Ljudet stör i öppna kontor

»Och här är de berömda saccosäckarna.«

Försäkringskassans flyttgeneral Kicki Bruno pekar mot vilrummet och besökarna tittar nyfiket in. Det är officiell invigning för Försäkringskassans flexkontor vid Telefonplan i Stockholm. Generaldirektörer från andra myndigheter och företrädare för företag och organisationer bjuds på rundtur i LM Ericssons ombyggda telefonfabrik, som nu blivit kontorsfabrik. Men ryktet om extravaganta lösningar med löpband, hammockar och saccosäckar har gått före.

Snart ska det skålas under samlingen nere vid receptionen, och högsta chefen Dan Eliasson ska tala om det nya, aktivitetsbaserade kontoret där inga fasta arbetsplatser finns. Han understryker att inte heller han har eget rum, utan ingår i en »hemvist«.

– Jag känner mig mycket mer som en del i organisationen nu än vad jag har gjort tidigare, säger han. Och jag tror att det är många som kan vittna om samma känsla.

Hur många? Det ska Försäkringskassan nu undersöka i en uppföljning av olika konsekvenser av de nya lokalerna. Kicki Bruno förklarar under invigningsdagens rundtur att det handlar om en stor förändring, och att man kan behöva göra anpassningar i efterhand.

– Och löpbanden är det inte så många som använder, måste jag i ärlighetens namn säga.

ST-medlemmen Karin Mikaelsson arbetar med underhållsstöd och har som många andra hunnit komma in i en daglig rutin efter flytten från Klarakvarteren i city. Hon brukar vara här redan vid sex, och kan få en bra plats att sitta på.

– Jag måste byta arbetsplats varje dag, sådana är reglerna. Men jag kan välja ungefär samma plats i rummet, där jag trivs. Det har blivit så att de som känner varandra sitter tillsammans.

Hon börjar med att logga in i datorn, eftersom det tar tid. Sedan går hon till sitt vita plåtskåp och hämtar ut verktygslådan. Den ser ut som en öppen verktygslåda, men är i svart papp. Innehållet i den, bland annat plastmappar med handlingar, utgör tillsammans med datorn hennes kontorsutrustning.

Som en del av morgonrutinen torkar hon av skrivbord och tangentbord. Egentligen ska den medarbetare som satt där senast ha gjort helt rent efter sig, för smittriskens skull.

Magdalena Ziolkowskas morgnar ser annorlunda ut. Hon är utredare på området sjukpenninggrundande inkomst och brukar anlända tjugo i nio. Då är det ofta fullt i hennes »hemvist«, den del av lokalerna som är tänkta för enheten.

Att det kan bli fullbelagt beror på att det bara finns arbetsplatser för 75 procent av personalen. Resten, är det tänkt, är antingen sjuka, lediga, på möte eller jobbar hemma. Men om fler än väntat är på jobbet får man gå runt och leta efter ett ledigt bord utanför hemvisten.

– Jag kommer tjugo i nio för att hinna hitta en plats innan vi har möte klockan nio, berättar Magdalena Ziolkowska. I slutet av dagen försöker jag komma ihåg var jag hängde min kappa.

När de två kollegerna kom till Telefonplan för första gången reagerade de helt olika. »Så opersonligt!« tänkte Karin Mikaelsson. Men Magdalena Ziolkowska tyckte att lokalerna var väldigt fina. En luftig miljö, färgglada soffor och fåtöljer, gardiner i grått, orange och lila i de höga fönstren.

Några månader senare är känslorna snarast omvända. Båda säger att de hellre hade varit kvar i stan, men Karin Mikaelsson ser nu mer positivt på miljön. Magdalena Ziolkowska har för sin del dragit slutsatsen att den öppna, flexibla miljön inte fungerar för hennes krävande arbetsuppgifter.

Men de är ense om att ljudet stör.

– Vi pratar väldigt mycket i telefon, och det är känsliga samtal, säger Karin Mikaelsson. Samtidigt går folk förbi med dragväskor, pratar och skrattar. Och folk kommer ut från konferensrum och talar i telefon, för att de inte vill störa dem därinne.

Även de närmaste kollegernas samtal stör, anser Magdalena Ziolkowska. Arbetsborden är små och hopsatta fyra och fyra i klöverform längs väggarna. Ofta finns inte ens en skärm mellan medarbetarna, och när flera är i telefon samtidigt kan kunder fråga vem hon egentligen pratar med.

– När jag själv ska ringa upp väntar jag tills kollegan har avslutat sitt samtal.

Koncentrationssvårigheter medför att man kan behöva ta upp ett ärende fler gånger och att man gör fel, berättar hon. Och felaktiga beslut leder till omprövning.

Ofta inträffar också tekniska problem – bilden fryser eller blir svart.

– Det händer flera gånger i veckan, och då måste man börja om från början med ärendet.

Magdalena Ziolkowskas och Karin Mikaelssons dagar består i huvudsak av produktion, handläggning av löpande ärenden. Men på Telefonplan sitter också Försäkringskassans huvudkontor, där medarbetarna har andra sorters arbetsuppgifter.

– Det är för oss det här kontoret är byggt!

Verksamhetsutvecklare Helen Nilsson sitter inte på en och samma stol hela dagarna. Hon arbetar bland annat med kundundersökningar, och möten varvas med eget arbete.

Här är en fantastisk, vacker miljö, säger hon, och luft och ljus är bra. Hon uppskattar också närheten till cheferna. De sitter som andra i »hemvisten«, och det går snabbt att lösa saker som dyker upp.

Många plus, alltså. Ändå säger även hon att hon helst hade suttit i ett eget rum. Hon störs av andras samtal och telefonsamtal.

– Det fungerar när jag gör mer rutinartade saker, men inte när jag måste koncentrera mig, läsa och tänka. De som arbetar med utveckling av nya tjänster sitter på andra sidan av en gardin och diskuterar hela dagarna. Jag får omstarta hela tiden, och det har jag inte tid med.

När ljud distraherar för mycket försöker Helen Nilsson hitta ett enskilt rum. Ofta är det fullt, så hon får gå runt med datorn och leta. Lösningen är att i möjligaste mån göra koncentrationskrävande arbete hemma, och hon och kollegerna brukar arbeta hemma en eller ett par dagar i veckan. Men det är inte vad hon egentligen vill. Hon vill vara på jobbet.

– Vi sparar mycket pengar på detta, så man får anpassa sig. Men vi skulle behöva ta förändringen ett steg till och utgå från våra arbetsuppgifter och behov. Jag skulle vara supernöjd med en tyst zon.

Gunnel Wahlqvist, också hon verksamhetsutvecklare, håller med om att det behövs justeringar i modellen som tar hänsyn till arbetets art.

– Varför ska de som sitter hela dagarna behöva vara flexibla? Man får inte driva det in absurdum.

Men för henne har det nya kontoret inneburit viktiga fördelar. Hon har mycket kontakt med andra, går på möten och workshops, och har nytta av att folk rör sig mer i detta hus.

– Man möts i korridorerna, kan byta några ord och boka mötestid. Och det behövs inte alltid ett möte – man kan stanna upp direkt vid ett projektbord och prata.

Baksidan av rörligheten är att det blir mycket att släpa runt. Den som lämnar sin arbetsplats för att gå på ett möte ska enligt reglerna rensa bordet och städa efter sig. Många har skaffat ryggsäck, säger Gunnel Wahlqvist.

– Det blir väldigt tungt och pyssligt. Jag har tangentbord, mus och lampa som jag hämtar i skåpet, och en väska med papper och pennor.

Hon anser också, liksom andra som Publikt talar med, att de sociala relationerna försämrats. Många arbetar hemma, och avsaknaden av fasta arbetsplatser gör att man inte alltid vet var arbetskamraterna är.

– Det finns kolleger jag inte har sett på veckor, och vi har inga gemensamma fikaraster längre. Det har slagit mig att den här sortens kontor kan ge en viss grogrund för uteslutning. Det är lätt att låta bli att ta med folk på lunch och fika.

Lokalytan har genom flytten minskat från 34 000 till 24 000 kvadratmeter, och Försäkringskassan räknar med att spara 46 miljoner kronor om året. Facken hade inget inflytande över beslutet att flytta och krympa kostymen, säger Ingela Brander Molin, sektionsordförande för ST inom Försäkringskassan i Stockholm. På frågan vad facket konkret kunnat påverka måste hon fundera en stund.

– Vi har fört fram att arbetsgivaren inte ska förvänta sig att folk arbetar hemma, och det har vi fått in i policyn.

Hon hoppas att den pågående uppföljningen ska leda till att mer fokus sätts på fungerande arbetsplatser.

– Visst är det fint med saccosäckar och löpband, men först och främst måste vi få till en arbetsplats där människor känner att de kan göra ett fullgott arbete.