Bättre lov med rensat bord

PÅ JOBBET: EFFEKTIVITET2009-06-02

Rensar du skrivbordet före semestern blir det lättare att släppa jobbet – och lättare att komma tillbaka efter ledigheten. ST Press tipsar om hur du gör det
på bästa sätt.

Av:  Sofia Brax

Att rensa skrivbordet har inget att göra med att det ska se snyggt ut, slår hon fast, Brita Norberg, effektivitetscoach på företaget Effektiva arbetsvanor.

– Det handlar snarare om att frigöra lust och ork.

Allt beror på frontalloben i hjärnan, den som styr kreativitet, problemlösning och beslutsfattande. Den blir kidnappad så fort du ser eller påminns om något som inte är färdigt.

Därför är det viktigt, när du rensar ditt skrivbord, att veta att hjärnan skiljer på sådant som är färdigt och sådant som inte är det. Varje gång du sorterar undan något – inte bara skyfflar det åt sidan – skickar det signalen till hjärnan: Nu är jag klar med den här uppgiften, nu är jag tillgänglig för nästa. Och det ger oss ny energi.

– Det är därför många älskar att skriva listor. För den här signalen går iväg varje gång vi prickar av något.

Du behöver också tömma ditt mentala skrivbord, rensa bort alla tänkta kom ihåg-lappar. Fäst ner dem på papper, skriv en att göra-lista på vad du ska ta itu med när du kommer tillbaka. Då kan du tryggt tänka: Jag har en plan för hösten. Och sedan frikoppla hjärnan från jobbet under sommaren.

Om du inte gör det, kan allt du har kvar i huvudet när som helst komma upp under semestern: Oj, det måste jag komma ihåg.

– En del blir så stressade av det att de till och med måste ringa jobbet och berätta.

Det här brukar pågå minst en vecka in på ledigheten. Och så börjar tankarna mala igen sista veckan innan du ska tillbaka.

– Då har du gjort samma jobb tre gånger om.

Om du däremot rensat och planerat innan semestern kommer du tillbaka utvilad, och kan bara ta fram dina egna instruktioner för vad du ska börja med.


Tre frågor och fjorton svar om ordning på skrivbordet

Hur ska jag hinna rensa, det är så mycket annat jag måste få klart i tid?

  • Du kan inte vänta till sista dagen med att rensa. Knyt ihop saker
    allteftersom. Efter varje möte, punkta ner vad du behöver göra. Det
    gäller alla ärenden du håller på med: Skriv ner instruktioner till dig
    själv vad du ska göra när du kommer tillbaka. Då blir det enkelt med
    slutrensningen.
  • En annan variant är att ta en halvtimma varje morgon fram
    till semestern till att gå igenom högarna, skicka iväg, arkivera eller
    slänga.
  • Det bästa är att alltid ha en tidpunkt varje vecka då du
    återställer arbetsplatsen, lägger allt på rätt ställe. Det ska inte
    behöva ta mer än en halvtimme, och då ingår även planering för nästa
    vecka. Fredagen är bästa dagen, för då tömmer du hjärnan innan helgen.
    Då blir semesterrensningen ingen stor sak. Kanske en ny vana att börja
    med i höst?
  • Om du kan, lägg din semesterstart på en onsdag. Ingen räknar
    med dig den veckan, och du får då måndag och tisdag på dig att rensa
    upp.

    Hur ska jag hantera oavslutade saker så att de inte stör mig under semestern?

  • Du måste inte göra klart saker för att frikoppla hjärnan från
    dem. Det räcker med att de är delfärdiga. Om du lägger undan något och
    har knutit ihop alla trådarna tillfälligt, så skickar du signalen till
    hjärnan att detta är färdigt.
  • På varje arbetsuppgift som inte är klar ska det åtminstone
    stå en sak, och det är nästa konkreta steg. Då blir det lätt att ta tag
    i. Ännu bättre är det om du skriver ner flera steg – allt du har i
    huvudet. Förvara gärna arket med åtgärdslistan längst fram i mappen.

    Hur rensar jag skrivbordet på bästa sätt?

  • Det går inte längre att vara arkivarie, det finns alldeles för
    mycket information. Du måste hela tiden ifrågasätta: Varför ska jag
    spara detta? Kan jag återskapa dokumentet om jag mot förmodan behöver
    det?
  • Du ska inte ha några diversehögar kvar, då har du bara rensat på ytan. Allt du sparar ska ha en egen plats.
  • Har du väldigt svårt att fatta beslut om att kasta, kan du
    skapa en hög som du kallar komposten. Den tömmer du underifrån
    allteftersom, utan att bläddra igenom.
  • Sortera undan inkomna mail. Många har flera tusen mail kvar
    i sin inkorg, och håller på och rödmarkerar och flaggar för att kunna
    hitta dem i mängden.
  • Bygg upp ett enkelt mailsystem. Glöm de där fina
    trädkonstruktionerna med undermappar som du ändå glömmer att du har.
    Förenkla! Skapa till exempel en mapp för vart och ett av dina
    huvudansvarsområden. Eller fyra mappar för inkomna mail: Q1-Q4, ett för
    varje kvartal.
  • Tänk i parallella system. Har du en mapp som heter något så
    ska pärmen heta likadant. Så det inte står budget på den ena och
    ekonomi på den andra.
  • Blanda aldrig göra och spara. Det som är klart ska sparas för sig. Det gäller både i datorn och på bordet.

    De här fem kategorierna ska du kunna dela in allting i:

  • Göra/smått: små fixarsaker, boka en lokal, ringa ett samtal. Sådant som det bara är att göra och avsluta.
  • Göra/större: Här har du de större projekten. Har du flera så har du grejerna i separata mappar.
  • Bevaka: När bollen är hos någon annan. Du kanske väntar på
    någon som ska återkomma eller så ska du stöta på om inget hänt innan
    ett visst datum.
  • Spara/själv: Vad du själv behöver spara för egen del.
  • Spara/gemensamt: Vad som alltid borde sparas gemensamt,
    eftersom någon alltid kan behöva det när du är på semester. Det här
    behöver förstås samordnas inom organisationen. Men det sparar massor av
    tid.

  • Typ
    Vet du mer om det ämne som artikeln handlar om, eller om du har tips till redaktionen i något annat ämne, kan du lämna ditt tips här. Du kan också skicka ett mejl till redaktionen.
    Om du anser att artikeln innehåller fel, beskriv här vad dessa fel består i. Du kan också skicka ett mejl till redaktionen.

    Om du vill debattera det ämne artikeln handlar om, kan du skicka in en debattartikel till Publikt för publicering under vinjetten Debatt. Publikt publicerar inte anonyma debattinlägg, du måste därför alltid ange ditt namn och dina kontaktuppgifter. Redaktionen förbehåller sig rätten att korta och redigera insända debattartiklar. Skicka ditt inlägg som ett Worddokument på mejl till redaktionen.

    Innehållet i detta fält är privat och kommer inte att visas offentligt.
    CAPTCHA