Arbetsgrupper ger arbetsglädje
På Allmänna reklamationsnämnden jobbar anställda på olika enheter tillsammans med verksamhetsutveckling. Det har ökat både arbetsglädjen och produktiviteten. ”Arbetsgrupperna har bidragit till att jag känner större stolthet och har mer energi på jobbet”, säger administratören Gabriella Ruusunen.
När Marcus Isgren tillträdde som chef för Allmänna reklamationsnämnden 2018 stod myndigheten inför en rad utmaningar. Ärendeinströmningen var stor, handläggningstiderna långa och personalomsättningen hög.
– Jag började med att samla personalen i två dagar för att få höra deras syn på verksamheten. Då framkom bland annat att de anställda upplevde bristande delaktighet och engagemang och det fanns synpunkter på ledarskapet, säger Marcus Isgren.
Det väckte idén att skapa arbetsgrupper för olika utvecklingsområden, och ge medarbetare som var intresserade möjlighet att delta i dem.
Förutom de arbetsuppgifter som ingår i hennes administratörstjänst sitter ST-medlemmen Gabriella Ruusunen med i fyra arbetsgrupper som syftar till att utveckla myndigheten.
– Jag är med i bemötandegruppen, mänskliga rättigheter-gruppen, effektiviseringsgruppen och ärendehanteringssystemgruppen, berättar hon.
Den sistnämnda är just nu inne i en intensiv fas med implementering av ett nytt system. Bemötandegruppens arbete har lett till större likabehandling, bättre information på webbplatsen och att de som gör en anmälan till myndigheten får ett informationsbrev om den fortsatta processen.
Gabriella Ruusunen började arbeta på Allmänna reklamationsnämnden 2019, då arbetet med grupperna var i sin linda. Hon har sett verksamheten utvecklas och kollegorna få bättre sammanhållning.
– I grupperna arbetar jag med personer som jag inte jobbar med i mitt dagliga arbete. Det är roligt och utvecklande.
Alla medarbetare som vill får vara med på ett tidigt stadium. Det ger en hög grad av delaktighet.
Charlotta Lindeberg, arbetsplatsombud för ST på Allmänna reklamationsnämnden.
Juristen Charlotta Lindeberg, arbetsplatsombud för ST på Allmänna reklamationsnämnden, ser mycket positivt på arbetsgrupperna ur ett fackligt perspektiv.
– Grupperna innebär att alla medarbetare som vill får vara med på ett tidigt stadium. Det ger en hög grad av delaktighet, säger hon.
Vilka arbetsgrupper som behövs diskuteras i samverkan. När det är bestämt läggs information ut på intranätet. Sedan får medarbetarna anmäla sitt intresse.
– Min bild är att alla är nöjda med det här arbetssättet, säger Charlotta Lindeberg.
Själv sitter hon bland annat med i en grupp vars arbete lett fram till ett nytt anmälningsformulär på webben, som tydligare vägleder anmälarna så att de lämnar rätt uppgifter.
Målsättningen har varit att 90 procent av medarbetarna ska vara med i minst en grupp, och det målet nåddes förra året.
– Intresset har varit stort och vi har inte behövt tvinga någon, säger Marcus Isgren.
Enligt honom har arbetsgrupperna en stor del i myndighetens utveckling.
– Genom dem har vi lyckats ta till vara all kompetens som finns inom myndigheten.
Och trots att vissa medarbetare är med i flera arbetsgrupper, som ”stjäl” tid från övriga arbetsuppgifter, så har produktiviteten ökat, berättar Marcus Isgren.
– Förra året handlade juristerna 900 ärenden vardera, jämfört med 500 för några år sedan. Genom arbetsgrupperna har vi arbetat fram metoder och strukturer som gör att handläggningen går fortare. Dessutom tror jag att delaktigheten och engagemanget skapar energi som gör att man blir mer effektiv.
Det håller Gabriella Ruusunen med om.
– Det är därför jag är med i så många arbetsgrupper, för att det ger energi.
