Ordning och reda gav ökad effektivitet

FÖRDJUPNING: POLISEN2011-03-22

När Polisens verksamhetsstöd, PVS, för tre år sedan ålades att minska sina kostnader med femton procent på tre år valde chefen Lars Lindahl att effektivisera med hjälp av lean.

Av:  Sofia Brax

– Det har varit tufft, men hade vi bara använt vanliga besparingsåtgärder hade vi säkert haft högre sjuktal i dag, säger Lars Lindahl.

I början, när ledningen gick ut med att såväl gemensamma utrymmen som individuella arbetsplatser skulle »leanas« med metoden »5S«, gick det rykten: Man får inte ha mer än tre pennor framme på sitt skrivbord. Och inga personliga saker!

– Men så var det inte alls, det handlar bara om ordning och reda, berättar Jeanette Isaksson Lundroth, förvaltningsledare och vice ordförande i STs sektionsstyrelse på Rikspolisstyrelsen.

Skrivarrum, verkstäder och konferensrum rensades på gamla pärmar och löst krafs. De få saker som verkligen användes fick i stället fasta platser.

– Förr blev videokonferenserna ofta försenade för att det saknades någon sladd. Nu behöver vi inte springa runt och leta.

Dubbelarbete ska bort

Men 5S var bara en försmak. Det stora jobbet har ännu bara påbörjats: Att grundligt leana alla 170 tjänster som PVS erbjuder. Syftet är att bygga om dem, med kundnyttan i fokus, så att missförstånd, dubbelarbete och andra slöserier byggs bort. Verktyget är ett skräddarsytt batteri leanmetoder, där »värdeflödesanalys« utgör själva stommen. Hittills har 30 till 40 av tjänsterna i PVS katalog stöpts om.

En av dem är utveckling och förvaltning av polisens IT-system, som Jeanette Isaksson Lundroth arbetar med.

Själv var hon dock inte med och utformade det nya arbetssättet. På PVS görs det av en grupp på åtta till tio anställda från enheten, tillsammans med en internutbildad leancoach. Under 14 veckor kartlägger de nuläget, letar slöserier, undersöker orsakerna till problemen och ritar upp en smartare process, som de sedan provkör.

Omöjligt skriva fel

I en IT-tjänst som PVS erbjuder sparades flera veckor in på ledtiden genom att man ändrade sitt e-formulär så det inte gick att skriva fel.

Tjänsten leverantörsfakturor hade tidigare en genomsnittlig ledtid på 33 dagar, men bara 17 minuter visade sig vara till värde för kunden. Ett nytt arbetssätt tog ned ledtiden till 15 dagar. På sikt skulle den kunna minskas till en halvtimme.

I en annan process var samma chef inblandad på hela 17 ställen, vilket innebar en tidsödande flaskhals. Vid omgörningen fann man att den chefen inte behövde vara med alls.

Tio månader efter omgörningen hade de leanade tjänsterna effektiviserats med 25 till 45 procent.

Jeanette Isaksson Lundroth tycker att leanifieringen underlättat hennes arbete.

– Vi har fått ett mer enhetligt arbetssätt, det blir färre missförstånd. Det är lättare att följa upp arbetet eftersom vi utgår ifrån samma värden och skriver under samma rubriker. Men det skulle säkert kunna bli ännu bättre.

Tempot är som förr

Arbetstempot tycker hon är ungefär som innan. Reaktionerna bland kollegerna har varit blandade.

– I början var många lite skeptiska. Nu tror jag faktiskt de flesta tycker det är ganska bra.

Sedan det nya arbetssättet införts involveras hela arbetsgruppen i ett strukturerat arbete med ständiga förbättringar. En halvtimme i veckan är avsatt.

Engagemanget är dock större hos dem som var med och tog fram processen.

– Jag tror det hade varit bättre att låta så många som möjligt vara med, säger Jeanette Isaksson Lundroth.

Vid årsskiftet lyftes besparingskraven från PVS. Men visionen om att göra om de återstående 130 tjänsterna i katalogen lever kvar.

– Om vi någonsin kommer dit vet jag inte, säger Lars Lindahl.

"Nu tror jag de flesta tycker det är ganska bra", säger Jeanette Isaksson Lundroth vid Rikspolisstyrelsen om leanprojektet.
Bild: Casper Hedberg
"Nu tror jag de flesta tycker det är ganska bra", säger Jeanette Isaksson Lundroth vid Rikspolisstyrelsen om leanprojektet.

ÄMNEN:

Lean production
Typ
Vet du mer om det ämne som artikeln handlar om, eller om du har tips till redaktionen i något annat ämne, kan du lämna ditt tips här. Du kan också skicka ett mejl till redaktionen.
Om du anser att artikeln innehåller fel, beskriv här vad dessa fel består i. Du kan också skicka ett mejl till redaktionen.

Om du vill debattera det ämne artikeln handlar om, kan du skicka in en debattartikel till Publikt för publicering under vinjetten Debatt. Publikt publicerar inte anonyma debattinlägg, du måste därför alltid ange ditt namn och dina kontaktuppgifter. Redaktionen förbehåller sig rätten att korta och redigera insända debattartiklar. Skicka ditt inlägg som ett Worddokument på mejl till redaktionen.

Innehållet i detta fält är privat och kommer inte att visas offentligt.
CAPTCHA