Färre kontorsplatser när myndigheter flyttar

Många myndigheter minskar sina kostnader genom att krympa kontorsytan och byta fasta skrivbordsplatser mot aktivitetsbaserade lösningar när de flyttar till nya lokaler. Publikt har granskat tolv myndigheter som har bytt kontor de senaste åren eller står i begrepp att göra det. På dessa arbetsplatser har det totala antalet skrivbordsplatser minskat med nära en tredjedel vid flytten, från 8 299 till 5 738.

En tabell som visar effekterna av myndigheternas lokalbyten kan du hitta i slutet av artikeln.

Den sammanlagda kontorsytan har samtidigt krympt med mer än en fjärdedel. Innan flytt huserade myndigheternas totalt 8 316 anställda på en genomsnittlig yta om 21,9 kvadratmeter per person – efter flytt var motsvarande siffra 15,8 kvadratmeter.

Den enda myndigheten i granskningen som avviker från den trenden är Skolverket, som 2019 flyttade från två olika adresser i Stockholms innerstad till en 1 400 kvadratmeter större kontorslokal i Solna.

Hösten 2018 slog Migrationsverket samman ett antal lokalkontor i Stockholmsområdet och 1 200 anställda flyttade från cellkontor, delade kontor och kontorslandskap till ett aktivitetsbaserat kontor i Sundbyberg norr om Stockholm. Antalet skrivbordsplatser minskade med ungefär 38 procent, till runt 800.

Henrik Eliaeson, skyddsombud på Migrationsverkets mottagningsenhet 7 i Sundbyberg, berättar att det för tillfället är gott om plats på kontoret eftersom de flesta distansarbetar på grund av coronapandemin. Själv är han på jobbet några dagar i veckan.

– Men när vi flyttade in undrade man hur vi skulle få plats och det var lite huggsexa om rummen och platserna, säger han.

När pandemin väl är över kommer det kanske inte att vara lika trångbott, antar Henrik Eliaeson. Vissa kommer att vilja fortsätta arbeta på distans, och dessutom håller myndigheten på att minska personalstyrkan.

Även om en del i personalen är negativa till att inte ha egna rum i de nya lokalerna, har de flesta börjat vänja sig, är hans uppfattning.

– Även innan coronapandemin tycker jag att de flesta verkade nöjda. Jag kan inte tala för alla men jag har jobbat 27 år i myndigheten och det här var en av de bättre förändringarna. Vi satt i ganska trista lokaler förut. Här känns det genomtänkt och modernt, säger Henrik Eliaeson.

Sammantaget har de myndigheter som Publikt granskat minskat sina lokalkostnader. Men eftersom det inte finns några uppgifter om vad de skulle ha betalat i dag om de stannat kvar i sina tidigare lokaler, går det inte att säga hur stor besparingen blivit.

Den minskade kontorsytan och valet av aktivitetsbaserat kontor är dels en kostnadsfråga, dels en fråga om att effektivisera verksamheten, förklarar Magnus Hansson, fastighetschef på Migrationsverket.

Han säger att det kommer att införas ett så kallat beläggningssystem i lokalerna i Sundbyberg, där personalen ska kunna se i sina datorer och på storskärmar var på kontoret det finns lediga platser. Det ska spara tid och motverka stressen över att behöva leta efter en plats, menar han.

– Vi har följt upp med enkäter och intervjuer och i generella termer blev det här ett bra kontor. Sedan finns det alltid saker som kan behöva följas upp efter hand, säger Magnus Hansson.

Arbetsförmedlingens huvudkontor flyttade från lokaler med fasta platser i kontorslandskap i Stockholms innerstad till Solna i augusti 2019. Kontorsytan för de 1 500 anställda krympte med 23 procent, och skrivbordsplatserna blev 42 procent färre i de nya aktivitetsbaserade lokalerna.

– Som individ vill man gärna sitta med dem som man arbetar med, umgås med och trivs med. Vissa kommer väldigt tidigt för att se till att de kan ta sin plats, men det är inte så att vi får markera platser på morgonen, säger Per Samuelsson, STs sektionsordförande på Arbetsförmedlingens huvudkontor.

Han upplever att det finns gott om plats i de nya lokalerna och hans intryck är att de flesta är nöjda med flytten, även om det aktivitetsbaserade inte passar alla.

– Men jag kan känna en större trötthet när jag kommer hem nu. Det är ungefär som att gå på rean på NK eller Åhléns när det fladdrar förbi en massa folk. Jag upplever mycket mer rörelse och interaktion med kolleger, säger Per Samuelsson.

Just att främja rörelse och interaktion var en av tankarna med det nya kontoret, enligt Viktoria Byback, enhetschef på Arbetsförmedlingen och flyttprojektledare. Hon ser ingen direkt koppling mellan minskad kontorsyta och en risk för försämrad arbetsmiljö.

– Två kontor kan se ganska olika ut, så man kan inte jämföra på det sättet. Vi har inte skapat ett kontor för att minska ytan, utan för att vi ska ha bra funktioner med bra ytor utifrån den verksamhet som vi bedriver, säger hon.

Arbetsförmedlingen är en av de granskade myndigheterna som har minskat kostnaderna mest efter sin kontorsflytt. Hyran har minskat från 84,2 miljoner kronor per år till 59,1 miljoner kronor, vilket också var en av anledningarna till att myndigheten valde mindre yta och aktivitetsbaserat kontor, säger Viktoria Byback.

– Vi ville självklart ha ett kostnadseffektivt kontor, så det är inte så att vi tittade på ett större, då vi inte hade det behovet.

Omställningen till ett aktivitetsbaserat arbetssätt kräver en inkörningsperiod, menar hon. Den perioden har man inte hunnit igenom än eftersom de flesta medarbetare nu arbetar på distans på grund av coronapandemin. Om det kommer att bli utökat distansarbete även efter pandemin är dock för tidigt att svara på, enligt Viktoria Byback.

Maral Babapour Chafi, forskare på Chalmers tekniska högskola, har undersökt aktivitetsbaserade kontors påverkan på den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Risker för arbetsmiljöproblem uppstår när man implementerar en aktivitetsbaserad lösning utan att tänka på de anställda, menar hon.

– Om det är många som är många timmar på kontoret och mestadels har skrivbordsarbete, så bör man inte minska kontorsplatserna. Och om man bara tvingar in många på en mindre yta, som när kontorslandskapen blev populära på 1980-talet, så blir det ganska dålig arbetsmiljö, säger Maral Babapour Chafi.

Hennes studier visar att planeringsarbetet är viktigt vid övergången till aktivitetsbaserat kontor. Att involvera personalen och göra en behovsanalys – som kan förändras med tiden – minimerar risken för arbetsmiljöproblem.

– Det kommer alltid att finnas saker som behöver justeras, och görs inte det kan det skapa långvarig frustration hos de anställda. Det ingår i ett systematiskt arbetsmiljöarbete, säger Maral Babapour Chafi.

Att kontorsytan per medarbetare blir mindre behöver inte betyda att den känns mindre. Tanken är att skapa smartare kontor, menar Christina Bodin Danielsson, docent och kontorsforskare vid Kungliga Tekniska högskolan, KTH. Hon arbetar också som arkitekt och ritar aktivitetsbaserade kontor – eller flexkontor, som hon helst vill kalla det.

Även Christina Bodin Danielsson betonar förarbetet som a och o när ett aktivitetsbaserat arbetssätt ska införas.

– Det kan vara den absolut bästa kontorsformen men också den absolut sämsta. Det passar inte heller alla, eftersom alla inte kan vara flexibla i sitt yrke. Förtjänsten är att man får en bättre bild av helheten och av olika avdelningar inom organisationen, det vill säga mer kontakt över gränserna. Men man kan också tappa bort sin egen grupp, säger hon.

Hur kontoret är designat och utformat påverkar till stor del hur arbetsmiljön i slutändan blir, menar hon.

– Man ska anlita kompetenta personer, gärna med vetenskapligt baserad kunskap. Det är alldeles för mycket trender i det här, säger Christina Bodin Danielsson.