Viktigt att ta itu med resultatet
En personalenkät är en omfattande process, menar experterna. Förarbete och en ordentlig uppföljning är absoluta krav, annars är undersökningen ingenting värd.
–Det finns en övertro på vad enkäter kan åstadkomma, säger organisationsutvecklare Harald Klefbom på företagshälsovården Previa. De är ingen åtgärd, de är ett sätt att samla information. Men på alltför många arbetsplatser är man väldigt slarvig med att följa upp resultaten i konkreta åtgärder och handlingsplaner.
Medarbetarna ska vara aktörer
Utan gemensam uppföljning finns en risk att hela arbetsplatsen blir gisslan hos ett fåtal missnöjda som inte söker förbättringar.
–Det är viktigt att medarbetaren blir aktör, inte offer. Vissa sitter på läktaren och buar och kastar tomater. De måste uppmanas att komma ner på planen och tycka till.
Anonymitet är i sig problematiskt när enkätresultat ska bearbetas, tycker Harald Klefbom.
–Det finns något i anonymiteten som säger att det här är så känsligt så det får vi inte prata om. Men resultatet måste ju ändå kommuniceras och diskuteras. Ibland kan jag tycka, varför gör man inte det med en gång i stället? Lärande skapas när du som chef och jag som anställd kan prata om hur vi upplever arbetsplatsen.
Måste ha acceptans
Statistiska centralbyrån, SCB, skickar varje år ut cirka 70000 personalenkäter på uppdrag av statliga myndigheter och ett antal kommuner. De flesta beställare vill komplettera basenkäten med egna frågor. Men ledningen måste samtidigt avgöra vad den är beredd att hantera när resultaten väl kommer, menar projektledare Lars-Gunnar Strand.
–Det är viktigt att enkäten täcker allt, men inte för mycket. Allt man frågar om ska man också orka ta itu med, om svaren visar att man har problem. Det är otroligt viktigt att medarbetarna känner att det är ett underlag som används i ett förbättringsarbete. Annars slutar folk att svara.
Det händer att fackliga representanter sitter med vid utformningen. Men oftast har SCB en kontaktperson på respektive personalavdelning, som ansvarar för förankringen på arbetsplatsen. Att en sådan görs är avgörande för enkätens genomslag, påpekar Lars-Gunnar Strand.
–Det är väldigt viktigt för svarsfrekvensen att en medarbetarenkät har acceptans hos de fackliga organisationerna, och att de stöder den.
Även experterna söker hjälp
Arbetsmiljöverket är en av de myndigheter som har anlitat SCB, trots tillgången på egen expertis.
–Det är otroligt svårt att göra bra enkäter som verkligen fångar upp det man vill, säger enhetschef Ywonne Strempl, som jobbar med psykosocial arbetsmiljö. Trots att vi är duktiga på arbetsmiljö tycker vi oss inte kunna det riktigt.
Vid sina inspektioner kontrollerar Arbetsmiljöverket att arbetsgivarna regelbundet undersöker arbetsmiljön, antingen genom enkäter eller på andra sätt. Dåliga enkätresultat föranleder inte kritik. Däremot ger uteblivna åtgärder prickar i protokollet.
–Då har arbetsgivaren inte förstått vad verktyget ska användas till, säger Ywonne Strempl.
Bäst är att ta hjälp utifrån, tipsar hon. Annars kan man använda checklistor från den partsgemensamma föreningen Prevent. Det viktiga är att få igång ett systematiskt arbetsmiljöarbete som ger något att förhålla sig till.
–Hellre en dålig enkät än ingen alls. Då har man ändå förstått att man måste jobba med arbetsmiljön.
Forskning om enkäter
Den utbredda oförmågan att på allvar ta tag i enkätresultat och arbetsmiljöproblem har legat till grund för ett stort forskningsprojekt på Karolinska Institutet, kallat AHA (Arbete och hälsa). Organisationer behöver en guide till hur medarbetarenkäter ska hanteras, menar ansvarig professor Irene Jensen.
–Det finns tre klassiska misstag, säger hon. Dels att man inte förankrar ordentligt före. Och sedan att man använder en enkät som inte är ordentligt utprövad – man måste veta hur man formulerar frågor för att få svar på det man vill veta. Och det tredje och nästan mest allvarliga, att resultaten inte går ut i organisationen och att man inte arbetar med dem.
AHA-medtoden är anpassad för medelstora och stora organisationer och företag, och har vid det här laget använts av ungefär 100 000 anställda.
AHA-METODEN
* AHA-metoden hjälper organisationer att förebygga och ta itu med arbetsmiljö- och hälsoproblem. Den bygger på en flerårig studie där 4500 anställda vid fyra större företag fyllt i regelbundna enkäter om arbete och hälsa. Modellen beskriver fyra steg: kartläggning, analys, återkoppling och insatser.
Läs mer: www.aha.personskadeprevention.nu.
