Administratörer bidrar till yrkets förändring
I ett projekt på Läkemedelsverket i Uppsala har administratörer diskuterat sina roller och arbetsuppgifter – i dag och i framtiden. ”Det är fantastiskt att våra frågor kommer upp på agendan”, säger ST-företrädaren Pia Wictor, som själv är administratör.
En positiv effekt av Läkemedelsverkets projekt Framtidens administratörer kan bli att kollegor med andra arbetsuppgifter får en bättre förståelse för administratörerna, tror STs vice avdelningsordförande Pia Wictor.
– De som inte arbetar administrativt vet inte riktigt vad vi gör, det är mycket arbete som inte syns, säger hon.
I projektets workshopar deltog administratörer från olika delar av verksamheten, samt chefer och en representant från HR. En utomstående konsult sammanställde beskrivningar, idéer och reflektioner från mötena i en rapport. På grund av pandemin var alla möten digitala.
– Det var ju inte optimalt att vi inte kunde träffas fysiskt, men det har fungerat, säger Pia Wictor.
Hon har själv arbetat med administrativa arbetsuppgifter på myndigheten i tjugo år, men deltog i arbetet främst som facklig företrädare.
Läkemedelsverkets förhandlingschef Fredrik Mellwing, som representerade HR i projektet, konstaterar att administratörer kan ha väldigt olika arbetsuppgifter och roller.
– Det finns ibland en risk att man betraktar administratörer som en homogen grupp, men det är komplext. Bland annat beroende på våra olika verksamheters uppdrag och storlek, men också på arbetsuppgifternas karaktär, säger han.
Diskussionerna i gruppen togs steg för steg: arbetsuppgifterna i dag, organisation och kompetenser, därefter hur man skulle vilja ha det, vilka hinder man såg för förändringar och slutligen förslag till åtgärder och prioriteringar.
En av frågorna som gruppen samtalade om var för- och nackdelar med administrativa team som arbetar tillsammans mot olika delar i verksamheten. Ett sådant pilotprojekt har redan testats och permanentats. Det har visat sig fungera bra, säger Pia Wictor, men hon framhåller samtidigt att det inte är en universallösning.
– Andra delar av verksamheten behöver ha administrationen mer nära, hands on.
Ett annat ämne för diskussion var hur digitalisering, automatisering och artificiell intelligens påverkar arbetsuppgifter och kompetenskrav.
– En del medlemmar tycker att det är bra att enahanda inmatningsuppgifter automatiseras. Men de efterlyser utbildning, och det kommer att behövas, även om vi inte direkt har identifierat hur behovet ser ut, säger Pia Wictor.
Projektet har finansierats med lokala omställningsmedel. På Läkemedelsverket finns en partsgemensam grupp som samråder om hur de medel som avsätts i enlighet med kollektivavtalet ska användas. På vissa myndigheter används pengarna främst i samband med nedskärningar och omorganisationer, men några sådana är inte aktuella på Läkemedelsverket. I stället lägger myndigheten resurser på framåtsyftande projekt, som Framtidens administratörer.
Projektrapporten har avhandlats i myndighetsledningen. Pia Wictor hoppas att projektet har sått ett frö som ska spira och växa.
– Det här är en tankeställare, och på lite längre sikt kommer det säkert att resultera i både större åtgärder och mindre förändringar. Ledningen behöver visa vad de vill med sina administratörer, säger hon.
Enligt Fredrik Mellwing pågår redan en dialog inom delar av myndigheten.
– Det har funnits liknande ansatser tidigare, men med den här rapporten i ryggen kan vi aktualisera frågan mer sammanhållet. Vi har flera ingångar och incitament, och jag tror att verksamheten tjänar på att fortsatt vara på tå i detta.
