Flexkontor för alla trots kritik
Tomma ytor med soffgrupper och ståbord, och överfulla smårum för möten. Försäkringskassans första aktivitetsbaserade flexkontor har inte utvärderats tillräckligt, anser ST. Trots det införs nu modellen på bred front.
För två och ett halvt år sedan flyttade Försäkringskassans huvudkontor från centrala Stockholm till Telefonplan. Lokalerna byggdes för att passa det nya aktivitetsbaserade arbetssätt som skulle införas. Arbetsplatsen skulle organiseras utifrån aktivitet i stället för avdelning. Trots att modellen inte utvärderats ordentligt har Försäkringskassan tagit ett inriktningsbeslut om att den ska införas på hela myndigheten.
– Vi hade velat se en utvärdering innan arbetsgivaren tog inriktningsbeslutet, säger Thomas Åding, vice ordförande för ST inom Försäkringskassan.
I lokalerna vid Telefonplan har medarbetarna inte några egna skrivbord utan bär med sig dator och arbetsmaterial till en arbetsplats som passar dagens arbete. Det kan vara ett skrivbord i landskap i närheten av kolleger, ett skrivbord i en tyst zon, ett mötesrum, ett rum med saccosäckar, eller i en soffgrupp eller hammock i de öppna ytor som kallas »trädgård«. De kan också välja att jobba hemifrån.
Redan från början kom kritik om störande samtalsbrus. Och svårigheter att hitta en plats, eftersom det bara finns skrivbord till ungefär 75 procent av personalen. Arbetsgivaren räknar helt enkelt med att folk sitter i möten eller arbetar hemma.
Kritiken är delvis densamma nu. Charlotta Lamin, handläggare och styrelseledamot i ST inom Försäkringskassans Stockholmssektion, frågar sig om lokalerna verkligen utnyttjas på bästa sätt. Samtidigt som de mötesrum som inte går att boka snabbt fylls, gapar spatiösa ytor med soffgrupper och hammockar tomma.
– Alla slåss om obokningsbara rum. Det tog ett halvår att komma fram till vem som får använda dem och hur länge, säger hon.
Den flexibilitet som var målet är helt enkelt inte särskilt flexibel för individer som vill ha det som vanligt. Den är inte heller anpassad efter handläggarnas verksamhet som ofta kräver telefonsamtal, två skärmar och ergonomiskt tangentbord.
– Idén är genialisk. Men man har inte anammat kundmötesorganisationens behov på samma sätt som huvudkontorets. Vi borde börja med att titta på vilka behov personalen i verksamheten har och bygga arbetsplatsen utifrån det. Det finns de som jobbar hemma för att de inte tycker att arbetsmiljön här är god nog. Det är allvarligt, säger Charlotta Lamin.
– Vi tycker inte att de utvärderat detta. Flytten är utvärderad, men inte hur vi arbetar.
En tredjedel av Försäkringskassans personal jobbar redan i aktivitetsbaserade kontor, säger Pia Stider, som fram tills nyligen arbetat som HR-strateg och verksamhetsutvecklare på myndigheten.
Kontoren i Göteborg och Malmö har redan infört arbetssättet och Luleå, Östersund och Sundsvall står på tur. 2020 ska alla inom Försäkringskassan jobba i aktivitetsbaserade kontor, även om det kan ta tid att anpassa lokalerna, förklarar hon.
Pia Stider bekräftar att utvärderingen inte blev som den var tänkt från början och att den har handlat mer om lokaler och mindre om arbetssätt.
– Det är mycket som förändrats parallellt och svårt att få tydliga resultat. Många har en övertro på att det går att utvärdera den här typen av förändringar, säger hon.
Men enligt Pia Stider har man tagit intryck av kritiken. Det har varit workshops i det nya arbetssättet för chefer och anställda, och i Göteborg och Malmö har man inrett kontoren med ljudabsorbenter.
– Det viktiga för oss är att ge individen mandat att lägga upp sitt arbete, och att anpassa oss till ett digitalt arbetssätt. Men jag tror att vi har mer att göra när vi utformar våra arbetsplatser, säger hon.
Enligt Johan Hejenstedt, handläggare i Göteborg och styrelseledamot i ST inom Försäkringskassans sektion i Västra Götaland och Halland, är kritiken i Göteborg densamma som i Stockholm.
– Man borde ha dragit lärdom från det innan man startade här, säger han.
Saccosäckar och soffor i all ära – de flesta väljer att sitta vid skrivbord.
– Vi är terminalarbetare. Det finns de som upplever överhörning av andras samtal som ett problem när man själv pratar med en kund. Många sitter hemma för att kunna koncentrera sig på sitt jobb. En del tycker om det, andra inte.
Att olika avdelningar har olika regler när det gäller arbetsformer är han också kritisk till.
Det är även Thomas Åding:
– Nu driver vi på för att det ska bli bättre för medlemmarna. Då behöver lokalerna anpassas efter yrkesroller, ärendeslag och var och ens behov så att de anställda verkligen kan arbeta som de finner bäst. Och det behöver vara tydligt och klart vad som gäller, det vill säga att chefen har mandat att fullfölja sitt arbetsmiljöansvar. Där är vi inte i dag.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.
