De råder över sin arbetsdag

Vid expeditionen en trappa upp i Landsarkivets mörka stenhus från anno 1911 står en besökare i ett synbarligen djuplodande samtal med Landsarkivets medarbetare i expeditionen. Inne i den tysta forskarsalen sitter fem, sex personer vid varsin dator. Det är ovanligt lugnt, men det är ju maj och solsken, säger expeditionsföreståndaren och lokala ST-ordföranden Ann-Christin Alexandersson.

Landsarkiven förvarar handlingar från all statlig förvaltning på regional nivå. Här finns underlag för forskare, inte minst släktforskare, men också för den som endast söker till exempel en viss bouppteckning.

Bredd i arbetsuppgifter

Bredden i det material som förvaras tycks motsvaras av en bredd i medarbetarnas arbetsuppgifter. Man växlar mellan enheter, handlägger förfrågningar per telefon, mejl och brev, sitter i forskarexpeditionen, sköter diariet och arkiverar inkommande handlingar.

De anställda som ingår i avdelningen för forskarservice har en huvudsaklig tillhörighet till en grupp med inriktning på ett visst arbetsområde, såsom folkbokföring. Grupperna har möten för att diskutera den löpande verksamheten. Dessa möten har ingen dagordning och man för inte protokoll.

– Vi brukar ta upp saker som kommit upp på mötena för arbetsledare och avdelningschef, säger Ann-Christin Alexandersson. Sedan kan det vara sådant som jag har tillfört, och det finns inget hinder för att ta upp vad som helst.

Ställer upp för varandra

Det förs inte heller protokoll vid mötena för den grupp på tre personer som arbetar med bouppteckningar, och som Asima Catic är arbetsledare för. Mötena kan handla om vilka ärenden man ska jobba med, berättar hon, och om personalen behöver omgruppera sig.

– Om vi har kort väntetid hos oss kan handläggarna hjälpa till någon annanstans. Alla är väldigt villiga att ställa upp för varandra.

Eftersom många har arbetsuppgifter som sträcker sig över gruppgränserna kan man behöva delta i flera gruppers möten. Alla är till exempel inbjudna till forskarexpeditionens möten.

– De är frivilliga, men eftersom nästan alla har med forskarsalen att göra på något sätt bör egentligen alla delta, även administrativ personal, säger Ann-Christin Alexandersson.

Samtalet i gruppen ger intrycket att man som anställd på Landsarkivet har möjlighet att påverka via gruppmötena, även om motsatsen kanske skulle vara svårare att tillstå offentligt.

– Vi är nog ganska frispråkiga, tycker IT-samordnaren Roland Barkestedt. Öppenheten är också ett eget ansvar. Vi måste alla dra vårt strå till stacken.

Styr över arbetstid och raster

Organisationens flexibilitet bidrar på flera sätt till att möjliggöra inflytande för den enskilde anställde. Man kan lära nytt och gå in på nya områden som man är intresserad av. Medarbetarna kan styra över arbetstid och raster genom att täcka upp för varandra. Man kan även planera sitt arbete självständigt, anser Tilde Lund, som arbetar med bouppteckningar.

– Vi tar upp beställningar på bouppteckningar, sköter diariet och handlägger ärenden som kommer in. Arbetet ska ju göras, men jag kan själv styra hur jag lägger upp min arbetsdag, säger hon.

Men det tycks vara ett stort steg från inflytande i vardagsfrågor till påverkan och dialog när det gäller större verksamhetsfrågor. De senare kan tas upp på avdelningsmöten, som kallas arbetsplatsträffar och protokollförs. Där handlar det dock mer om enkelriktad information från ledningen, anser Tilde Lund.

Svårt påverka byggprocess

Just nu är två frågor aktuella. En gäller ombyggnation. Ett nytt kontorshus ska byggas på tomten, och Landsarkivet får då flytta till nya lokaler. Under byggtiden kommer forskarsalen att inhysas i en barack.

Göran Larsson sitter i en arbetsgrupp för byggfrågorna. Trots att han därmed har närmare till besluten än de flesta andra tycker han att det är svårt att inverka på processen. Man har fått ett i princip färdigt hus att ta ställning till.

– Vi kan bara påverka hur många kvadratmeter vi ska hyra. Det blir inte riktigt bra.

Men en framgång har i alla fall personalgruppen vunnit. Det blir inga storrum, som den privata byggherren och ledningen ville, utan arbetsrum för högst fyra personer.

Den andra stora frågan rör Riksarkivariens förslag att slå samman Riksarkivet och de sju landsarkiven. Det ska enligt utredningsförslaget ske redan vid kommande årsskifte, och på Landsarkivet i Göteborg är oron påtaglig över vad det kan innebära för den egna arbetsplatsen.

– Det blir längre till chefen, mer komplicerat och allt kommer att ta längre tid, tror Tilde Lund.

Oron gäller också risken för uppsägningar, att de generösa lokala öppettiderna ska behöva minskas om det ska bli en enhetlig ordning och att den flexibla arbetsorganisationen ska ändras.

– Kommer man att ta hänsyn till de anställdas kompetens ute i landet? undrar Roland Barkestedt. Våra arbeten är självständiga och vi måste kunna väldigt mycket inom olika områden. På större arbetsplatser är man kanske mer specialiserad.

I denna fråga är arbetsgivare och arbetstagare eniga, påpekar han. Det betyder att medarbetarna kan agera genom att stötta arbetsgivaren lokalt.

– Vi har nog som medarbetare inte alltid möjlighet att sätta oss in i sådana här frågor på ett mer ingående sätt, tillägger han.

ST-sektionen för de statliga arkiven ska dock samla sig till ett eget remissvar på utredningen, och ett klubbmöte ska ta fram synpunkter från Göteborg.

– Men det är inte så många anmälda till just det här mötet, konstaterar klubbordförande Ann-Christin Alexandersson. En del var tyvärr upptagna med annat.

Två frågor om inflytande till fem anställda på Landsarkivet i Göteborg

Roland Barkestedt, IT-samordnare

Vad vill du kunna påverka i ditt arbete?

– Mina arbetsuppgifter. Jag har bytt arbetsuppgifter här, och det har varit en förutsättning för att jag skulle vilja stanna kvar. Jag började som vaktmästare, fick mer och mer ansvar för tekniska frågor och nu är jag IT-samordnare.

Vad kan du påverka?

– Vi har stor frihet och mycket ansvar, och det trivs jag med. Jag tycker att jag har haft stora möjligheter att påverka, både i arbetet som IT-samordnare och i mitt fackliga förtroendeuppdrag. Arbetsgivaren har inte råd med så många specialister, utan tar vara på den personal som finns och utvecklar den.

Jenny Johansson, byråsekreterare

Vad vill du kunna påverka i ditt arbete?

– Jag tänker mycket på den fysiska arbetsmiljön, vårt arbete är ju ganska fysiskt. Jag vill också ha en frihet vad gäller arbetstider.

Vad kan du påverka?

– I det vardagliga finns möjligheter att påverka. Det ligger till en del på en själv, och det gäller att hitta rätt forum. Men de stora frågorna ligger långt bort. Förr hade vi fler möten för all personal. Det blev rätt långt och tungrott och jag var en av dem som ville förändra mötesformerna. Men som det är nu förlorar vi en del av de mer långsiktiga diskussionerna, visioner och framtidsfrågor.

Annette Joelsson, byråsekreterare

Vad vill du kunna påverka i ditt arbete?

– Jag vill kunna påverka möjligheten att gå internutbildningar.

Vad kan du påverka?

– Vi kan påverka arbetstiden, genom att vi backar upp för varandra. Och om det är problem med semestern kan man höra sig för om någon vill byta. Vi har också påverkat arbetsmiljön, och fått bättre bord och belysning. Man kan få mer omväxling i arbetsuppgifterna genom att gå in på och lära sig ett nytt område, till exempel bilregistret. Vi påverkar själva verksamheten genom en löpande diskussion om effektivare rutiner.

Göran Larsson, förste arkivassistent

Vad vill du kunna påverka i ditt arbete?

– Arbetsuppgifterna, som ibland är väl enahanda. Det är också viktigt att kunna påverka som kollektiv, genom samverkan.   

Vad kan du påverka?

– Jag kan påverka hur jag genomför arbetsuppgifterna, hur jag lägger upp arbetsdagen och hur mycket jag ska jobba med olika saker under en period där jag haft flera tillfälliga uppgifter. Det ser jag som positivt. Tider är heller aldrig några problem. Däremot har det varit svårt att påverka de nya lokalerna som ska byggas.

Asima Catic, arkivarie

Vad vill du kunna påverka i ditt arbete?

– Jag vill kunna organisera jobbet som det passar mig bäst, och bestämma om jag ska börja klockan sju eller halv nio. Det är också viktigt att kunna skifta mellan olika arbetsuppgifter.

Vad kan du påverka?

– Jag har de möjligheterna jag vill ha i det dagliga arbetet, och det är väldigt positivt. Men i de stora frågorna, till exempel om vi ska bli en stormyndighet, kan man inte påverka så mycket. Men vi har skickat våra synpunkter till ST-sektionen, och vi hoppas att ST ska föra vår talan.