Alla bidrar till förbättringar
Försäkringskassan har nyligen påbörjat sin leanresa. På fyra enheter i Malmö och Västerås pågår pilotprojekt som ska avgöra hur lean ska utvecklas i övriga organisationen.
– Vi har utvecklats mycket som arbetsgrupp sedan vi började med leanprojektet. Vi har en helt annan arbetsgemenskap i dag, säger Marie Radizi, föräldrapenningshandläggare på en av de två pilotenheterna i Malmö.
Förbättringsmöten kallas den metod man valt där. »Tavelmöten« heter själva leanverktyget, enligt vilket medarbetarna under egen ledning jobbar fram förslag till förbättringar i sin verksamhet.
– Det kan vara högt och lågt, vi sätter ingen ribba, säger Ewa Sjöberg.
Hon är platschef vid det nationella försäkringscentret i Malmö, där två av pilotenheterna finns.
Strukturerad metod
Personalen har fått en heldagsutbildning i metoden, som är mycket strukturerad: Gruppen samlar in idéer, sållar ut vilka den ska ta tag i, undersöker grundorsaken till problemet, utser några som ska utarbeta konkreta förslag och sätter upp effektivitetsmål. Allt dokumenteras på en whiteboardtavla, så att alla kan följa hur det går.
Varje enhet är uppdelad i två grupper om åtta till tio personer, som jobbar parallellt.
Först hölls förbättringsmötena varannan vecka och tog två timmar, men nu har man kortare möten varje vecka för att få bättre kontinuitet. Dessutom reserveras 10 till 15 minuter varje dag för gemensam reflektion.
– Man träffas runt fikabordet och stämmer av om det är något nytt, kollar på tavlorna.
Ledningsgruppen har också diskuterat hur de ska hantera den nya ledarskapsrollen.
– Försäkringskassan har varit rätt så detaljstyrd, nu måste cheferna ta ett steg tillbaka, säger Ewa Sjöberg.
Lars Olsson är handläggare på enheten Arbetsskador. Hittills har sju–åtta förbättringsförslag kommit fram i hans grupp, berättar han. Ett av dem man håller på att testa är nya rutiner för handläggning av livränta.
Tidigare var det några få av kollegerna som gjorde tidiga bedömningar; hämtade fram underlag och skickade vidare till utredarna.
– Så väckte någon förslaget: varför kan inte alla lära sig att göra en tidig bedömning? Då slipper man ha två personer som sätter sig in i samma ärende. På sikt tror jag utan tvekan att det sparar tid.
Möjlighet till påverkan
Han tycker att de flesta kollegerna verkar vara positivt inställda till leanarbetet och tror att det kommer att ha en god inverkan på arbetsmiljön.
– Våra förslag kan nog leda till större variation i arbetet. Dessutom ger det alla möjlighet till påverkan. Många upplever att vi är alltför hårt styrda i dag. Detta kan nog vara en öppning.
Ewa Sjöberg poängterar att personalen inte förväntas vara lika produktiv när den jobbar med förbättringsarbete. Lars Olsson berättar dock att många upplever en »ofrivillig stress«.
– Visst är det tid avsatt, men vi känner ändå ett personligt ansvar för att folk ska få sina pengar i rimlig tid.
Men på något halvårs sikt tror Lars Olsson att man kan tjäna in den tid man nu lägger ned.
Sedan några veckor tillbaka ligger leanarbetet dock på is på hans enhet. Ett stort brevutskick ledde till en extremt hög arbetsbelastning under en period.
– Vi fick lägga krutet på det i stället. Men nu har vi faktiskt pratat om att sätta igång med träffar varje vecka igen, säger han.
Beslut om fortsättning i höst
Försäkringskassans pilotprojekt skulle egentligen ha utvärderats i februari, men utvärderingen har blivit något försenad. Än så länge har det gjorts fokusgruppintervjuer med några av deltagarna i Malmö.
– Där har vi sett väldigt positiva resultat, berättar Lena Sandh, ansvarig för projektet på utvecklingsstaben.
När försöken i Västerås är utvärderade, blir nästa steg att titta på vad det skulle innebära att införa ett motsvarande leanarbete i hela Försäkringskassan.
– Det är ledningsgruppen som kommer att ta ställning till det, men det blir tidigast till hösten, säger Lena Sandh.
