Bra chans påverka jobbet – tips för ditt utvecklingssamtal
Utvecklingssamtalet är en väg till inflytande på jobbet och öppnar möjligheter att utvecklas i arbetet. Men bara om du tar vara på tillfället och förbereder dig.
Utvecklingssamtalet är ett av de viktigaste demokratiinstrumenten vi har på arbetsplatsen. Det säger beteendevetaren och organisationskonsulten Kerstin Ljungström.
Hon har arbetat med människor och arbetsliv i 39 år och bland annat skrivit boken Samtal på jobbet. Hon är mycket ute på arbetsplatser och ger kurser i just utvecklingssamtal. Dels för chefer, men också för medarbetare.
– Jag har sett vilket lyft det inneburit på arbetsplatser där medarbetarna fått utbildning om samtalets struktur och syfte, och förstått vikten av att förbereda sig så att samtalet blir ömsesidigt.
Hon menar verkligen det där hon säger om utvecklingssamtalet som demokratiinstrument.
– Det är här chefen och medarbetaren tillsammans beskådar verksamheten och resonerar om vad man ska göra framöver. Som medarbetare har du en faktisk möjlighet att påverka. Det finns belackare som hävdar att det här bara är ett spel för gallerierna. Men jag hävdar att möjligheten är verklig.
Fast det förutsätter att du förberett dig, påpekar Kerstin Ljungström.
– Det funkar inte om det bara är chefen som har gjort det, då blir det en obalans maktmässigt. Din förberedelse är nödvändig för att få en demokratisk situation.
Men många missar tyvärr poängen med utvecklingssamtalet.
– Det blir inget bra om du går dit som till stupstocken, eller med fjärilar i magen, eller av slentrian bara för att man ska.
Ändå är det tyvärr många som gör det. Och ibland är chefen i ärlighetens namn inte tillräckligt förberedd heller.
– Har du fattat vad utvecklingssamtalet är till för ska du kunna gå in med rak rygg och mycket glädje: Det här är min arbetsplats, jag är en del av detta och jag är här för att göra en viktig insats. Jag har funderat på vad jag åstadkommit det senaste året, både det positiva och det jag kunde ha gjort annorlunda. Nu ska det bli bra att prata om huruvida jag får det stöd jag behöver, hur vårt samarbete fungerar, hur alla aspekter av min kompetens ser ut. Och så har jag ett unikt tillfälle att lyfta de frågor eller idéer jag vill ta upp.
Den som inte förbereder sig går miste om denna möjlighet att påverka, både verksamheten och sitt eget arbete, menar Kerstin Ljungström. Men du kan också gå miste om mycket mer.
– Om upplevelsen att styra över ditt liv och påverka din framtid. Om utvecklingsmöjligheter och bättre lön- och karriärutveckling. Om möjligheten att växa och utvecklas, om möjligheten att få en tydligare självbild.
Tips inför utvecklingssamtalet
Förbered dig inför samtalet
- Tänk på vad du vill uppnå men också på vad du har att erbjuda. Vad är organisationens vinst om du får som du vill. What’s in it for me? kommer chefen att undra. Då måste du kunna formulera dig på det sättet.
- Du ska kunna berätta vad du har åstadkommit hittills. Det är osannolikt att din chef har din cv aktuell i minnet – hon minns kanske vad du gjort de senaste månaderna. Utan att göra en stor sak av det kan du summera viktiga steg i din utveckling: »Som du minns, så…« eller »innan du kom som chef, så…« och »sedan dess har jag…«
- Skriv gärna ner vad du tänkt säga. Annars glömmer du lätt alltihop när du väl sitter där.
Dela dina framgångar
- Berätta om dina framgångar, men berätta också på vilket sätt din chef bidragit till att du lyckats och säg tack. Det gäller egentligen i alla relationer: Om du delar med dig av äran och tackar för hjälpen, ökar andras benägenhet att vilja fortsätta ge dig förutsättningar för din framgång.
Kom med egna förslag
- Ge konkreta förslag på hur ni kan göra saker bättre. Det kan handla om uppgifter, ansvarsområden, nya idéer kring verksamheten – även om det inte är du som ska genomföra dem. Det är bra att visa att du är intresserad av verksamheten, har organisationens bästa för ögonen. Att det inte bara är dina egna angelägenheter som intresserar dig.
Se till att få feedback
- Be om feedback, om du inte får den automatiskt. Lyssna på vad som sägs. Både på det positiva och det negativa. Kolla att du verkligen har uppfattat rätt: »Förstår jag dig rätt om du menar att…« På så sätt bekräftar du att det landat och att du förstått.
- Backa inte för positiv feedback. Många bortser ifrån det positiva och hör bara det negativa. Men då förvandlar man samtalet till något som inte innehåller något roligt. Får du ingen positiv feedback kan du själv fråga: »Är det något du tycker jag ska fortsätta med, något jag ska göra mer av?«
- Det är också viktigt att du visar att du förstått det negativa, och resonerar om vägar att förbättra detta: »Innebär det att du vill att jag satsar mer på…«, »Skulle det vara bra om jag gjorde så här?«
Anteckna vad som sägs
- Skriv ner vad ni är överens om och inte. Vad ska hända härnäst. Vem som tar ansvar för att göra vad. När ni ska följa upp det. Det är viktigt med täta uppföljningar, särskilt om man ska ändra något. Tre eller fyra veckor kan vara lämpligt. Det duger inte att vänta tills nästa år. Skriv sedan in det i almanackan så ni kan kolla av när det är dags: Vad har hänt nu? Även millimeterförändringar är viktiga. Att det rör sig i rätt riktning betyder mycket.
- Gör ett veck uppifrån och ner på pappret. På ena sidan skriver du vad du vill framföra. På andra sidan vecket antecknar du vad chefen svarade. Det hjälper dig att hålla dig mer vuxen. Man blir inte lika affekterad när man sitter med penna i handen.
