Bättre lov med rensat bord
Rensar du skrivbordet före semestern blir det lättare att släppa jobbet – och lättare att komma tillbaka efter ledigheten. ST Press tipsar om hur du gör det
på bästa sätt.
Att rensa skrivbordet har inget att göra med att det ska se snyggt ut, slår hon fast, Brita Norberg, effektivitetscoach på företaget Effektiva arbetsvanor.
– Det handlar snarare om att frigöra lust och ork.
Allt beror på frontalloben i hjärnan, den som styr kreativitet, problemlösning och beslutsfattande. Den blir kidnappad så fort du ser eller påminns om något som inte är färdigt.
Därför är det viktigt, när du rensar ditt skrivbord, att veta att hjärnan skiljer på sådant som är färdigt och sådant som inte är det. Varje gång du sorterar undan något – inte bara skyfflar det åt sidan – skickar det signalen till hjärnan: Nu är jag klar med den här uppgiften, nu är jag tillgänglig för nästa. Och det ger oss ny energi.
– Det är därför många älskar att skriva listor. För den här signalen går iväg varje gång vi prickar av något.
Du behöver också tömma ditt mentala skrivbord, rensa bort alla tänkta kom ihåg-lappar. Fäst ner dem på papper, skriv en att göra-lista på vad du ska ta itu med när du kommer tillbaka. Då kan du tryggt tänka: Jag har en plan för hösten. Och sedan frikoppla hjärnan från jobbet under sommaren.
Om du inte gör det, kan allt du har kvar i huvudet när som helst komma upp under semestern: Oj, det måste jag komma ihåg.
– En del blir så stressade av det att de till och med måste ringa jobbet och berätta.
Det här brukar pågå minst en vecka in på ledigheten. Och så börjar tankarna mala igen sista veckan innan du ska tillbaka.
– Då har du gjort samma jobb tre gånger om.
Om du däremot rensat och planerat innan semestern kommer du tillbaka utvilad, och kan bara ta fram dina egna instruktioner för vad du ska börja med.
Tre frågor och fjorton svar om ordning på skrivbordet
Hur ska jag hinna rensa, det är så mycket annat jag måste få klart i tid?
allteftersom. Efter varje möte, punkta ner vad du behöver göra. Det
gäller alla ärenden du håller på med: Skriv ner instruktioner till dig
själv vad du ska göra när du kommer tillbaka. Då blir det enkelt med
slutrensningen.
till semestern till att gå igenom högarna, skicka iväg, arkivera eller
slänga.
återställer arbetsplatsen, lägger allt på rätt ställe. Det ska inte
behöva ta mer än en halvtimme, och då ingår även planering för nästa
vecka. Fredagen är bästa dagen, för då tömmer du hjärnan innan helgen.
Då blir semesterrensningen ingen stor sak. Kanske en ny vana att börja
med i höst?
med dig den veckan, och du får då måndag och tisdag på dig att rensa
upp.
Hur ska jag hantera oavslutade saker så att de inte stör mig under semestern?
dem. Det räcker med att de är delfärdiga. Om du lägger undan något och
har knutit ihop alla trådarna tillfälligt, så skickar du signalen till
hjärnan att detta är färdigt.
stå en sak, och det är nästa konkreta steg. Då blir det lätt att ta tag
i. Ännu bättre är det om du skriver ner flera steg – allt du har i
huvudet. Förvara gärna arket med åtgärdslistan längst fram i mappen.
Hur rensar jag skrivbordet på bästa sätt?
mycket information. Du måste hela tiden ifrågasätta: Varför ska jag
spara detta? Kan jag återskapa dokumentet om jag mot förmodan behöver
det?
skapa en hög som du kallar komposten. Den tömmer du underifrån
allteftersom, utan att bläddra igenom.
i sin inkorg, och håller på och rödmarkerar och flaggar för att kunna
hitta dem i mängden.
trädkonstruktionerna med undermappar som du ändå glömmer att du har.
Förenkla! Skapa till exempel en mapp för vart och ett av dina
huvudansvarsområden. Eller fyra mappar för inkomna mail: Q1-Q4, ett för
varje kvartal.
ska pärmen heta likadant. Så det inte står budget på den ena och
ekonomi på den andra.
De här fem kategorierna ska du kunna dela in allting i:
någon som ska återkomma eller så ska du stöta på om inget hänt innan
ett visst datum.
eftersom någon alltid kan behöva det när du är på semester. Det här
behöver förstås samordnas inom organisationen. Men det sparar massor av
tid.