Korta filmer lär ut tekniken
Försäkringskassan vill få sina medarbetare att kommunicera mer med varandra i digitala kanaler. För att slippa krångliga handledningar har myndigheten, med inspiration från Youtube, satsat på utbildningsfilmer – som nu har vunnit pris.
När Försäkringskassan flyttade sitt huvudkontor till Telefonplan i södra Stockholm gick man över till aktivitetsbaserade arbetsplatser. Medarbetarna saknar alltså egna skrivbord och väljer plats efter arbetsuppgift. Förändringen krävde nya arbetssätt, berättar Patrick Nilsson, IT-arkitekt som leder det digitala förändringsprojektet.
– I ett aktivitetsbaserat kontor har man inte alltid sina kolleger nära. Man vet ibland inte ens var de är. Då blir den digitala kommunikationen väldigt viktig, säger han.
Videokommunikation och chattfunktioner på datorn och i telefonen fick plötsligt en helt ny roll.
– Men hur får vi medarbetarna att ta till sig alla funktioner? Vi har inte råd med klassrumsutbildningar för alla. Med webbutbildningar tar i bästa fall 50 procent av medarbetarna till sig innehållet.
Patrick Nilsson menar att arbetsplatser ofta satsar på tekniska lösningar som medarbetarna sedan inte lär sig att behärska, för att de inte förstår nyttan med dem.
– Om man inte förstår sig på tekniken blir IT-stödet snarare ett arbetsmiljöproblem.
För att undvika en sådan situation valde myndigheten att i stället satsa på utbildningsfilmer som visar möjligheterna med digital kommunikation.
– Den som vill bygga en bastu eller en brygga börjar ju ofta med att titta på enkla instruktionsfilmer på Youtube. Vi utgick från det och gjorde korta filmer på några minuter.
Myndigheten har nu en bank med ett hundratal filmer, som visar allt från hur man bokar mötesrum via datorn till värdet av digital kommunikation. Några filmer är gjorda med glimten i ögat och skildrar exempelvis problemen som uppstår på en lunchrestaurang där personalen inte kommunicerar tillräckligt med varandra. En av filmerna har vunnit guld i utbildningskategorin på World Media Festival i Hamburg.
ST-medlemmen Andreas Hektor, som är personlig handläggare inom sjukförsäkringen, berättar att han nu har videomöten vid sin dator i stället för i särskilda videomötesrum.
– Jag kan arbeta mycket mer dynamiskt nu, för tröskeln att kontakta andra har sänkts. Jag kan prata i telefon samtidigt som jag ställer frågor till en kollega på chatten.
När kontakten med kollegerna ökar stärks också hans inflytande, tycker han.
– Mer kommunikation gör det lättare att vara delaktig i olika processer.
Råd för ökad digitalisering
- Etablera ett bra samarbete mellan HR-avdelningen och IT-avdelningen. Det handlar lika mycket om arbetsmiljö som IT-tjänster.
- Etablera ett program med positiva medarbetare som kan inspirera kolleger.
- Inspirera till förändring. Filmer, inspiratörer, en webbplats och testa dig själv-funktioner kan vara några av verktygen för detta.
- Fokusera på nytta, alltså hellre på hur man löser arbetsuppgifter än på att lära ut alla funktioner i en programvara.
