Dålig arbetsmiljö byggs in i systemen
Användarna får inte vara med och bestämma.
Kontakten mellan beställare och leverantör år dålig.
Facket är för passivt.
Det är några orsaker till att arbetsmiljöproblem byggs in i datorsystemen.
Det går att skapa både bra system och bra arbetsuppgifter. Professor Bengt Sandblad och psykologen Carl Åborg hävdar detta bestämt. Men då måste ”användarna” delta i datorprojekten redan på utvecklingsstadiet och ha verkligt inflytande.
– Människan har inte datorstöd utan blir datorstörd, säger Bengt Sandblad.
De båda forskarna finns på MDI – ”Människa–datorinteraktion” – vid Uppsala Universitet. Carl Åborg arbetar även på Previas utvecklingsavdelning och har ägnat sig åt företagshälsovård sedan 80-talet.
På MDI försöker man föra in arbetsmiljön i användargränssnittet, eller i IT-stödets ”design” (se faktaruta).
Trots att kunskaper och medvetenhet finns om arbetsmiljöns betydelse görs ofta fel när datorsystem utformas, inte minst på statens område.
Obegripligt, tycker de båda forskarna.
Det är väl känt hur extremt lika vi människor är när det gäller hjärnans sätt att hantera information. Ändå tas inte tillräcklig hänsyn till det. Vi vet
- hur vårt korttidsminne fungerar: minsta avbrott i arbetet av en telefon eller en kollega gör att vi glömmer var vi är och måste börja om,
- att vi medvetet kan arbeta koncentrerat med bara en sak i taget,
- hur vi tolkar mönster, bilder och färger,
- hur vi gör fel – vi har benägenhet att, mer eller mindre, göra samma slags fel och i samma situationer.
– Vår forskning går ut på att ge de här kunskaperna åt dem som är ansvariga för utvecklingen, säger Bengt Sandblad.
Programmerare med flera måste lära sig dem i sin utbildning. Verk- och projektledningar och teknikansvariga på myndigheterna måste ta sitt ansvar. Även det fackliga engagemanget måste öka.
För några decennier sedan var facket på alerten när datorstödet utformades. Med fackets reträtt på 90-talet försvann också kritikerna, de som ”höll kollen” på vad som hände.
Det lämnade ganska fritt spelrum för beställare och leverantörer att bygga upp system, där hänsynen till användarnas arbetssituation togs först i ett senare skede. Det är enligt de två forskarna en orsak till dagens situation.
Men nu börjar facket vakna till och det är hög tid, för den elektroniska ärendebehandlingen är här.
På några myndigheter har man redan kommit en god bit på väg med allt vad det innebär av förändrade arbetsuppgifter. Man ser framför sig hur ärendena strömmar som i flöden in i en pipeline (myndighetens dator) och ut igen utan att behöva beröras av människohand.
På exempelvis Riksskatteverket räknar man med att uppåt 80 procent av ärendena skulle kunna vara sådana rutinärenden, medan resten är avvikelser som kräver att en anställd tar över. Man strävar efter att standardisera sättet att hantera ärenden i olika steg.
Men än vet ingen om dessa ”generella processer” medför de förenklingar man tänkt sig. Och handläggarna är oroliga för att det ska bli mindre utrymme över för egna beslut och lösningar.
– Förändringar blir det och det gäller att skapa bra arbeten, men då måste man först förstå vad som händer, betonar Bengt Sandblad. Bundenheten vid datorn lär vi inte komma undan. All utveckling utgår från datorstött arbete och många arbetar idag vid datorn till hundra procent.
Standardiserad handläggning är inget gott eller ont. Blir däremot människan en länk i en kedja – där ärendena går som på löpande band och människan bara gör ett handgrepp – blir det som i industrialismens barndom.
– Men så måste det inte bli. Det kan lika gärna bli så att datorn tar hand om rutinärendena och människan gör det som kräver beslut och kreativitet, säger Bengt Sandblad.
Det går att göra användarvänliga system men för det krävs direktkontakt mellan användare och utvecklare och bättre kommunikation beställare–leverantör.
En konsult utifrån kan inte alltid sätta sig in i alla problem och handläggarna kan inte alltid förklara för konsulterna allt som kan hända under ett ärendes gång.
– Om användare, beställare och leverantörer inte förstår varandra försvinner en del kunskaper, bland annat om arbetsmiljön, förtydligar Carl Åborg. Vi försöker öka medvetenheten om detta.
Idag är det inte självklart att ha företrädare för de anställda med när man beslutar om att förändra den administrativa ärendehanteringen. Orsaken är att man ofta ser det som en teknikförändring, menar Carl Åborg.
– Lite för ofta är tekniken drivkraft till att arbetsinnehåll och arbetsorganisation förändras istället för att det är verksamheten som styr vilket teknik man ska ha, tillägger han.
En annan sida är att de som har det juridiska ansvaret för arbetsmiljön inte har inflytande över teknik och systemutveckling. Dessutom kan få systemutvecklare arbetsmiljö. Om inte annat skyller man på brist på tid och pengar.
– I längden är det varken dyrare eller tar längre tid att göra något som fungerar bra ur arbetsmiljösynpunkt. Snarare tvärtom, säger Carl Åborg.
Tiden vid datorn är den faktor som påverkar hälsotillståndet mest. Ju längre vi arbetar vid den desto mer besvär får vi – både fysiska, främst ögon- och belastningsbesvär, och psykosociala.
Psykosociala besvär kan orsakas av att individen känner sig isolerad, är låst vid datorn eller ingår i en grupp med otydlig ledning.
En speciell typ av arbetsmiljöproblem är de kognitiva, som uppstår om datorstödet strider mot hur hjärnan arbetar.
Datorstödets utformning gör det svårt att förstå vad som sker, vilket ger belastningar på hjärnan, främst minnet. Man måste lära in och minnas saker, även kommandon, därför att man saknar överblick.
– Målet är att få datorstödet självklart, enkelt och förståeligt, understryker Bengt Sandblad.
Han har stött på fall, där man använt 80 procent av tiden till att navigera i datorsystemet och 20 procent åt själva ärendet. Personalen blev irriterad utan att kunna förklara varför.
Datorsystemet uppfattades som långsamt men det var handläggarna som blev långsamma på grund av systemet.
– Här ändrade man datorstödet så att ett 20-tal delar i systemet – menyer, delsystem och nivåer – sammanfogades till en enda. Oftast kan man göra det men inte alltid till hundra procent.
Bengt Sandblad framhåller att mängden information aldrig är problemet utan sättet att presentera denna. Inte heller behöver människor vara ”styrda av datorn” om gränssnittet utformas riktigt.
Användarna ska kunna välja arbetssätt, exempelvis slutföra ett ärende innan nästa påbörjas. Ifall en kollega frågar om ett annat ärende, ska detta kunna tas upp på skärmen utan att det första måste avslutas eller försvinner från skärmen.
– Man ska kunna växla mellan ärenden, avsluta, återuppta, ångra/ändra eller göra om ärendet. Annars blir den anställde försiktig, osäker och därmed långsam, säger Bengt Sandblad.
Så borde det se ut på myndigheterna men det är långt ifrån självklart.
FAKTA
MDI, Människa– datorinteraktion, är en avdelning av IT-institutionen vid Uppsala universitet. Verksamheten är inriktad på datorstöd. Bland annat arbetar man med att förebygga arbetsmiljöproblem i samband med verksamhets- och systemutveckling.
Ett exempel är VERKA-projektet där Riksskatteverket, Riksförsäkringsverket och försäkringskassorna ingår. VERKA försöker få fram metoder för hur hänsyn ska tas till arbetsmiljön när datorsystem utvecklas.
Liten ordlista
Med (användar)gränssnitt menas hur alla moment på datorn ser ut på bildskärmen (menyer, scrollningslister, tecken, symboler, färger). Dit hör också interaktionen under arbetsprocessen. Interaktion är allt man gör i datorn: att peka, klicka, scrolla eller rulla skärmen, öppna och stänga fönster, navigera med mera.
Ett resultat av MDIs forskning är en ny yrkesroll i utvecklingsprojekten: användbarhetsdesignern. Denna fungerar som en länk mellan teknikerna och användarna, har blandad beteendevetenskaplig och teknisk bakgrund och är kunnig på gränssnittet.
Kognition är detsamma som tänkande, exempelvis beslutsfattande och problemlösning.
