Tydlig arbetsbeskrivning ger dig större trygghet
Som anställd har du rätt att veta vilka arbetsuppgifter som ingår i din tjänst. Men i praktiken är det många som upplever att det är luddigt vad som egentligen förväntas – något som kan skapa oro och stress. Be om ett samtal med din chef om du vill ha en tydligare arbetsbeskrivning.
»Handläggare«. Eller »administratör«. På ditt anställningskontrakt står kanske inte mycket mer än en titel. Det är inte till mycket hjälp i en situation där det känns oklart vad som egentligen är ditt ansvar och vad som ingår i din tjänst. Chefen kanske ber dig göra saker som du tycker ligger utanför ditt område. Eller så dyker det upp en ny arbetsuppgift, där ni i arbetsgruppen tycker olika om vem som bör ta på sig ansvaret.
Magnus Kron, rådgivare på ST, blir då och då kontaktad av medlemmar som funderar kring gränserna för sitt arbete.
– Det kan vara att man mår dåligt för att jobbet känns gränslöst. Eller att chefen gett en i uppdrag att ta på sig en ny arbetsuppgift och att man undrar om man verkligen behöver göra den.
Irene Jensen, professor i metoder för företagshälsa vid Karolinska institutet, konstaterar att flera studier visar ett samband mellan stress och brist på vad forskarna kallar rolltydlighet.
– Vet man inte vilka krav som ställs så skapar det oro – man vet inte om man gör det som förväntas. Det finns också en risk att man gör för mycket, för att man inte vet vad som ingår i arbetet, och att det orsakar stress.
Otydligheten kan också skapa konflikter mellan arbetskamrater.
– Om man inte vet vem som gör vad ökar risken för att man klampar in på varandras områden. Eller så blir arbetet inte alls gjort, för att ingen ser som sitt ansvar att göra det, säger Irene Jensen.
I Arbetsmiljöverkets föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö, som infördes 2016, finns en bestämmelse just om vikten av tydlighet. Arbetsgivaren ska se till att arbetstagaren vet vilka arbetsuppgifter som ska utföras, vilket resultat som ska uppnås och vad som ska prioriteras när arbetsuppgifterna blir för många i förhållande till den tid som finns till förfogande.
Så ser det inte alltid ut i praktiken, enligt Irene Jensen. När hon och hennes forskarkolleger frågat medarbetare i olika studier brukar 25 till 30 procent svara att de känner sig osäkra på vad de förväntas göra.
Förutom att man mår bättre av att veta ramarna för arbetet finns det löne- och arbetsrättsliga skäl att kräva en arbetsbeskrivning som stämmer med vad du faktiskt gör, framhåller STs rådgivare Magnus Kron.
– Det kan till exempel handla om att din chef ber dig svara i telefon under en begränsad tid. Men sedan fortsätter det och byggs på med andra uppgifter.
Om man då som anställd sätter ned foten och begär att få sina nya arbetsuppgifter på pränt i en arbetsbeskrivning eller ett nytt anställningsavtal blir det ett logiskt tillfälle att även diskutera lönen, tipsar han.
Med en nedtecknad beskrivning ökar också din chans att få behålla uppgifterna om chefen plötsligt skulle kräva att du går tillbaka till det du en gång anställdes för. Eller att slippa bli uppsagd om din ursprungliga tjänst skulle försvinna.
– Säg att du är anställd som administratör på pappret, men i praktiken är du kanske projektledare. Om ledningen då ska lägga ned administratörernas avdelning kan det vara lättare att bevisa din kompetens som projektledare om titeln på anställningsavtalet eller arbetsbeskrivningen stämmer med vad du faktiskt gör, säger Magnus Kron.
I Irene Jensens roll som professor ingår chefsuppgifter, så hon har själv ansvar för att se till att de anställda på institutionen vet vad som förväntas av dem – något hon försöker göra så tydligt som möjligt:
– För administratörerna listar vi arbetsuppgifterna som ingår i tjänsten i ett Excelblad. När det uppstår en ny uppgift ser vi vem som är mest lämplig och vem som har utrymme att ta ansvar. Och så tillför vi uppgiften i listan. Så det är ett levande dokument.
Hon tycker att tydligheten är en fördel för alla.
– Då slipper jag ta diskussioner i stil med »Oj, det har jag inte gjort, det visste jag inte att jag skulle göra«. Det ger också en styrka för den anställde själv, att kunna säga att enligt vad jag förstår är det här inte en uppgift som jag ska göra. Så att man kan säga nej och inte bli överbelastad.
Men det är viktigt att arbetsbeskrivningarna inte är för detaljerade, menar Irene Jensen.
– Då kan den anställde uppfatta det som att man inte har någon möjlighet att påverka sitt arbete själv. Som chef måste man skapa potential för egen styrning och utveckling, det har alla anställda rätt till.
Ett givet tillfälle att be om en arbetsbeskrivning är när man börjar en ny tjänst och skriver anställningsavtal. Det tycker Magnus Kron att man ska ta vara på.
– Man ska inte vara rädd att skicka tillbaka anställningsavtalet om man vill lägga till något, eller om något är otydligt, säger han.
Om man saknar arbetsbeskrivning, eller tycker att ens arbetsuppgifter har flutit iväg från det som avtalades från början, bör man ta ett samtal med sin chef, säger Irene Jensen.
– Man kan till exempel ta upp det vid ett medarbetarsamtal, säga till chefen: »Jag skulle vilja att vi gick igenom vad du förväntar dig av mig i den här tjänsten. Tycker du att jag levererar det du förväntar dig?« Det är jättebra frågor att ställa som anställd.
5 saker som arbetsgivaren ska säkerställa att arbetstagarna känner till
- Vilka arbetsuppgifter de ska utföra.
- Vilket resultat som ska uppnås med arbetet.
- Om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur.
- Vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras.
- Vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet.
Källa: Arbetsmiljöverkets föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö
