Fortsatt press men bättre ordning

– Det var kaos 2009, säger Christel Åkerman, STs arbetsplatsombud på Försäkringskassans internationella kontor i Malmö både då och nu.

Anledningen var en omorganisation som lett till att kontor ute i landet hade lagt ärenden på hög som det nya internationella kontoret skulle ta över. De anställda hade en hopplös situation med ständig press och mycket övertid.

Samma år besökte Publikt även Kronofogden, som var hårt belastad som en följd av den ekonomiska krisen. Antalet ansökningar om betalningsförelägganden hade skjutit i höjden samtidigt som hundratalet kronoassistenter sades upp på grund av myndighetens egen dåliga ekonomi. Då bedömde ledningen att den svåra situationen skulle hålla i sig under det kommande året.

Det två arbetsplatserna kämpade båda med en extrem arbetsbelastning. När Publikt återvänder sex år senare för att ta reda på vad som sedan hände har utvecklingen delvis gått åt olika håll. Båda myndigheterna har satt av resurser för att ärendehögarna ska kunna betas av. Men medan de anställda på Försäkringskassans internationella kontor trots fortsatt hårt tryck har sett en viss ljusning är läget dystrare hos Kronofogden.

– Det är mer att göranu än 2009, om jag tänker tillbaka, säger ST-medlemmen Asiye Sel, handläggare på Kronofogden sedan 2001.

Hennes upplevelse får stöd av statistiken. Antalet ansökningar om betalningsföreläggande är fortfarande på samma höga nivå som 2009. Ansökningarna om skuldsanering har nästan fördubblats från 6 275 år 2009 till 10 071 ansökningar år 2014.

Asiye Sel arbetar på Kronofogdemyndighetens kontor i Sundbyberg, som ligger i en industrilokal från fyrtio-talet. Utsidan har karakteristiskt röd tegelfasad och stora fönster med spröjs. Inne i lokalen är det mycket högt i tak och de anställda sitter på rad med skärmar mellan sig.

Myndighetens medarbetare har haft det tufft under en lång tid, anser Asiye Sel. Trots att landets ekonomiska läge i dag är bättre än 2009 är arbetsbelastningen fortsatt hög.

– Det är fler ärenden nu, och mer krångliga. I dag har många personer skulder sedan de köpt saker på kredit och konsumtionsskulder kan vara svårutredda.

En stor del av arbetstiden sitter hon i telefon och får då agera både psykolog och ekonom.

– Skuldsatta är ofta sköra personer som många gånger har psykiska problem. De är rädda för att öppna de kuvert vi skickar.

Förra året var Asiye Sels team i Sundbyberg avsatt för att arbeta ned balanserna. Samtidigt hade ett extrainsatt team i Malmö hand om Sundbybergs ärenden.

Inför förra året hade balansteamet 1 900 ärenden i kö. De har under året varit tretton till femton personer och har nu lyckats beta av kön, så när som på 200 ärenden.

Men eftersom ansökningarna om skuldsanering har fortsatt att öka har hennes enhet, fem team på fem orter, ändå 2 706 ärenden på vänt.

Nu arbetar Asiye Sel som vanligt igen och tar hand om inkommande ärenden. Normalt sett har handläggarna 50 till 80 ärenden i sin egen inkorg. Emellanåt tycker hon att det är stressigt och hon ser att folk mår dåligt.

– Vi pratar om att det är för jäktigt, att det inte finns något andrum. Kontorslandskap är inte heller det bästa när man har ett knepigt beslut att skriva.

Men, säger hon, räddningen är att de är ett sammansvetsat team som trivs tillsammans. Hon tycker också att känslan är att ledningen faktiskt gör något åt den ökade arbetsbelastningen. Exempelvis ska förra årets förstärkning med ett team bli permanent.

Totalt arbetar runt 400 personer på kontoret i Sundbyberg. Lokalerna är fräscha och allt går i grått, även golvet som är täckt av grå heltäckningsmattor för att dämpa ljudnivån.

Borta vid medelshanteringen står lådor med postgirotalonger på hyllorna mellan de anställda och även i en stor fönstersmyg och i bokhyllorna.

I ett av de »tysta« rummen träffar Publikt Inga Löfgren. Trots att hon inte jobbar just nu sitter en klarblå gummituta på hennes pekfinger.

– Jag ser det som en ledarhund, har den på mig jämt eftersom vi hela tiden hanterar talonger och papper i det här papperslösa samhället, ler hon.

Hon arbetar på medelshanteringen och är också arbetsplatsombud för ST. På medelshanteringen bokförs alla pengar som Kronofogden får in och som betalas ut. Det kan vara skuldsattas egna inbetalningar eller arbetsgivare som betalar in från så kallade löneutmätningar.

– Det är katastrof, säger hon om läget. Med mottot att det måste bli värre för att det ska bli bättre, tillägger hon skämtsamt.

Så börjar hon ömt prata om Rex, som inte är en hund, utan myndighetens 40 år gamla IT-system. Det byggdes av »farbror Olle« som jobbade på dåvarande Riksskatteverket på sjuttiotalet. Nu ska systemet fasas ut, det är för dyrt att underhålla. Sedan 2012 arbetar Inga Löfgren och hennes kolleger även i det nya systemet Medea.

– Vi kanske inte gör saker dubbelt men i alla fall parallellt och det är väldigt rörigt. Det går ut över kvaliteten, säger hon.

När Rex är helt nedstängt ska också medelshanteringen i Sundbyberg läggas ned och arbetsuppgifterna enbart hanteras av kontoren i Sundsvall och Karlstad. Det har varit på gång i flera år, men när det verkligen kommer att bli av är oklart.

Just nu är en person sjukskriven och en annan har fått högt blodtryck. Inga Löfgren kan inte säga att det bara beror på jobbet – men delvis gör det det, menar hon.

– Alla är jättestressade. Det leder till att vi blir irriterade på varandra och springer runt som skållade råttor.

Den som vill får jobba övertid. Inga Löfgren är en av dem som gärna drygar ut kassan. Det är vanligt att hon jobbar nio till tio timmar per dag. Ibland arbetar hon lördagar också.

Men trots övertidsarbetet når Inga Löfgren och hennes kolleger inte målen om två respektive fem dagars handläggning beroende på ärendeslag, utan ligger just nu på sju till elva dagar.

Malin Almkvist Klaesson är vice avdelningsordförande för ST på Kronofogdemyndigheten och arbetar i Sundbyberg. Hon instämmer i att arbetsbelastningen är hög, och konstaterar att det gäller alla delar av verksamheten.

– Hög arbetsbelastning har blivit ett normalt tillstånd, säger hon.

Den hårda pressen Kronofogdens anställda kände av 2009 har alltså bestått. På Försäkringskassans internationella kontor i Malmö rådde samma år snarare ett tillstånd av akut kris. Riktigt så illa är det inte längre.

När Publikt besökte kontoret väntade 63 921 ärenden på att handläggas och personalen var slutkörd. Så sent som 2012 tampades man fortfarande med en del av dessa ärenden. Men enligt Christel Åkerman, STs arbetsplatsombud, har det skett tydliga förbättringar.

Exempelvis har känslan av att ha kontroll ökat väsentligt jämfört med 2009.

– Nu har vi fått in alla ärenden i ett digitalt ärendehanteringssystem och vi samordnar inte längre föräldrapenning och underhållsstöd. Det är stor skillnad och underlättar en hel del. Problemet då var både den långa kön och att vi jobbade i pappersakter. Det var omöjligt att hålla koll på läget och det tog lång tid.

Anledningen till den långa kön 2009 var en omorganisation som innebar att Malmö och ett par orter till skulle ta över alla internationella ärenden. Det hade lett till att kontoren ute i landet hade sparat dessa på hög.

– Det kom lastbilar hit från hela Sverige. Vi fyllde ett helt rum med flyttkartonger och varenda låda var proppad med blanketter, säger Christel Åkerman.

Varje papper motsvarade en människa som väntade på exempelvis föräldrapenning, barnbidrag, sjukpenning eller bostadsbidrag. Utredarnas uppgift var att samordna vilket land som skulle stå för vilken ersättning. I takt med att väntetiden växte hörde allt fler av sig. Ett tag hade de 1 000 väntande frågor som Försäkringskassans kundcenter tagit emot.

Nu är lådorna med akter borta och Christel Åkerman visar runt i nya lokaler. Precis som hos Kronofogdemyndigheten täcker en grå heltäckningsmatta golvet. Det är kontorslandskap, men mer avdelat, med ett tiotal skrivbord i grupp här och var. Även om väggarna är piffigt lindblomsgröna känns det lite slitet, inte minst på grund av de återkommande kaffefläckarna i heltäckningsmattan.

Utredaren och ST-medlemmen Göran Nilsson var liksom Christel Åkerman med om »kaoset« 2009.

– Det kunde ta en halv dag innan vi hittade rätt papper. Det som var mest stressande var just oordningen. Det gick inte att få någon överblick.

I datorn finns numera system som visar både hur många ärenden de personligen har och hur avdelningen ligger till för olika ärendeslag. Allting är sökbart. Sammantaget har de omkring 4 000 ärenden under utredning. Målet är en balans på drygt 3 000 ärenden.

I Göran Nilssons dator står att han just nu ansvarar för 111 utredningsärenden. Därutöver har han andra ärenden. I snitt har utredarna omkring 200 ärenden var.

– Det är många som är stressade här. Det är ett högt tempo, men själv blir jag nästan aldrig stressad. Jag är för gammal för det.

I den hörna av kontoret där han sitter står en whiteboardtavla på hjul med en massa siffror i olika färger. Det är produktivitetssiffror och ärenden med lång väntetid är markerade med en röd klocka. Varannan vecka har de möte och går igenom läget. Röda, gula och gröna magnetknappar sätts upp för områdena »beröm varandra och ge feedback«, »svarat i annans telefon« och »använt en timme till kompetensutveckling«.

Trots att Göran Nilsson tycker att läget har blivit bättre, anser han att det inte har varit någon normal arbetssituation sedan 2009.

Bahar Ay sitter i andra änden av kontoret. Hennes datorskärm döljs nästan av en stor grön växt. Hon är relativt nyanställd och drömmer om en karriär inom utrikesförvaltningen. Hon tycker att det är lärorikt att arbeta med internationella ärenden på Försäkringskassan. Just i dag har hon kommit tillbaka från semester och är lite stressad över att arbetet hopat sig.

– Teamet har mycket att göra. Jag som ligger nära att klara av min gräns kan bli lite stressad. Sedan finns det de som ligger så dåligt att de inte orkar bry sig längre.

Hon berättar att kontoret nyanställde i höstas, men att det tar tid innan man lär sig jobbet.

– De nya avlastar lite redan nu, men vi behöver bli fler anställda.

Christel Åkerman säger att de är underbemannade och att det pågår en dialog om det. Ett kvarstående problem är också att medarbetarna upplever att det är svårt att veta vad som ska prioriteras när människor sitter och väntar på beslut och utbetalningar.

– Många utredare upplever det som mycket stressande. Vi har fortfarande för mycket att göra, men jämfört med 2009 är det ett ordnat kaos i alla fall, säger hon.