Flera myndigheter har höjt taket för distansarbete

En lista över myndigheternas tak för distansarbete finns i slutet av artikeln.

I november 2021 tillät 2 av de 33 myndigheter som Publikt då tillfrågade att anställda jobbade mer än halva sin arbetstid på distans. Mest generösa regler hade Jordbruksverket, med en övre gräns på 80 procent av arbetstiden, och Pensionsmyndigheten, som inte hade något tak alls.

När Publikt i januari 2023 ställer samma fråga på nytt svarar åtta myndigheter att de tillåter att mer än hälften av arbetet utförs på distans. Tre av dem – CSN, Kronofogden och Pensionsmyndigheten – har ingen fast maxgräns i sin policy för hur mycket av arbetet som får ske på distans. Det betyder dock inte att det står alla fritt att jobba hela sin arbetstid på distans, eller att alla gör det. Kronofogden uppger exempelvis att närmaste chefen fattar beslut om distansarbete upp till 50 procent av tiden, och att denne ska samråda med överordnad chef om distansarbete därutöver.

Pensionsmyndigheten lyfte redan i november 2021 taket för distansarbete och har ingen fast maxgräns. Alla anställda har erbjudits att teckna ett distansarbetsavtal, och 65 procent har gjort det. Just nu ligger genomsnittet på 3,3 dagars distansarbete per vecka, skriver myndigheten i sitt svar till Publikt, och tillägger att beläggningen på kontoren är ungefär 25 procent. Enligt en utvärdering som myndigheten gjort anser nio av tio medarbetare och chefer att hybridarbetssättet fungerar bra eller mycket bra.

På Skatteverket finns ingen fast maxgräns för distansarbete i policyn, men myndigheten skriver i sitt svar att ”Skatteverkets utgångspunkt är att arbetet i första hand utförs på våra kontor och på den ort där man som medarbetare har sin placering.”.

När Sofia Martell, enhetschef på HR-avdelningen, skulle svara på Publikts enkät hittade hon bara 275 individuella avtal för verkets 10 103 anställda.

– Vi vet att det finns många fler avtal, men när de diarieförs kan det ske på lite olika sätt. Därför kan vi inte söka fram dem med nuvarande system, säger hon.

Utöver de skriftliga avtalen kan chef och medarbetare komma överens om att medarbetare arbetar hemifrån när det fungerar för verksamheten, gruppen och individen.

Distansarbete är trots myndighetens utgångspunkt ganska vanligt – men hur vanligt är det alltså ingen som vet.

– De allra flesta har möjlighet att arbeta på distans och gör det också, säger Sofia Martell.

Ett par myndigheter har höjt taket för hur mycket distansarbete som är tillåtet sedan Publikt ställde frågan förra gången, hösten 2021. En av dem är Transportstyrelsen som gått från två till tre dagar per vecka. Bolagsverket tar 1 april samma steg och höjer taket för distansarbete från 40 till 60 procent av arbetstiden.

Jordbruksverket tillät distansarbete på 80 procent redan 2021. Myndigheten planerar nu att göra en större utvärdering av distansarbetet.

– Vi hade det uppe i ledningsgruppen i måndags och då landade man i att vi under året ska ha en dialog. Först med alla chefer, hur de tycker att det fungerar, och sedan med respektive avdelning, säger myndighetens tillförordnade HR-chef Cecilia Ödman.

Men reglerna kommer att vara kvar?

– Ja, i nuläget kommer vi ha kvar upp till 80 procent.

Distansarbetet är uppskattat, säger hon.

– Vi märker det när vi söker folk. Det är väldigt många som säger att de inte hade sökt om man inte hade kunnat få så mycket distansarbete. För vår kompetensförsörjning är det här väldigt bra.

Utöver de myndigheter som lämnat uppgifter om distansarbetets omfattning såväl 2021 som 2023 har Publikt fått svar från ytterligare sex myndigheter.

En av dem är E-hälsomyndigheten, där det pågår ett försök där distansarbete tillåts i mycket stor omfattning under en period. Alla medarbetare har erbjudits att teckna avtal om distansarbete, och 80 procent har gjort det. 21 procent av de anställda arbetar nu helt på distans. 46 procent är på kontoret en dag i veckan.

Varje morgon sedan pandemins början har respektive chef haft incheckning med alla medarbetare, vare sig de arbetar hemma eller på kontoren i Kalmar och Stockholm. Alla som medverkar på mötet måste ha webbkameran på, så de syns på bild. Mötet tar tio, femton minuter.

– Det blir ett annat sätt att leda. Vi pratar mer både med chef och kollegor än vi gjorde tidigare, när vi inte behövde göra incheckning, säger Ingela Gångfeldt, ordförande för ST inom E-hälsomyndigheten.

Finns det inga problem med distansarbetet?

– Nej, det tycker jag inte. Det som är en utmaning är den sociala biten, men så är det på alla arbetsplatser där man inte sitter på samma ställe, säger Ingela Gångfeldt.

Johan Carlström, enhetschef för myndighetens enhet för registratur och inköp, meddelar medarbetarna i förväg vilken dag i veckan han ska vara på kontoret så att den som vill kan träffa honom, och tycker att det nya arbetssättet fungerar bra.

– Men det är inte lika lätt att veta hur personerna mår när man inte är på samma arbetsplats, säger han.

Från pandemin har E-hälsomyndigheten kvar aktiviteter som veckopromenader, utefika och golfkvällar i syfte att kunna träffas fysiskt. Och de som inte kan eller vill distansarbeta behöver inte göra det. Ingela Gångfeldt konstaterar att exempelvis anställda som bor själva kan ha mindre lust att jobba på distans.

– Det är viktigt att de individuella behoven får styra, säger hon.

Försöket på E-hälsomyndigheten ska utvärderas. Tiden för utvärderingen har förlängts till sista mars.

– Då ska det avgöras i vilken utsträckning vi ska fortsätta med distansarbete och skriva nya individuella överenskommelser. Det är ett delikat beslut, det är bra att det får ta tid, säger Ingela Gångfeldt.

Kan det bli så att alla kommer att sitta på kontoret igen?

– Det tror jag skulle vara väldigt oklokt. Då skulle vi bortse från allt vi lärt oss och utvecklat under pandemin. Ska man vara en attraktiv arbetsgivare så vore det ett stort minus. Jag tror att individen kan ta eget ansvar och själv avgöra vad som är bäst. Så länge verksamheten fungerar som den ska, kan jag tycka att det är väldigt svårt att ta till andra argument.

På Åklagarmyndigheten, som i normalfallet tillåter distansarbete upp till två dagar per vecka, kan möjligheten att jobba på distans fungera som lockbete för svårrekryterad personal – exempelvis it-yrken – medan andra yrkesgrupper upplever sig ha svårare att få arbeta hemifrån, säger Pernilla Adolfsson, ordförande för ST inom Åklagarmyndigheten.

– Det är jättelätt att förstå att det kan uppfattas som orättvist. Och samtidigt, om det är den förmån som staten som arbetsgivare har att erbjuda, så kanske vi måste erbjuda distansarbete i en högre utsträckning för att kunna rekrytera nyckelkompetens.

Förr kunde åklagare arbeta på distans. Pandemin öppnade den möjligheten även för handläggare.

– Men det ser väldigt olika ut beroende på arbetsplats och vilken inställning chefen har, säger Pernilla Adolfsson.

Av de myndigheter som svarat på Publikts frågor har alla utom SMHI och Uppsala universitet erbjudit medarbetare att teckna individuellt avtal om distansarbete, när arbetsuppgifterna så tillåter.

På SMHI anser arbetsgivaren att det tjugo år gamla avtalet om förtroendearbetstid även kan täcka in distansarbete. I snitt distansarbetar medarbetarna en dag per vecka, uppger SMHI.

En myndighet som är mer restriktiv med distansarbete är Uppsala universitet. Arbetet ska i huvudsak utföras på plats, skriver universitetet i sitt svar till Publikt. Individuella avtal om distansarbete erbjuds inte.

Suzanne Borén Andersson, ordförande för STs sektion vid Uppsala universitet, var bekymrad för ett år sedan, då beskedet var att allt arbete skulle återgå till campus.

– Bara min egen avdelning förlorade flera medarbetare i rask takt och där var synen på distansarbete utslagsgivande, säger hon.

Men därefter har det skett en viss uppluckring, berättar Suzanne Borén Andersson.

– Man kan komma överens med sin närmaste chef. Nu arbetar många hemifrån upp till två dagar i veckan.

När avtal och policy saknas blir avgörandet helt upp till närmaste chef, menar Suzanne Borén Andersson. Och många chefer vill fortfarande ha medarbetarna på plats med hänvisning till att verksamheten behöver det.

– Under pandemin har man fått smaka på hur man kan få arbete och privatliv att gå ihop. Då blev besvikelsen stor när ledningen gick ut så hårt om att vi skulle tillbaka till campus, säger Suzanne Borén Andersson.