Råden som hjälper dig att mejla effektivt
Den som lär sig att skriva mejl effektivt kan halvera den tid som e-posten tar att hantera, menar forskare. Knepet är att uttrycka sig med omsorg – och med tanke på vem mottagaren är.
De flesta tjänstemän lägger åtminstone ett par timmar om dagen på att hantera sin e-post, säger Olle Bälter, som är docent vid skolan för datavetenskap och kommunikation på KTH.
– Men en del kan använda uppemot sju.
Han har skrivit en doktorsavhandling om professionell användning av e-posten.
– Bortåt hälften av dagens e-posttid borde gå att spara in, menar han.
Det handlar i grunden om att uttrycka sig så att man undviker missförstånd som kan leda till extraarbete, fördröjningar och upprörda känslor. Samt att ta kontrollen över hur och när man väljer att läsa sin e-post.
– De flesta i min studie hävdade att de går igenom sina meddelanden för att se om några är viktigare. Men det visade sig att de först letade fram de mejl som gick snabbt att svara på. Sedan tittade de på vad som var viktigt.
Om du vill ha ett snabbt svar på ditt mejl är det därför viktigt att utforma det smart.
Hur du väljer att uttrycka dig påverkar också hur du uppfattas som yrkesperson – särskilt av dem som du bara mejlar med.
Anders Engquist är psykolog och psykoterapeut med inriktning på kommunikation. Han har skrivit boken Kommunikation på arbetsplatsen.
– Om du avslutar med »Vänliga hälsningar« eller »Med sol!« får det olika effekter på hur du uppfattas och hur er fortsatta kommunikation blir, säger han.
Vilket som funkar bäst hänger helt och hållet på vilken typ av relation du har med den du skriver till.
– I ett personligt varumärkesbygge måste det också ingå att det man gör håller en viss kvalitet. Att hafsa i väg ogenomtänkta mejl är jämförbart med att komma för sent till möten. Du etablerar dig som en person som inte riktigt är pålitlig.
1. Gör kortheten till en konst
Fatta dig kort och tydligt. Helst ska hela frågan rymmas i ärenderaden – den är det enda du har att konkurrera med. Om du har flera frågeställningar är det bäst att dela upp dem på separata mejl.
Se till att det framgår vad du önskar för respons. Bäst svar får du förmodligen om du efterfrågar ett ja eller nej, en siffra eller ett datum.
2. Stå emot din inre fartdåre
E-postens snabbhet lockar till att göra allting väldigt fort. Dessvärre finns det en inbyggd motsättning mellan att göra saker fort och med hög kvalitet. Den tid det tar att läsa igenom mejlet innan du skickar det är ingenting jämfört med den tid det kan ta att åtgärda missförstånd om du slarvar.
Viktiga mejl kan du med fördel låta ligga ett tag och läsa igenom igen. Det gäller särskilt om mejl är den enda kommunikationen du har med just den här personen. Då får det inte bli fel.
3. Undvik vanliga missförstånd
Undvik ironi om mejlet inte är till de närmaste kollegerna som känner till din jargong. Tänk också på att kritik och nej-budskap har en tendens att låta hårdare i tonfallet via e-post. Skala bort utropstecken och förstärkningsord, budskapet går fram ändå. Vid negativa besked är det bra att lägga till en motivering: »Nej, du får inte komplettera tentan, för du uppfyller inte kriterierna och jag måste behandla alla lika«.
Känner du på dig att ett ämne kan vara känsligt, be någon annan läsa först. Fundera också på om mejl är rätt väg att kommunicera i just den här frågan. När du märker att du inte kan fatta dig kort, ring i stället. När ett missförstånd via e-post eskalerar, lyft luren och bryt spiralen.
4. Smileys kan bli kontraproduktiva
När vi pratar med varandra säger vi en sak med ord, men vi förstärker också budskapet med tonfall, mimik och kroppsspråk. Ofta reagerar vi faktiskt starkare på kroppsspråket än på vad som faktiskt sägs. Smileys i text fungerar tyvärr inte lika bra. Det märks till exempel när någon skrivit något kritiskt och sedan lagt till en glad gubbe, det blir väldigt genomskinligt. Ofta gör du din poäng tydligare med ren text. Om du använder många smileys eller animationer kan det också verka udda eller oseriöst i jobbsammanhang.
5. Att mejla är som att dansa
Om du mejlar i tjänsten bör du oftast vara vänligt formell. När du mejlar till kolleger du känner väl kanske ni brukar ha en ledigare ton. Men när du mejlar med en ny jobbkontakt behöver du vara lyhörd.
Människor är väldigt olika. Om du börjar med att använda en neutral ton utan utsmyckningar kommer du att få några ledtrådar tillbaka. Om svaret är lite vänligare i tonen går det att trappa upp. Får du en smiley i mejlet kan du svara i samma ton. Det är som en dans. Den som direkt öser på med Hallojsan och tre skrattande solar riskerar att framstå som en okänslig gåpåare. Då finns det en risk att ni aldrig får till någon relation.
