Så kan ni jobba för bättre återkoppling
Att vilja bli sedd och få uppskattning är djupt mänskligt, men samtidigt något många saknar. Ett sätt att få mer och bättre återkoppling är att helt enkelt be om det. Och att själv vara generös med beröm.
Vi människor är i grunden väldigt lika: Vi vill ingå i en social gemenskap och känna att andra runt omkring ser oss och gillar det vi gör. Det gäller såväl i privatlivet som i arbetslivet.
– Feedback är en viktig drivkraft, vi vill känna att vi bidrar och gör ett bra jobb. Utan det kan man lätt tappa motivationen och engagemanget, säger Gunnel Ryner, beteendevetare och organisationskonsult.
Återkoppling är även en viktig skyddsfaktor mot stress, enligt Anders Pousette på psykologiska institutionen vid Göteborgs universitet.
– Vi människor gillar inte osäkerhet. I situationer som känns oklara och där vi inte vet vad som förväntas av oss sätts kroppen i alarmberedskap, och då aktiveras stressmekanismen.
Att få stöd av andra i att orientera sig och skapa klarhet i en situation är den mest kraftfulla buffertfaktorn mot stress.
– Man behöver få vägledning om man är på rätt väg. Och det blir viktigare ju mer oklar situationen är.
Anders Pousette har forskat om återkoppling inom vård och utbildning – yrkesområden som präglas av höga förväntningar från flera parter. Exempelvis elever och föräldrar, patienter och anhöriga, chefer och myndigheter.
– I den typen av arbete är det i princip omöjligt att svara upp mot allt. Man kommer alltid att göra någon besviken.
När man jobbar med människor kan det vara svårare att veta när man är färdig, jämfört med mer tekniska och administrativa arbeten. Just därför blir det än viktigare att få stöd att reglera sin ansträngning, så att den både blir acceptabel för dem man möter och hållbar för en själv.
– Här har feedback en fullständigt avgörande betydelse. Att andra, framför allt chefer, hjälper en att sätta ribban och säger »det här är bra nog«.
Hur kan man då göra om återkopplingen uteblir, om man sällan får höra vare sig beröm eller kritik? Gunnel Ryner tycker att man gott kan fråga rakt ut.
– Du kan be både din chef och dina medarbetare om återkoppling, och förklara att du behöver det.
Ett sätt kan vara att föreslå för chefen att ni har korta återkopplingsmöten då och då. Eller att du på eget initiativ rapporterar när du är färdig med en uppgift och samtidigt passar på att ställa några frågor: Var det här bra? Vad var bra i så fall? Vad tycker du att jag ska göra annorlunda nästa gång?
– Det gäller att ställa följdfrågor, så att du får så tydliga och användbara svar som möjligt.
Du kan också be din chef om nedbrutna mål och riktlinjer. På så sätt får du verktyg att själv stämma av din prestation i förhållande till vad som förväntas. Men för att det ska fungera gäller det att mål- och uppföljningssystem faktiskt mäter det som är kärnan i arbetet, betonar Anders Pousette.
– Tyvärr finns en tendens att man skapar uppföljningssystem av saker bara för att det går att mäta, att man »räknar pinnar«. Att göra ett gott polisarbete är ju till exempel inte bara att göra ett stort antal trafikkontroller. Sådana system kan i stället skapa stress, för att man behöver göra saker man inte uppfattar som meningsfulla och känner att ledningen inte uppskattar det man själv ser som viktigt.
Gunnel Ryner tipsar om att sätta av tid för att göra enkla utvärderingar med sig själv.
– Ta en stund i slutet av dagen och fundera på vad som gått bra, och varför det gick bra. Antingen bara i huvudet, eller genom att skriva ned det.
Hennes råd är att framför allt fokusera på det man lyckats med.
– Att tänka på våra misslyckanden gör vi ändå, nästan automatiskt.
Som föreläsare och konsult besöker Gunnel Ryner många arbetsplatser. Hon har då sett tydliga skillnader i hur klimatet är, och hur hela arbetsgrupper kan lyfta tack vare en bra återkopplingskultur.
– Jag tycker att man ska vara generös med beröm och uppskattning. Då blir det också lättare att framföra eller ta emot kritik. Om man däremot aldrig hör något bra hamnar man lätt i försvarsposition när man får kritik, och tar åt sig mer.
Var och en kan själv bidra till att skapa ett gott klimat i arbetsgruppen, betonar hon.
– Alla känslor och beteenden smittar. Så om du själv blir bättre på att visa uppskattning mot kollegerna så kommer du att få tillbaka!
Till stor del handlar det om vana, tror Gunnel Ryner.
– Vi är ofta duktiga på att tänka snälla saker om andra, men vi säger det inte alltid. Om du tänker något snällt om någon, se då till att få det ur dig! Oavsett om det är någon i kön på Ica som har snyggt hår, eller en kollega på jobbet som gör något bra.
Anders Pousette håller med.
– Man kan hjälpa varandra bara genom att tala om när någon har gjort ett bra jobb. Det är väldigt lätt att göra, men också lätt att glömma.
6 tips för bättre feedback på jobbet
- Ta initiativ till en diskussion i gruppen om hur ni ger och tar emot feedback.
- Återkoppling behöver vara äkta. Ge inte beröm bara för att du känner att du borde.
- Vänta inte för länge med återkoppling, utan ge den direkt i anslutning till det du vill återkoppla på.
- Blanda inte beröm med kritik, utan ta var sak för sig. Annars kan det bli svårtolkat.
- Var specifik. Svepande formuleringar som »du är alltid så duktig!« ger inte så mycket information.
- Var generös med beröm!
