IT-miljön bortglömt problem
Regeringen satsar på att utveckla myndigheternas digitala kommunikation med medborgarna. Men ingen undersöker hur arbetsmiljön ser ut för dem som jobbar med IT-systemen. Publikt tog med användbarhetsexperten Jonas Söderström till Naturvårdsverket.
Vindkraftshandläggaren Ebbe Adolfsson loggar in för ännu en arbetsdag på Naturvårdsverkets sektion för samhällsplanering. I dag har han sällskap av Jonas Söderström, konsult inom
digital arbetsmiljö, som för Publikts räkning ska studera hur handläggarnas dokument- och ärendehanteringssystem Modena fungerar.
Skärmen fylls av information, men det som egentligen berör Ebbe Adolfssons arbetsuppgifter ligger i en liten ruta i nedre vänstra hörnet, noterar Jonas Söderström.
Där finns en lång ärendelista som han kan rulla sig igenom när han söker ett ärende. Men rubrikerna har ofta satts av registratorn och avsändaren syns inte, och Ebbe Adolfsson tycker att det ofta är svårt att uttyda vad de handlar om. I ett ärende ligger en lång rad yttranden, men i rubriken anges bara yttrandets nummer.
Och när ärendena är avslutade försvinner de ur sikte.
– Det blev problem när jag skulle göra min del av årsredovisningen, eftersom ordet vindkraft inte fanns med i rubriken på ärendena, berättar han.
Svårigheterna har lett till att Ebbe Adolfsson och de andra som arbetar med vindkraftsfrågor har skapat ett parallellt verktyg – en Excelfil där ärendena ligger i prioritetsordning och där användaren kan göra anteckningar.
När Jonas Söderström summerar sina intryck efter en timme hos Ebbe Adolfsson säger han att systemet inte verkar särskilt väl anpassat till arbetsuppgifterna.
– Och som så ofta i den här typen av system är mycket av det som presenteras på skärmen vid varje givet ögonblick onödigt, för att inte säga störande. Man måste aktivt titta bort från en massa information.
Modena har funnits i drygt två år på Naturvårdsverket, och Ebbe Adolfsson skulle ha nytta av djupare kunskap om systemet, tror Jonas Söderström.
– Men det tar tid att lära sig ett nytt, komplicerat verktyg, särskilt om arbetsbelastningen är hög. Ibland kan det vara nödvändigt att gå ned i produktionstakt när man introducerar ett nytt system. På sikt tjänar man på att folk inte bara hankar sig fram.
Alla som använder Modena har gått en grundutbildning, men de flesta efterfrågar ett steg 2.
– Det skulle ge mer av finliret, säger Karin Johansson på enheten för kommunikationsstöd. Men det finns inte så mycket resurser till användarstöd, så just nu ligger den utbildningen lite på is.
Även hon tycker att Modena lämnar en del övrigt att önska.
– Systemet är inte särskilt intuitivt, man ser inte var man ska klicka sig vidare. Vi försöker förbättra kontinuerligt, men gränssnittet är som det är. Och tyvärr har de stora satsningarna på användbarhet hittills bara gällt externa system.
Modena är en modifierad standardprodukt, som bygger på den inköpta plattformen Iipax. Även det ekonomiadministrativa systemet på Naturvårdsverket, Agresso, är en standardprodukt som många myndigheter använder. Ett stort, tungt och komplext system, tycker Jonas Söderström, som sätter sig bredvid systemförvaltaren Gunnel Tangert Hagström när hon scrollar i en lista med flera hundra begrepp och hittar fram till begreppet »spec«.
– Ibland kan man hitta ett begrepp genom att skriva in det, ibland inte, säger hon.
Och vet man var det fungerar? frågar Jonas Söderström. Nej, svarar Gunnel Tangert Hagström och skrattar.
Handläggarna har också börjat använda Agresso för sin tidsredovisning, vilket orsakat en del klagomål.
– Det är klart att om man är expert på förbränningsanläggningar eller fågelliv är det det man vill jobba med, och inte sitta och svära över IT-system som hänger sig, säger Karin Johansson.
Facken och skyddsombuden diskuterar nu att börja med särskilda skyddsronder för IT-arbetsmiljön.
– Vi vill börja med att testa på en enhet, säger huvudskyddsombudet Marie Nedinge.
Men det stora IT-problemet på Naturvårdsverket är ändå inte enskilda datorsystem, anser STs vice avdelningsordförande Annika Karlsson. Snarare är det den sammanlagda komplexiteten i de många och ofta uppgraderade program som de anställda måste hantera.
– Det är så mycket nytt hela tiden, och det skapar en överväldigande stress.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.
