Skyddsombud ställs inför nya arbetsmiljöproblem

”Pandemin har lärt mig att allt är möjligt. Men man måste ha en arbetsgivare som möjliggör goda förutsättningar för arbetet och ett tillitsfullt arbetssätt.”

Det säger Johan Skyttberg, huvudskyddsombud på Centrala studiestödsnämnden, CSN. Han är handläggare, och tidigare fanns i princip inga möjligheter för den gruppen att distansarbeta. Men när pandemin slog till fick flertalet flytta arbetsplatsen till hemmet, och nu pågår arbete med distansarbetsavtal för alla yrkesgrupper.

När Johan Skyttberg ska beskriva CSN som arbetsplats i framtiden använder han samma uttryck som flera andra huvudskyddsombud som Publikt talat med: ”Det blir det bästa av två världar.”

– Jag tror jättemycket på hybridlösningen. Vår erfarenhet är att hemarbetet har fungerat väldigt väl, med god produktionstakt. Man har fått mer arbetsro och större koncentrationsförmåga. Samtidigt blir det berikande att komma tillbaka till kontoret.

Återgången till kontorsarbete på CSN sker stegvis under sex veckor, där en tredjedel av de anställda slussas in i varje intervall. Schemat för den enskilde ska vara flexibelt, med möjlighet att arbeta hemifrån två valfria dagar i veckan.

– Det är där vi börjar, men vi vet inte var det slutar, säger Johan Skyttberg.

Han tror att förutsättningarna för en god arbetsmiljö på kontoret på vissa sätt blir bättre än före pandemin. Alla kontor är landskap, och ljudnivån är ett problem när lokalerna är fullsatta. Handläggarna sitter i telefon tre timmar om dagen.

– Om vi tar fler telefonpass under hemarbetet går ljudnivån ned ännu mer. Och man kan även spara mer komplicerade utredningar till de dagar man arbetar hemma.

Pandemin har inneburit tätare kontakter mellan chefer och medarbetare på myndigheten, säger Johan Skyttberg. Den centrala samverkan mellan fack och arbetsgivare har också trappats upp från månadsmöten till veckomöten. Ändå varnar Johan Skyttberg för att chefer och skyddsorganisation kanske inte har full koll på hur enskilda anställda mår.

– Det kan vara svårt att berätta allt på Skype.

Även återgången till kontoren kan skapa oro och kräver rejält med tid för dialog, understryker han.

– Vad händer när vi ska interagera efter ett och ett halvt år hemma? Det kan bli kosläpp i början, men frågan är vad som händer sedan. Vi kanske har blivit folkskygga. Vi måste ha respekt för att det kan ta tid.

Precis som på CSN har helt andra arbetsmiljöfrågor än tidigare diskuterats på Pensionsmyndigheten under pandemin, berättar huvudskyddsombudet Kristofer Dahlgren. Även han tycker att det blivit större fokus på arbetsmiljön och att dialogen med arbetsgivaren blivit bättre. Men skyddsombudens insyn i de anställdas arbetsmiljö har påverkats negativt av distansarbetet, säger han. Cheferna har använt checklistor i samtal med enskilda medarbetare, men inga fysiska skyddsronder har gjorts i hemarbetsmiljön.

Myndigheten har också genomfört återkommande medarbetarenkäter, men det har enligt Kristofer Dahlgren inte fullt ut kunnat kompensera de informella kontakter skyddsombuden haft på arbetsplatsen.

– Det är den stora utmaningen för både skyddsombud och fackligt förtroendevalda. Mycket brukar komma fram på lunchraster och vid fikabord, så kontakten nu är inte vad den brukat vara.

Nu när Pensionsmyndigheten som många andra förbereder en hybridlösning behövs därför nya kontaktvägar, anser Kristofer Dahlgren. Annars finns risken att arbetsmiljöfrågor endast blir statistik från enkätsvar, och att man inte tittar närmare på hur den enskilda individen upplever arbetet och sin arbetsmiljö.

En annan risk, tror han, är att minskande personliga kontakter även minskar engagemanget och viljan att ta på sig förtroendeuppdrag som exempelvis skyddsombud.

– Jag tror att många med mig har ett engagemang som tar sin utgångspunkt i att prata och relatera till människor. Det är inte så kul om det bara handlar om att sitta på möten med arbetsgivaren. Det är mer meningsfullt om man innan mötena har fått en känsla för hur det står till på kontoren.

Skyddsombudet Caroline Åström på Bolagsverket vittnar också om att hennes kontakter med chefer och andra skyddsombud varit mer omfattande under pandemin, men att den personliga kontakten med kollegor har varit svårare att upprätthålla. På senare tid har hon via cheferna fått veta att det finns medarbetare som fått fysiska besvär på sina hemarbetsplatser – smärta i axlar, rygg och nacke.

– Att de signalerna dröjt så pass länge kan möjligtvis bero på att medarbetarna uppskattat hemarbetet så mycket, och därför kanske inte reagerat så snabbt på krämpor som uppkommit till följd av sämre ergonomi, säger Caroline Åström.

På alla tre arbetsplatserna finns starka förväntningar om långsiktiga lösningar där distansarbete ingår.

– En tillbakagång till ”business as usual” som det var före pandemin hade varit katastrof, slår Johan Skyttberg fast.

Kristofer Dahlgrens bild är att människor har blivit mer positiva till hemmakontoret ju längre tiden gått.

– En av frågorna i Pensionsmyndighetens enkäter var hur många dagar i veckan man skulle vilja distansarbeta efter pandemin. I början tyckte de flesta att två dagar var idealet, men vartefter växte det till tre dagar.

Men på alla de tre myndigheterna finns också anställda som känt sig isolerade hemma och inte trivts alls. Kristofer Dahlgren tillbakavisar idéer om att flertalet borde kunna fortsätta med hemarbete på heltid.

– Den normen att jobba isolerat har bidragit till att inte alla mått så bra, säger han.

På Bolagsverket, Pensionsmyndigheten och CSN pågår diskussioner om framtidens hybridarbete, hur kontoren ska anpassas och arbetsutrustning fördelas mellan hem och kontor.

– Pandemin var tillfällig, nu måste man se över ur ett annat perspektiv, säger Caroline Åström på Bolagsverket.

På Pensionsmyndigheten, där den som önskat fått hem i princip en hel kontorsarbetsplats, pågår en översyn av hur mycket teknik som finns kvar på kontoren. Nya beställningar har lagts – med långa leveranstider på grund av den globala bristen på halvledare. Kristofer Dahlgren säger att hans huvud är fullt av tankar på hur kontoren ska utformas.

– Min bedömning är att arbetsgivaren också är i den fasen, och det är en mycket viktig fråga för arbetsmiljöorganisationen och facket. Vi bör själva ta initiativ och inte bara reagera på arbetsgivarens förslag, säger han.

Johan Skyttberg på CSN tror att kontoren behöver fler mötesrum, samtidigt som de flesta inte vill avstå kontorsyta för det genom att bygga om till aktivitetsbaserade kontor.

– Det är ett rött skynke för många och jag tror inte att det är en optimal lösning. Alla ska få en permanent arbetsplats.

Men samtidigt är det oskrivet hur framtidens arbete kommer att organiseras. Om det skulle bli så att personalen sitter hemma fyra dagar i veckan förändras förutsättningarna.

– Då kanske mötesytor är viktigare än kontorsytor, säger Johan Skyttberg.

En delvis annorlunda bild framkommer när det gäller Polisen. Robert Tkalcic, regionalt huvudskyddsombud inom Polisen, konstaterar att långtidssjukfrånvaron minskat i hans region, Väst.

– Och på några arbetsplatser där det funnits konflikter har det blivit lugnare.

Men, säger han, han och andra förtroendevalda har upplevt en försämrad relation till arbetsgivaren.

– Jag vet inte om det är kopplat till pandemin eller om arbetsgivarens politik har förändrats.

Ett konkret uttryck för problemet har varit att det förekommit möten mellan parterna där arbetsgivarens representanter suttit samlade i ett fysiskt rum, medan arbetstagarnas företrädare deltagit på länk.

– Då kunde arbetsgivarsidan ”muta” och säga saker som vi inte fick höra. Och det har talats om ett nytt arbetssätt efter pandemin där förtroendevalda är med på länk, för att spara in på restiden. Det tror jag inte blir bra, det blir lättare för arbetsgivaren att distansera sig om man inte sitter i samma rum.

Han hyser en viss oro för hur återgången ska hanteras.

– Ett hett ämne kan bli om personalen är vaccinerad eller inte, ett annat är rättviseaspekter – det finns en risk att inte alla chefer har den tillit som behövs nu.

På landets domstolar har arbetsförhållandena under pandemin varierat starkt, säger STs arbetsmiljöansvariga Monica Baxter. På vissa domstolar har man kunnat jobba hemifrån – med varierande möjligheter att få hem utrustning – medan andra har hänvisats till domstolens lokaler på grund av svag digital struktur. På motsvarande sätt ser återgången olika ut på olika arbetsplatser.

– Men vi vet genom en medlemsenkät i ST att våra medlemmar vill ha möjlighet att arbeta hemma en eller två dagar i veckan, säger Monica Baxter.

På en skyddsombudskonferens nyligen berördes arbetsmiljöfrågorna kopplade till pandemin väldigt lite, då det jobbas väldigt olika på domstolarna med dessa frågor, noterar hon.

– Det som i stället sticker ut är stressen. Arbetsbelastningen gör att skyddsombuden har svårt att hinna med att jobba med arbetsmiljöfrågorna.