya riktlinjer klara kommer att tillåta distansarbete upp till 40 procent, ofta uttryckt som två dagar i veckan, eller högst 49 procent av arbetstiden. Ytterligare ett antal myndigheter, som just nu arbetar med nya distanspolicyer, planerar för ett tak på samma nivå.

Men det finns också myndigheter som är mer tillåtande. Jordbruksverket har satt sin maxgräns för distansarbete vid 80 procent. Det är ett sätt att möta medarbetarnas önskan om en större flexibilitet, enligt Cecilia Ödman, ställföreträdande HR-chef på Jordbruksverket.

– Vi arbetar med en kultur där vi ska vara modiga och ha tillit och vi har landat i att varje chef och medarbetare bäst kan avgöra vad som fungerar i deras del av verksamheten, säger hon.

Innan pandemin var distansarbete relativt ovanligt på Jordbruksverket. Nu har 1 100 av myndighetens 1 700 anställda fått möjlighet att teckna distansarbetesavtal. I början av november hade 650 medarbetare nappat på erbjudandet. I snitt handlar det om distansarbete mer än hälften, 65 procent, av arbetstiden.

Flera myndighetsföreträdare som Publikt har talat med har uppfattningen att tjänstestället förflyttas till hemmet när någon arbetar mer än halvtid på distans. Det slås också fast i Arbetsgivarverkets stödmaterial.

Om tjänstestället flyttas, något som regleras i skattereglerna, skulle anställda kunna begära ersättning för tjänsteresor in till kontoret från arbetsgivaren. Flera arbetsgivare begränsar därför rätten till distansarbete till 49 procent med hänvisning till skatterättsliga skäl.

Men enligt Skatteverkets rättsliga expert Pia Blank Thörnroos är den tolkningen inte helt korrekt. I en intervju med Publikt uppger hon att det är möjligt att någon arbetar mer än 50 procent på distans en längre tid utan att tjänstestället flyttas, så länge det finns möjlighet att vara på kontoret alla arbetsdagar. Slås det däremot fast i ett avtal att en arbetstagare ska arbeta på distans mer än halva tiden, så kan tjänstestället flyttas.

STs förhandlingschef Åsa Erba Stenhammar ser en stor risk med att myndigheter låser sig vid en regel, som en maxgräns vid 49 procent. Hon uppmanar i stället arbetsgivarna att möta olika individuella önskemål om distansarbete när det fungerar med verksamhetens behov.

– En 49-procentsregel är bara trams. Det är en hittepå-regel. Det är en stor risk att man blir för snäv när man sätter upp absoluta gränser. De arbetsgivare som gör det kommer att få svårt att upprätthålla dessa och tvingas göra undantag. Det riskerar att skapa en känsla av orättvisa, säger Åsa Erba Stenhammar.

Cecilia Ödman anser inte att skattelagstiftningen är ett hinder för en mer tillåtande distansarbetespolicy. Jordbruksverket har klargjort att arbetsgivaren inte betalar ersättning för resor mellan distans- och huvudarbetsplatsen, oavsett var tjänstestället är.

– Arbetar man mycket på distans kan man förlora möjligheten att göra avdrag för arbetsresor i sin deklaration, å andra sidan gör man ju inga resor när man arbetar hemma. Vad gäller arbetsmiljöfrågan anser vi att vi är lika ansvariga för arbetsmiljön på hemarbetsplatsen oavsett hur mycket man jobbar där, säger hon.

Även Pensionsmyndigheten, som har valt att inte sätta något tak för distansarbetets omfattning, har avtalat bort rätten till reskostnadsersättning för dem som arbetar hemma mer än hälften av tiden.

Både ST inom Jordbruksverket och ST inom Pensionsmyndigheten står bakom arbetsgivarnas lösning. Det har inte varit någon stor fråga på någon av myndigheterna, enligt de fackliga företrädarna.

Ann-Christine Jonsson, avdelningsordförande på ST inom Pensionsmyndigheten, är medveten om att hennes arbetsplats sticker ut med en mer tillåtande inställning till distansarbete.

– Ja, vi är väldigt glada för det och för den här lösningen som gör det lättare för alla medarbetare att kombinera privatliv och arbete. Vi ser att sjuktalen har gått ned på vår myndighet, så varför inte fortsätta på den här vägen, säger Ann-Christine Jonsson.

Även om det inte finns ett formellt tak tror hon att det kommer att vara vanligast att anställda jobbar hemma två till tre dagar i veckan. Den bilden delas av Pensionsmyndighetens arbetsmiljöspecialist, Josefin Sjöblom, som understryker att distansjobb på heltid bara ska erbjudas i undantagsfall, till exempel då det är svårt att rekrytera på en ort.

– Vår utgångspunkt är hybridarbete, det vill säga en blandning av arbete på kontoret och distansarbetsplatsen. Vi ser generellt att distansarbete fungerar bra utifrån verksamhetens behov, men för att inte tappa saker som kreativitet och innovation är det också viktigt att ses ibland, säger Josefin Sjöblom.

En myndighet, SMHI, avviker i sina svar på Publikts enkät. Det är den enda arbetsgivaren som väljer att inte anta någon ny distanspolicy. Det lokala avtalet om förtroendearbetstid ger en tillräcklig flexibilitet och möjliggör att en del av arbetet också fortsättningsvis sker hemifrån, enligt arbetsgivaren, som betonar att distansarbete var relativt vanligt på SMHI även innan pandemin.

ST inom SMHI anser att det är för tidigt att uttala sig om avtalet om förtroendearbetstid ger tillräckliga förutsättningar för fortsatt distansarbete.

Mikael Stenström, sekreterare i avdelningsstyrelsen för ST inom SMHI, tycker dock inte att det nuvarande läget är jämförbart med tiden innan restriktionerna. Hans bild är att SMHIs medarbetare tidigare arbetade hemma vid enstaka tillfällen. Nu kommer trycket på att få distansarbeta vara högre, tror Mikael Stenström.

– Vår känsla är att arbetsgivaren är öppen för mer distansarbete och vi har en bra dialog. Samtidigt ligger mycket av ansvaret på den närmsta chefen, så en farhåga är att möjligheten till distansarbete kan tolkas olika i olika arbetsgrupper av olika chefer. Det är viktigt att bevaka och följa upp det, säger Mikael Stenström.

Än så länge har många myndigheter som har besvarat Publikts enkät svårt att uppskatta hur stor andel av deras medarbetare som kan få chansen att jobba hemifrån på deltid. Av de 18 arbetsgivare som redan nu kan göra en uppskattning tror majoriteten, 15 svarande, att en stor andel av medarbetarna kan få ett sådant erbjudande.

Två myndigheter, Polisen och Kriminalvården, bedömer dock att distansarbetet kommer att vara mer begränsat. Inom Polismyndigheten kan det röra sig om en tredjedel av de anställda som delvis kan distansarbeta.

Åsa Erba Stenhammar uppmanar alla arbetsgivare att vara flexibla, även de myndigheter där arbetsuppgifterna i större utsträckning är knutna till den fysiska arbetsplatsen. Här bör man ändå se om det kan finnas delar av arbetet som kan göras på distans när en medarbetare önskar det, anser hon.

– Jag undrar om alla arbetsgivare verkligen har hängt med i utvecklingen eller om de har struntat i den. Alla behöver ompröva gamla sanningar för att bli attraktiva som arbetsgivare. Den som är för rigid kommer att halka efter och det vill vi inte. Staten ska attrahera de bästa, säger Åsa Erba Stenhammar.

Å andra sidan varnar hon för en utveckling där arbetsgivare satsar alltför mycket på distansarbete, till exempel för att kunna dra ned på kontorsytor.

– Man ska passa sig för att vara svartvit. Alla ser vi effektiveringsvinster och mycket fungerar bra med distansarbete, men det finns också faror, som hur vi bygger relationer i det här nya läget. Det finns fallgropar åt båda håll, säger hon.

Ytterligare en fråga som regleras i samband med att distansarbetesavtal skrivs är vilken utrustning som arbetsgivaren ska bistå med till hemarbetsplatsen. Här varierar också arbetsgivarnas inställning.

På flera arbetsplatser får den anställde klara sig med dator och mobiltelefon, men många lånar också ut skärm, mus och tangentbord.

Ett par myndigheter ger pengar som den anställde kan köpa utrustning för. Kronofogden erbjuder ett presentkort värt 2 000 kronor och Trafikverket ger ett bidrag på 10 000 kronor, som medarbetarna får använda för att förbättra arbetsmiljön i hemmet.

Bidraget infördes redan i februari och kan nyttjas året ut, enligt Niclas Lamberg, HR-direktör på Trafikverket.

– Det är en relativt dyr lösning för oss som arbetsgivare men vi har bedömt att det är det bästa sättet för oss att ta vårt arbetsmiljöansvar på ett långsiktigt sätt. Vi tyckte också att vi under pandemin behövde komplettera det grundpaket som vi har lånat ut med skärm, tangentbord, mus och docka, för att ännu bättre kunna möta individuella behov, säger han.

På Jordbruksverket har arbetsmiljön i hemmet varit en av de frågor som har engagerat medlemmarna mest när distansarbetet har diskuterats, berättar Maria Gustavsson, avdelningsordförande för ST inom Jordbruksverket.

Jordbruksverket lånar också ut skärm, tangentbord och mus. I övrigt är det arbetstagarens ansvar att se till att arbetsmiljön är god i hemmet. Om arbetsgivaren vill kontrollera arbetsmiljön kan arbetstagaren behöva ta emot hembesök eller visa upp sin arbetsplats på bild.

– Det får man acceptera eftersom det är arbetsgivaren som har huvudansvaret. Vi vill inte ha medarbetare som får ont eller blir sjuka av en dålig arbetsmiljö i hemmet, säger Maria Gustavsson.

Åsa Erba Stenhammar betonar att alla har rätt till en bra arbetsmiljö, oavsett var man sitter och jobbar. Samtidigt tycker hon att det är svårt att ställa höga krav på att arbetsgivaren ska utrusta en distansarbetsplats i ett läge där distansarbetet är frivilligt och ett erbjudande till medarbetaren. Skapar man väldigt goda möjligheter att utrusta ett hemmakontor kan det också leda till att arbetsgivaren förväntar sig att alla ska arbeta hemma, anser hon.

– Om man som individ vill jobba på distans så blir det också ett större tryck på ett ta eget ansvar, säger hon.