Så tämjer du din e-post - bli en effektiv användare
Känner du hur pulsen ökar när du öppnar inboxen efter ledigheten?
En skoningslös flod av skräppost, privata mejl och brådskande frågor – allt på ditt ansvar. Det är dags att ta kommandot över e-posten.
En kaotisk mejlbox kan inte bara framkalla stress. Har du ett ineffektivt sätt att ta itu med din e-post flyger tiden iväg till liten nytta.
– Mejlen blir bara mer och mer viktig på arbetsplatserna och hanteringen av e-post tar riktigt mycket tid. Mycket mer än man tror, säger Jonas Sundström, datakonsult på Datacentralen vid Umeå universitet. Han jämför med andra funktioner på ett kontor, störst ramaskri blir det alltid när telefonerna och e-posten krånglar.
Jonas Sundström håller kurser i effektiv e-posthantering. Han menar att ju mer central e-posten blir i arbetet, desto viktigare att lära sig hantera den på ett smart sätt. Inte minst genom att bli vän med sitt e-postprogram.
– Där finns tekniska möjligheter som man kan ha stor nytta av: anpassningar i adressboken, automatiska signaturer, funktioner för filter, flaggor, rödmarkeringar, mappar och sökningar.
Varje mejl ett beslut
Det spelar en viss roll vilket e-postprogram som arbetsgivaren har bestämt sig för att använda. Programmen har alla olika funktioner, möjligheter och begränsningar. Men det svåraste, menar Jonas Sundström, är ändå att veta var man ska göra av den e-post som hamnar i inboxen. Ska den kastas, sparas för framtiden, åtgärdas, vidarebefordras?
– En filosofi säger att man ska låta alla mejl som är intressanta ligga kvar i inkorgen. De ska markeras på olika sätt om de är viktiga, kan vänta eller är privata. Men man kan också arbeta med undermappar och ordna in sina mejl i dem. Det viktigaste är att hitta sitt eget sätt, säger Jonas Sundström.
En sak i taget
Stefan Ekberg, författare och journalist, menar att ordningen är det näst viktigaste steget till att bli en effektiv e-postanvändare. Viktigast är att välja de tillfällen när man ska läsa sin e-post, inte bara kolla igenom mejlen för att man har tråkigt.
– Ett av de största problemen på jobbet är alla avbrott man råkar ut för. Man släpper det man håller på med och tappar fokus när det plingar i mejlen. Sedan måste man ställa om hjärnan igen och fortsätta med det man gjorde och starta upp hjärnan på det igen, menar Stefan Ekberg.
Det enklaste sättet att inte distraheras är att stänga av pling-funktionen och att aktivt avsätta tid för att gå igenom e-posten. Gärna när du ändå inte är så produktiv – att svara på e-post kräver egentligen sällan så stor kreativitet, enligt Stefan Ekberg.
– När du sedan går igenom e-posten börjar du med att ta bort allt som är skräp så att du bara har väsentliga saker kvar. Varje meddelande du öppnar ska du göra något med. Jag brukar tänka på meddelanden som en boll på fotbollsplanen. Den ska framåt, inte vara hos mig, resonerar Stefan Ekberg.
Genom att sätta upp en sluttid när du ska vara klar ökar chansen att du lyckas hålla dig effektiv.
»Hela världen« kan läsa
Hur du skriver kan också vara viktigt. Det blir lätt missförstånd om du använder otydligheter. Stefan Ekberg menar att skämt, särskilt ironi, kan vara svårt att förstå i e-post, utropstecken och versaler kan göra att man upplevs som arg. Tänk också på att mejlen inte är så privata som du kanske tror. Stefan Ekbergs råd är att utgå från att hela världen kan läsa det du skriver, eftersom allt går att vidarebefordra. Skäll inte, prata inte skit om folk och avslöja inte saker om dig själv, råder han.
Kontroll i lagens namn
Den som är offentliganställd har anledning att tänka ett varv extra runt e-posthanteringen. Förvaltningslagen kräver att allmänheten ska får svar på sina frågor »så snart som möjligt«. Det gör det ännu viktigare att hålla koll på vilken e-post som kommer in – och hantera den rätt och snabbt.
– Det gäller att gå igenom och titta på varje mejl: är det skräp eller något som ska tas omhand, säger Alf Bohlin, professor i offentlig rätt på Stockholms universitet.
E-post kan locka till att skriva mer informellt, men i sak är ingenting mindre offentligt bara för att språket är ledigt. Offentlighetsprincipen säger att allmänna handlingar på en myndighet som inte är sekretessbelagda generellt ska kunna lämnas ut till den som frågar efter den.
– E-post ska hanteras på samma sätt som annan post enligt Offentlighetsprincipen, säger Alf Bohlin och menar att allmänna handlingar ska diarieföras precis som om de kommit in i pappersform.
Många arbetsplatser har en policy som ska styra upp och underlätta hanteringen. Den kan innehålla bra tips på hur du ska angripa mejlhögen. Finns det rutiner som borde ses över, ta itu med att utveckla nya. Lika dynamisk som e-postutvecklingen är, lika flexibel behöver du vara. Det viktiga är att du bestämmer över dina mejl – inte tvärt om.
Nyttiga e-post-tips
Tips för egen del
Stäng av plinget och läs e-posten när du själv bestämmer. Att göra avbrott vid varje nytt inkommet mejl gör dig ineffektiv.
Investera tid i att lära dig e-postprogrammet. Ta reda på alla möjligheter och funktioner som finns.
När du läser ett mejl, ta itu med det genast. Kasta, besvara, vidarebefordra eller sortera
in.
Säg upp prenumerationen på nyhetsbrev du ändå inte läser. De fyller bara upp din inkorg.
Skapa undermappar i inkorgen om det ger dig bättre översikt. Eller prova att skapa ordning med hjälp av markeringar
och sorteringsfunktionen.
Använd sökfunktionen för att hitta mejl i stället för att leta själv.
Om du irriterar dig på kedjebrev och roliga historier, be dem som skickar att sluta.
Tips för organisationen
Ställ er frågan hur ni kan förbättra tillsammans.
Finns det en e-postpolicy? Fungerar den bra?
Får vi likartade frågor? Går det att samordna?
Finns svaren utlagda på webbplatsen?
Hanterar vi e-post enskilt? Finns det fördelar med att ha en gruppmejladress som hamnar i den egna inkorgen?
