Bättre arbetsmiljö för handläggare
Skatteverket i Nyköping lyfts fram av Ekonomistyrningsverket som exempel på hur en myndighet kan förändra rutiner och organisation för att komma till rätta med stora balanser och långa kötider.
Stora balanser, lång kötid och många kritiska förfrågningar från medborgarna som stal tid från handläggarna. Sådan var situationen vid Skatteverket i Nyköping 2014. Genom att förändra organisation och arbetssätt har myndigheten fått ned handläggningstid och balanser, och kötiden har gått från åtta veckor till en, skriver ESV i ett pressmeddelande. Också handläggarnas arbetsmiljö har förbättrats.
Skatteverket i Nyköping hanterar pensionsdispensansökningar för personer som i förtid vill avsluta sitt privata pensionssparande. Årligen hanteras cirka 2 000 ärenden, men antalet varierar kraftigt under året. Tidigare hade myndigheten en linjär bemanning oavsett antal ansökningar, vilket att ledde till att balanserna ökade. Det gav också fler onödiga förfrågningar från personer som ville veta hur det gick med deras ärende. Det ledde i sin tur till ännu längre handläggningstid, och en påfrestande arbetsmiljö.
Det första steget i förändringsarbetet var att byta perspektiv på verksamheten. I stället för ett inifrån-och-ut-perspektiv som utgick ifrån handläggaren började myndigheten utgå från vad målgruppen efterfrågade. Bemanningen förändrades till att följa inflödet av ärenden, och gemensamma rutiner för hur ärendena skulle hanteras arbetades fram.
I oktober 2015 låg handläggningstiden på en vecka i stället för de åtta veckor myndigheten tidigare hade när balansen var som störst. Handläggarna har fått en helt annan syn på sitt arbete och vad som ingår i det, skriver ESV. Förbättringsarbetet är nu en del av det dagliga arbetet. Handläggare och chefer står bättre rustade för att hantera både förändrade balanser, men också andra variationer i arbetet.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.