Dags att gå tillbaka till kontoret

Klockan närmar sig halv åtta när Antoinette Haraldh Westlinder rullar in sin Ford bland vattenpölarna utanför ett av Försäkringskassans kontor i Sundsvall. En vardag innan pandemin brukade bilarna stå tätt på parkeringen, men den här oktobermorgonen är det glest mellan fordonen. Långt ifrån alla av arbetsplatsens 130 anställda ska vara på plats i dag.

– Jaha, nu blev det plötsligt svårt att välja, säger Antoinette Haraldh Westlinder och ser sig om innan hon svänger in i en tom ficka.

När hon slår av motorn har hon kört i knappt tjugo minuter från huset söder om stan till den låga tegelbyggnaden, där hon har arbetat som försäkringshandläggare de senaste tio åren. Det är en sträcka som hon kan väl, men nu var det länge sedan hon började dagen bakom ratten.

Sedan mars 2020 har Antoinette Haraldh Westlinder bara varit på kontoret någon enstaka gång. Restiden har hon varit lättad att slippa, men arbetskamraterna – som hon månad efter månad bara har sett på datorskärmen – har hon saknat desto mer.

Det första av dagens många återseenden väntar redan utanför entrén, där kollegan Linus Forsberg, redo med sitt passerkort i handen, glider förbi och öppnar dörrarna.

– Vad roligt att se dig Anto! Det var inte i går, säger han leende innan han kliver in bland de färgglada ballongerna och de många små svenska flaggorna som hängts upp för att välkomna alla tillbaka till kontoret.

– Nämen hej, hur är det med dig då? Det känns nästan lite surrealistiskt att se dig igen när det var så länge sedan, skrattar Antoinette Haraldh Westlinder.

I ett och halvt års tid har hon inlett arbetsdagen i mysbyxor vid datorn i hemmakontorets ”gamerstol”, en rejäl möbel som hon delar med sin datorspelsintresserade sambo.

Nu ligger datorn, tillsammans med lunchlådan, termosmuggen och sminket, nedpackad i väskan som hon bär med sig från bilen.

Väskan fick hon av arbetsgivaren inför den ombyggnation av arbetsplatsen som har pågått under pandemin. Nu står det nya aktivitetsbaserade kontoret helt klart. I dag ska de flesta anställda få se resultatet för första gången.

– Jag tror att den här återgången känns lite extra spännande för oss som får komma tillbaka till så nya, fina lokaler, säger Antoinette Haraldh Westlinder när hon nyfiket går in genom de tysta korridorerna.

Även om rekommendationen att jobba hemifrån formellt har lyfts, så står många av de nya kontorsstolarna tomma. Under oktober ska i snitt en fjärdedel av medarbetarna vara på plats samtidigt.

Antoinette Haraldh Westlinders enhet, som arbetar med föräldraförsäkringen, får till en början komma hit en dag i veckan. I november trappas närvaron upp till två dagar och i december ska de vara på kontoret tre dagar i veckan.

Liknande upplägg, där medarbetarna successivt återgår till de fysiska arbetsplatserna, har planerats på många andra myndigheter. Skatteverket, Arbetsförmedlingen, Centrala studiestödsnämnden och Polismyndigheten är exempel på arbetsgivare som låter anställda komma tillbaka stegvis under hösten.

Totalt handlar det om nära 150 000 av de anställda inom statsförvaltningen, cirka 60 procent, som nu ställer om sin vardag. Så många statsanställda jobbade hemifrån under första halvan av 2021, enligt Arbetsgivarverkets statistik.

Någon gemensam vägledning för hur återgången ska gå till har inte stakats ut av arbetsgivarorganisationen, som konstaterat att varje myndighet får avgöra det utifrån sina förutsättningar.

Däremot har Arbetsgivarverket bedömt att det är möjligt att fortsätta att tillåta hemarbete under återgången utan att skriva distansarbetesavtal, för att den ska kunna ske stegvis och välplanerat – något som flertalet myndigheter alltså har tagit fasta på.

På Försäkringskassan, där omkring sju av tio anställda har arbetat hemifrån, började personalen att komma till sina arbetsplatser i mindre grupper redan den första oktober.

Inför återgången gjordes en central riskanalys och stödmaterial togs fram till myndighetens många kontor, men någon gemensam riktlinje för hur många dagar som anställda förväntas vara på plats varje vecka slogs inte fast.

I stället har det varit upp till ansvariga på respektive kontor att planera hur medarbetarna stegvis ska återgå fram till årsskiftet.

Inne på Försäkringskassan i Sundsvall hälsar enhetschefen Elin Sjödin glatt på kollegorna som en efter en hänger av sig ytterkläderna och slår sig ned vid skrivborden. Hon tycker att det är bra att hon har fått en frihet att anpassa återgången till sin enhets förutsättningar.

– Jag har haft individuella dialoger med alla medarbetare för att fånga upp deras tankar, funderingar och eventuella farhågor inför återgången.Det är inte så att alla måste vara här på en bestämd dag. Samtidigt finns det en del som vill komma in flera dagar i veckan och som kan få möjlighet att göra det, säger hon.

Antoinette Haraldh Westlinder uppskattar att hon och hennes kollegor får lägga om livet i en lugn takt.

– Oavsett vad vi tycker om att återgå till kontoret så är det en stor förändring. Jag tycker att det är skönt att vi är försiktiga. Det finns också fortfarande en oro för smittan och vad som ska hända med den, säger hon.

Efter att ha gått ett varv och hejat på ytterligare några jobbarkompisar väljer hon en plats och börjar packa upp sina saker. När hon har fått ordning på sladdarna till datorn dyker ett par välbekanta ögon upp på de två stationära skärmarna. Det är hunden Fiffi.

– Hon var lite förvirrad i dag när matte åkte i väg. Att ta en långlunch för att gå ut med henne eller att ta en ridtur mitt på dagen och sen jobba igen tiden på kvällen har varit otroligt lyxigt, säger Antoinette Haraldh Westlinder.

I stället för en längre runda med hunden blir det den här dagen många korta promenader mellan arbetsöarna i kontorslandskapet. För även om alla har spridit ut sig, enligt arbetsgivarens instruktioner, så är det ingen som vill sitta helt ensam och gå miste om chansen att småprata, ansikte mot ansikte.

Handläggaren Marta Fröberg, tidigare skrivbordsgranne med Antoinette Haraldh Westlinder, har placerat sig i ett hörn där hon har startat sin dator. Men att komma i gång med arbetet är svårt, berättar hon.

– Det är som första dagen i skolan! Man vill ju höra hur folk har det, så i dag blir det nog inte så mycket jobb gjort, säger Marta Fröberg.

Tre vab-ärenden hinner Antoinette Haraldh Westlinder i alla fall handlägga innan hela enheten ska ha sitt första gemensamma, fysiska möte.

Det är mer än ett år sedan alla träffades senast, i juni ifjol. Då satt de i en ring på gräsmattan utanför huset. Nu fylls mötesrummet återigen av skratt och samtal om kämpiga förskolelämningar, sjuka barn hemmavid, trafikläget på E4:an och om vädret som spricker upp efter flera dagars regnande.

Myndighetens generaldirektör Nils Öberg har meddelat att det även efter återgången kan vara möjligt att arbeta på distans under upp till 49 procent av arbetstiden. Taket har enligt myndigheten satts med hänsyn till skattelagstiftningen, för att hemmet inte ska bli den nya huvudarbetsplatsen.

Just nu revideras myndighetens riktlinjer, som ska tydliggöra vilka förutsättningar som krävs för fortsatt distansarbete efter årsskiftet.

Ytterst kommer det att vara upp till varje chef, i dialog med medarbetaren, att avgöra om det fungerar att kombinera distans- och kontorsarbete.

– Efter återgången tror jag att det kommer att bli en blandning, med olika upplägg. Jag upplever att man vill vara fysiskt nära sina kollegor, men också att man har hittat mycket som fungerar på distans. Som chef vill jag vara flexibel i de fall där jag ser att det går bra utifrån verksamhetens behov, våra riktlinjer och det situationsanpassade ledarskapet, säger Elin Sjödin.

Arbetsgivarens övergripande beslut välkomnas av facket centralt, men avdelningsordföranden för ST inom Försäkringskassan, Siv Norlin, understryker att det finns det en oro bland medlemmarna för hur riktlinjerna ska tillämpas i praktiken.

På många arbetsplatser var det innan pandemin tvärstopp för distansarbete trots att det inte funnits några formella hinder, berättar hon.

– Tidigare har det varit en alldeles för ojämn, och på många håll alldeles för strikt, tillämpning. På de arbetsplatserna finns det nu en rädsla för att man inte ska få jobba hemma över huvud taget. Vår uppfattning är att det måste finnas bra utrymme för det, när det är förenligt med verksamhetens behov, säger Siv Norlin.

Försäkringskassans HR-direktör Anders Liif vill inte spekulera i hur många av de anställda som kan komma att erbjudas distansarbete, men han håller med om att det behövs en mer likvärdig syn och tillämpning inom myndigheten.

– Till viss del har det spretat tidigare, men vi tror att den nya riktlinjen som vi tar fram nu ska ge tydligare och mer likartade förutsättningar för en myndighetsgemensam tillämpning, även om individuella bedömningar alltid måste göras, säger Anders Liif.

I fikarummet på Försäkringskassan i Sundsvall, där kollegorna samlas runt kaffeautomaten efter förmiddagsmötet, är det ingen som vill vara på kontoret fem dagar i veckan.

Även de som verkligen har saknat att vara här, som handläggaren Lina Odelstål, vill behålla möjligheten att jobba hemifrån. I början av pandemin hade hon svårt att ställa om och lämna kontoret, men nu vill hon inte ge upp den flexibilitet som distansarbetet har fört med sig.

– Jag vill ha mixen och själv kunna välja vilka dagar som jag kommer in på jobbet. Samtidigt är det viktigt för gemenskapen att vi också kan ses, säger hon.

Inte heller Marta Fröberg vill arbeta på kontoret på heltid, trots att hon tyckt att det har varit riktigt tufft att jobba ensam hemifrån. I våras mådde hon så dåligt, delvis på grund av isoleringen, att hon blev sjukskriven.

– Jag kan inte vara tyst och är supersocial, så jag tycker att det är extremt skönt att vara tillbaka i dag. Men även jag vill kunna variera mig och ha möjlighet att jobba hemma också, säger Marta Fröberg.

Antoinette Haraldh Westlinder har tvärtom mått mycket bättre av att få arbeta ostört i hemmet. Till kontoret vill hon komma för att diskutera ärenden, behålla sammanhållningen och ha längre möten, men helst bara någon dag i veckan.

Hennes huvudsakliga arbetsuppgifter, att handlägga och ha telefonpass, tycker hon går mycket bättre att utföra hemma. Innan pandemin var hon ofta helt slut efter en dag i sorlet i kontorslandskapet.

– Jag var så trött ett tag att jag körde ett extra varv i rondellen på vägen hem för att jag inte visste vilket håll jag skulle svänga åt. Det senaste halvåret, när jag har arbetat ensam, har jag varit så mycket piggare, säger hon.

Ljudnivån på kontoret har också lyfts i den lokala risk- och konsekvensanalys som gjorts inför återgången.

Åsa Ahlström, styrelseledamot i myndighetens ST-sektion i Jämtland och Västernorrland, framhåller att det här är en fråga som facket, arbetsmiljöombud och chefer måste följa noga.

– Eftersom det är begränsat med folk på plats under hösten, kan det vara så att medarbetarna upplever den stora skillnaden framåt januari. Möjligen är det först då som vi kommer att se effekterna av återgången. Här måste vi alla ha örat mot verksamheten, säger hon.

Enligt STs avdelningsordförande Siv Norlin är problematiken inte unik för kontoret i Sundsvall. Tvärtom är hennes bild att många medlemmar upplever att arbetsmiljön på jobbet är så dålig att de föredrar att sitta hemma.

– Man kan helt enkelt inte jobba koncentrerat i många av våra lokaler. Det är bedrövligt och fullständigt oacceptabelt. Självklart måste vi ha lokaler som det går att jobba i. Det borde inte behöva sägas, men tyvärr är det så, säger Siv Norlin.

Samtidigt väcks nu också frågan om hur en god arbetsmiljö ska kunna säkerställas i hemmen, när många myndigheter kör tillbaka kontorsstolar, skrivbord och annan utrustning som har lånats ut under pandemin.

Försäkringskassan kommer inte att bistå med extra utrustning när distansarbetet blir frivilligt. Antoinette Haraldh Westlinder har förståelse för det beslutet.

– Jag har lånat hem en extra skärm som jag tyvärr måste lämna tillbaka snart, men jag kan köpa en ny själv. Det är det absolut värt för mig om jag kan få jobba hemifrån, säger hon.

De skärmar som hon arbetar vid den här första kontorsdagen släcker hon ned när klockan närmar sig halv tolv och ett gäng kollegor ska gå för att äta lunch. I matsalen blandas deras vardagliga samtal med tallriksslammer och ett välbekant surr från mikrovågsugnarna. Utanför de stora fönsterna har höstsolen brutit fram.

Det hade varit en fin dag för en lunchtur med hästen, konstaterar Antoinette Haraldh Westlinder, medan hon värmer sin matlåda med pasta och kycklingkorv. Men, slår hon snabbt fast, vackert väder blir det fler dagar. I dag är det viktiga att hon får äta tillsammans med sina kollegor. I morgon är hon tillbaka på sitt hemmakontor igen.

Blir hennes önskescenario verklighet kommer det att gå att kombinera hemarbetets många fördelar med kontorets bästa stunder, även när pandemin ligger långt bakom oss.

– Nu finns värsta chansen att skapa individuella lösningar som gör att man trivs på jobbet och stannar kvar – precis det som är vår generaldirektörs mål. Får jag jobba hemifrån, i alla fall hälften av tiden, så kommer jag vara kvar här till pensionen, säger hon.