»Man måste avsätta tid och resurser«
Polisens verksamhetsstöd har jobbat med många olika leanverktyg för att effektivisera arbetet. Men det som verkligen har tagit skruv är kursen i medarbetarskap.
Ett besparingsförslag låg i botten när Polisens verksamhetsstöd drog i gång sin leansatsning 2009. Det började lite trevande med ordning och reda-verktyget som kallas 5S. De fem S:en står för sortera, systematisera, städa, standardisera och sköt om. Först tillämpades metoden på den fysiska arbetsmiljön – från skrivbord till skrivarrum.
– Standardiseringstänkande väckte starka reaktioner i början, men det har blivit jättebra. I dag har vi ordning och vet var allting finns, säger Charlotte Meyer. Hon är HR-konsult och ST-medlem.
Ansatsen att effektivisera den elektroniska arbetsmiljön, med alla sina mappar, var inte lika lyckosam.
– Där finns en del kvar att göra.
Även mötesrutinerna utsattes för 5S.
– Vi har nog effektivare möten… ibland. Ibland inte.
Det riktigt stora jobbet påbörjades 2010. Alla de 170 tjänsterna skulle »leanifieras«, och det arbetet pågår fortfarande.
De tre interna förändringsledarna drar från enhet till enhet och tar sig an en process i taget. Enhetschefen utser en mindre grupp medarbetare som tillsammans genomför en så kallad värdeflödeskartläggning och tar fram nya, effektivare arbetssätt. Hela arbetslaget kommer sedan med förslag på förbättringar, som systematiskt följs upp.
– På många ställen har det lyckats jättebra. Men det är ganska blandat.
Charlotte Meyer har sett att förbättringsarbetet har dött ut på vissa ställen så fort förändringsledaren har lämnat enheten. Hon har också noterat vad som utmärker de enheterna.
– Där har det ofta inte funnits någon drivkraft hos medarbetarna, de har inte varit lika delaktiga och framför allt har inte ledningen… ledningen måste också vilja det här, annars kommer man inte att lyckas. Alla måste vara överens om att förbättringen behövs. Man måste verkligen avsätta tid och resurser – och det görs inte alltid. Och då blir det bara ytterligare ett måste.
Men den leaninsats som fått allra bäst gensvar bland de anställda är den kurs i medarbetarskap som alla erbjuds sedan 2012.
– Det är väldigt uppskattat! De får otroligt fina svar i enkäterna.
Den två dagar långa kursen leds bland annat av förändringsledarna och utgår ifrån värdegrunden och medarbetarpolicyn. Man tittar på vad det innebär att vara medarbetare – rättigheter, skyldigheter och möjligheter. Det handlar om arbetssätt och principer, man pratar om utvecklingssamtalet och gör feedbackövningar.
– Det blir väldigt konkret för dem som går den. Det är också en viktig del i leanarbetet. Det är ju en kulturförändring vi håller på med. Det kommer att löpa länge.
Polisens verksamhetsstöds leansatsning
- Start: 2009.
- Syfte: Ursprungligen ekonomisk besparing.
- Vad: 5S på fysisk och elektronisk arbetsmiljö samt mötesrutiner. 2010: Värdeflödesanalys av alla processer och PDCA-tavlor. 2012: Kurser i medarbetarskap. 2013: Leancoacher.
- Facklig diagnos: Varierat resultat – nytändning med medarbetarskap.
Detta är lean production
Det går ut på att identifiera och eliminera slöserier och att arbeta långsiktigt med ständiga förbättringar. Inom lean finns en uppsjö av verktyg:
- 5S: Ett verktyg för ordning och reda. De fem S:en är sortera, systematisera, städa, standardisera och sköt om.
- Värdeflödesanalys: Ett verktyg för att kartlägga ett värdeflöde för en produkt eller tjänst. Syftet är att upptäcka och eliminera olika slöserier: väntan, onödiga rörelser, överproduktion, överarbete, omarbete, lager, transporter och outnyttjad kreativitet.
- PDCA: Ett verktyg för systematiskt förbättringsarbete. Bokstäverna står för Plan–Do–Check–Act (Planera–Utföra–Kontrollera–Agera).
