Målet på Posten: minskad bemanning
Inom Postens brevterminalnät används lean mer än i någon annan statlig organisation. Men bland personalen på terminalen i Göteborg är det få som har hört talas om ordet. »Däremot har vi märkt att all luft försvunnit ur arbetspassen«, säger STs arbetsplatsombud Elisabeth Eklund.
Mycket har förändrats på Brevterminalen i Göteborg på senare år. Långa, glänsande maskiner gör en allt större del av sorteringsarbetet. Bemanningen har minskat och arbetstempot höjts. Överallt finns anslag med statistik över hur effektivt maskinerna gått de senaste dygnen, som ett hjälpmedel för personalen att köra dem ännu smartare.
Det är ingen tillfällighet att Postens brevterminalnät hoppat på leantåget. Brevvolymerna har minskat med 20 procent sedan år 2000, främst på grund av e-posten och konkurrensen. Sedan 1996 har 56 terminaler blivit tolv. För tre år sedan var man nära att lägga ned en till. I stället valde man ett annat spår: Att lägga allt krut på att effektivisera sina metoder.
Strategin består i själva verket av ett helt batteri verktyg från effektiviseringsfilosofin lean production. Eller snarare leaninspirerade verktyg, omstöpta i en egen form och genomförda i egen regi.
– Vi ville lära av de bästa, och det finns ju bevis för att Toyota varit framgångsrikt, säger Lars Persson, projektledare och upphovsman till det så kallade metodspåret.
Man har finkammat samtliga terminaler efter de mest effektiva arbetssätten, med målsättningen att dessa ska införas överallt. I Göteborg har detta inneburit en mängd nya arbetsprocesser och mycket ny teknik. På terminalen har man fortsatt att finslipa de nya metoderna med hjälp av värdeflödeskartläggningar. Dessutom jobbar 34 medarbetarledda förbättringsgrupper på terminalen.
Roligt vara med och förbättra
Franka Kakic är med i förbättringsgruppen som jobbar med brevförädlingsmaskinerna. En gång i månaden samlas gruppen för att, enligt en särskild metodik, ta fram effektiviseringsförslag. Det kan vara att utveckla en vagn för smidig manuell sortering av den post som kommer ut osorterad. Men det kan också handla om att föreslå omfördelning av personal, för att få ut mer av maskinen.
– ag tycker det är jättekul, säger Franka Kakic. Vi får fram nya idéer och känner att vi får vara med och påverka.
Elisabeth Eklund håller med om att grupperna tillför något bra.
– När arbetet blir standardiserat är det lätt att känna sig utbytbar. När man kan bidra med förbättringar får man ändå en viktig funktion. Men ibland tror jag den här nya delaktigheten uppfattas mer som ett tvång än en möjlighet.
Det uttalade syftet med all effektivisering är att ytterligare minska bemanningen.
– Vi är helt öppna med det, säger Lars Persson.
Sedan år 2000 har ca 1 000 medarbetare reducerats till 729 genom att de som slutat inte ersatts. Dessutom har man dragit ned på timpersonalen.
I den nya organisationen som trädde i kraft vid årsskiftet är lean en officiell grundprincip.
Tiderna väntas också bli ännu tuffare. Framöver väntar en avregleringen av postmarknaden i hela EU, vilket innebär ytterligare konkurrens. Därtill kommer lågkonjunkturen. Mycket rationaliseringsarbete återstår.
Eller som produktionschefen för Posten Meddelanden, Peter Brännström, säger:
– Vi behöver bli ännu mer lean.
Oro för arbetsmiljön
Men Elisabeth Eklund är orolig för arbetsmiljön. I det ökade maskinarbetet och upptrappade arbetstempot ser hon en risk för betydligt fler handledsskador.
– Klockan tre på natten, när posten bara väller in, då är det ingen som orkar prata om metodiska arbetssätt. Då handlar det bara om att hinna.
Hon har också lagt märke till vad tempot gör med stämningen.
– Folk börjar leta syndabockar, klaga på hur kollegorna kör maskinerna. Fokus hamnar på fel ställe.
Lean Production - en slimmad introduktion
Så här fungerar det
- Basen är idén om att eliminera slöserier – allt utöver ett minimum av utrustning, material, lokaler och arbetstid som krävs för att skapa värde i en tjänst.
- De slöserier som identifierats är: Överproduktion, lager, omarbetning, transporter, överarbete, rörelse och väntan. Plus det relativt nytillkomna: Oanvänd kreativitet hos medarbetarna.
- Förbättringarna ska göras kontinuerligt och med enkla metoder, med befintliga resurser. Långsiktighet och helhetstänkande är nyckelord.
- Leankonceptet omfattar så många olika verktyg att de flesta arbetsplatser bara använder en bråkdel. Lean kan alltså se väldigt olika ut beroende på vilken konsult eller bok du väljer. De vanligaste verktygen är värdeflödeskartläggning och ordningsmetoden 5S.
En kort historik
Grundtankarna kom från Fords bilfabrik i Detroit i början av 1900-talet. Japanska Toyota tog till sig idéerna under 40-talet och systemet spred sig bland biltillverkare världen över. 1979 sammanfattades teorierna av forskare vid Massachusetts Institute of Technology, som också myntade begreppet »lean production«. Konceptet spred sig i hela tillverkningsindustrin och på 1990-talet tog idéerna steget in i tjänstesektorn.
