Feedback – så blir den bra
Ett öppet klimat främjar trivsel och kreativitet. Likväl är återkoppling en bristvara på åtskilliga arbetsplatser. ST Press ger råd om hur du bäst ger och tar emot feedback.
Feedback är viktigt för att hjälpa någon utvecklas. Därför är det också viktigt att jag funderar över varför jag vill ge den. Är det för att hjälpa eller stjälpa? Är det för att jag vill ge uttryck för egna behov eller för någon annans?
Feedback ska vara en gåva, både för den som ger den och den som tar emot, understryker Gunilla Thor som är organisationskonsult och legitimerad psykolog.
Hon tycker att den som ska ge negativ kritik först bör fundera på var och hur det ska göras.
– För det första är det viktigt att jag ger den mellan fyra ögon. Att jag inte ger den på ett möte inför andra. Det är också viktigt att jag är specifik med vilken situation och vilket beteende det gäller.
Det är bra att poängtera att det är den egna upplevelsen som lyfts fram. Då blir det lättare för den som får feedback att ta den till sig.
– Använder jag »du-budskap« och säger »du är så himla slarvig« hoppar jag på hela personen. Då hamnar den andre direkt i försvar och vänder taggarna utåt. Det konstruktiva är »jag-budskap«. Jag börjar med att beskriva beteendet och sedan hur jag upplevde det. Och hur en person upplever något är vare sig rätt eller fel.
– Om jag talar om vilka konsekvenser det fick för mig och vad jag skulle önska, öppnar jag för en dialog. Sen är det upp till den andre att bry sig eller att inte bry sig.
Vänta inte med kritiken
Det är viktigt att inte samla på sig för mycket kritik, utan dela ut den i rimliga portioner. I boken Konflikters liv och död skriver Anneli M. Wahlberg att vi intuitivt använder flykt framför kamp när det är möjligt. Det tar helt enkelt mindre energi. Men »konflikten« kan leda till något positivt om den bara ventileras innan den växer.
Gunilla Thor har en liknande uppfattning.
– En vanlig fallgrop är att vänta för länge, tänka att det där ska jag ta upp längre fram. Jag samlar ihop, till slut blir det nästan det enda jag lägger märke till hos den här personen. Om jag i stället snarast ger feedback i några korta meningar, inväntar svaret och skapar dialog kommer samarbetet att flyta bättre. Jag börjar se andra sidor hos den här personen.
Det är med andra ord viktigt att återkopplingen sker kontinuerligt. Det gäller också beröm och positiv respons.
– Positiv feedback kan vi gott flöda med. När jag tittar på de enkäter jag fått in av medarbetare, är det väldigt sällan jag ser att de har kryssat för att de får för mycket positiv feedback. Det gäller inte bara mellan chef och medarbetare, utan också medarbetare emellan.
Även här gäller det att vara specifik, att tala om vad och i vilken situation någon gjort något bra. Ärlighet är viktigt, därför gäller det att se upp med att säga saker man inte menar. Använder vi den positiva feedbacken enbart som en ingång för att därefter kunna föra fram det negativa, märks det i kroppsspråket. Det känner den som lyssnar och dialogen leds på avvägar.
– Men som mottagare gäller det också att faktiskt stanna upp och lyssna på det positiva. Vissa personer tenderar att bara lyssna på den negativa kritiken. Den som ger positiv feedback ger också en del av sig själv, ett litet guldägg. Det ska vi inte negligera, säger Gunilla Thor.
Lär dig ta emot feedback
Hur vi förhåller oss till feedback vi får är lika viktigt som hur vi själva ger den. Även om den inte alltid delas ut på det sätt vi önskar, är det bra att försöka se den som det bästa givaren kan prestera. Gunilla Thor använder begreppet »feedbacktrappa«. Det är ett sätt att förklara vägen upp till det ideala förhållningssättet för mottagaren.
– På det första trappsteget förintar jag den andra personen genom att inte lyssna överhuvudtaget. På nästa steg förkastar jag kritiken och säger att det här inte alls rör mig. På trappsteget därefter börjar jag känna igen mig, även om jag kanske inte håller med och försvarar mig. Ytterligare ett positivt trappsteg upp, börjar jag förklara i stället för att försvara. På det översta trappsteget finns förståelse.
För att kunna närma sig det högsta trappsteget är lyssnandet och bearbetandet viktigt. Det gäller att försöka »sätta på sig den andres glasögon«. Följdfrågor är här ett centralt redskap.
– Jag kan ställa frågor som »gäller det den här situationen?« eller »tänker du på det här sättet?«. Jag utforskar utan att hamna i försvar. När jag väl har förstått behöver jag inte alls hålla med.
Hur vi ska välja att förhålla oss till den respons vi fått, beror förstås också på om vi tycker att den är befogad eller inte, anser Gunilla Thor.
– Jag kan gå till andra och lyssna av hur de upplever mig i de här situationerna. Kanske ser jag då att den som gav feedbacken är den enda som upplever det så, att jag inte känner igen mig. Ibland kan »kritiken« vara en projektion som handlar mer om den person som ger den än den person som får den. Men vi har alltid valet att förändra oss eller att förbli.
Lyckad feedback
Sex tips som gör återkopplingen bättre:
- Betrakta feedback som en gåva.
- Sträva efter dialog, förståelse och förbättrat samarbete.
- Var tydlig, specifik och konkret.
- Fokusera på att förmedla din egen upplevelse. Undvik du-budskap samt hänvisningar till vad andra tycker.
- Ge feedback när den fungerar bäst. Helst snarast efter att situationen uppkommit.
- Ta hänsyn till den andres självförtroende och självinsikt.
