Vill anpassa kraven för att minska ohälsan

Det var nära att det här reportaget inte blev av. Det har varit svårt att hitta en arbetsplats där STs medlemmar och förtroendevalda har tid att sätta sig ned och prata om stress. De är helt enkelt för stressade.

Som på ett universitet där sjukfrånvaron på pappret är mycket låg, 2,2 procent. Där har ledningen på ett föredömligt sätt arbetat både med arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud, och stresshanteringskurs för de anställda. Ändå tackade STs representanter nej med hänvisning till arbetsbelastningen.

Liksom på flera andra arbetsplatser där alla har »så in i vassen fullt upp«, som en ST-företrädare uttrycker det.

Enligt Statskontoret var sjukfrånvaron på de statliga myndigheterna 4,0 procent av den tillgängliga arbetstiden 2017. Men variationerna är stora – både mellan myndigheter och mellan enheter inom myndigheterna.

På arbetsmarknaden som helhet har de psykiatriska diagnoserna ökat lavinartat. De utgjorde 46 procent av de påbörjade sjukfallen i Sverige 2017. Allra mest ökar diagnoskoden F43, »anpassningsstörningar eller reaktion på svår stress«, där antalet pågående sjukfall har fördubblats de senaste fem åren.

Hur många statligt anställda som sjukskrivs för just psykisk ohälsa och stress saknas det uppgifter om. I en rapport från Statskontoret uppger dock 96 procent av myndigheterna att de har problem med stress och hög arbetsbelastning. Och Försäkringskassan konstaterar i en studie från 2014 att risken för psykiatrisk diagnos är större för statligt anställda än för andra grupper.

– Det kan handla om utmattningssyndrom efter en längre tids belastning eller akuta stressreaktioner utlösta av en förändring i livet, säger Försäkringskassans analytiker Ulrik Lidwall.

Han konstaterar att de som löper störst risk att drabbas är anställda som möter medborgare i sitt arbete.

En sådan arbetsplats är Försäkringskassan. På kontoret på Hisingen är sjukfrånvaron 6,9 procent. Där har man inte tid att ta emot Publikt.

– Vår områdeschef sade tvärt nej till besök under arbetstid, med hänvisning till att hon inte kan ta medarbetare ur produktion, förklarar Jonas Bengtsson, ledamot i STs sektionsstyrelse.

Men på lunchen, en strålande varm dag i maj, kan några av kontorets anställda och arbetsplatsombud sluta upp på en restaurang för att prata om vad som skapar »sjuka« respektive »friska« arbetsplatser.

De är alla överens om att höga krav i kombination med otillräckliga resurser är en grogrund för stress.

– Man tar aldrig bort några arbetsuppgifter utan lägger bara till, säger arbetsplatsombudet Ida Dalberg, som arbetar som personlig handläggare inom sjukförsäkringen.

De anställda förväntas kunna mycket, göra mycket – och det ska vara rättssäkert, förklarar arbetsplatsombudet Cecilia Karlsson, även hon personlig handläggare inom sjukförsäkringen.

– Vi ska vara övermänniskor, säger hon.

Ida Dalberg berättar att de ofta får höra att de ska prioritera – och visst, konstaterar hon, det kan vara avstressande om chefen kan hjälpa till med det.

– Problemet är att vi för det mesta redan gör det, för vi vet att vi ska prioritera våra ärenden så att vi inte skapar balanser.

Hon anser att en nyckel till mindre stress på arbetet är att ge medarbetarna större inflytande och att visa dem större tillit.

– Det handlar om att själv kunna lägga upp planeringen av arbetet. Men också att det finns tid för återhämtning. Att tempot tillåter att man exempelvis kan ta till sig ny kunskap, säger Ida Dalberg.

ST-medlemmen Lena Lindsjö har arbetat på Försäkringskassan sedan 1974. Precis som de andra gillar hon verkligen sitt jobb och betonar att hon är van vid att arbeta i team och att kunna prioritera sitt eget arbete. Hon blir själv inte stressad så ofta, säger hon.

– Jag tror det har med ålder och erfarenhet att göra. Men en sak som är stressande är att arbetsgivaren förväntar sig att jag utöver mitt arbete på hundra procent även ska se till att andras arbete blir gjort. Ett exempel är vid sommarsemestrar då vi ska täcka upp för alla frånvarande. Vi förväntas också arbeta igenom vår egen korg före semestern så att det underlättar för dem som är på plats. Den tiden finns tyvärr inte och jag tycker inte att jag ska behöva arbeta övertid för att klara av det.

Det är inte bara ett problem i semestertider. Hon tvingas ofta göra »brandkårsutryckningar« i andras korgar, förklarar hon.

– Det är alltid min egen inkorg som blir eftersatt. Det påverkar mig negativt när jag själv inte kan påverka och planera mitt arbete. När det inte finns den tilliten eller möjligheten för mig.

Att det är svårt att behöva täcka upp för andras frånvaro håller Ida Dalberg med om.

– Det är ingen kritik mot dem som är borta, men det blir en stark press för oss andra. Jag blir splittrad när jag ska göra väldigt mycket samtidigt. Och sedan blir jag stressad av att göra allt halvdant.

På deras kontor på Hisingen arbetar de teambaserat i grupper om åtta till tio personer. Och alltid är det någon som är borta, på grund av möten eller av andra skäl.

– Vi ska lösa arbetsbelastningen inom teamen. Men då måste man kunna sänka kraven. Det måste vara en matchning mellan krav och förutsättningar, säger Jonas Bengtsson, som samtidigt betonar att kontoret nu jobbar mer aktivt med arbetsmiljön.

Ytterligare en svårighet för teamen är den höga personalomsättningen.

– Det blir problem när personer byts ut. Då måste vi återigen gå igenom vår teamkultur, arbetssätt, spelregler och leveranser, och det tar tid att bli samspelta. Det här är något nytt, det har varit mer stabilt personalläge inom Försäkringskassan tidigare i mitt arbetsliv, säger Lena Lindsjö.

Hon tycker att det är sorgligt att se att man inte tar hand om de nyanställda på ett bra sätt.

– De är ofta duktiga på det juridiska, men inte alls förberedda på tempot och den bredd på kunskap som behövs. Efter ett år ser jag hur de blir mer och mer stressade. De behöver få komma in i arbetet. Och som anställd blir man till slut lite trött när det ständigt kommer nya. Vi har ju hela tiden väntat på att vi ska få den avlastning som vi blir lovade.

De erfarenheter som medarbetarna på kontoret på Hisingen delar med sig av stämmer väl överens med vad forskningen säger. Arbetsmiljön har betydelse för diagnoser som är stressrelaterade, som depression och utmattningssyndrom, visar en kunskapssammanställning som Statens beredning för medicinsk utvärdering, SBU, har gjort.

SBU konstaterar att anställda som har en arbetssituation där kraven är höga och möjligheterna att påverka är små över tid utvecklar mer symtom.

Forskningen är samstämmig även när det gäller ledarskapets betydelse för ohälsa på jobbet. De som upplever brist på stöd från chefer och kolleger på jobbet utvecklar också mer symtom på depression och utmattningssyndrom.

Anna Nyberg är forskare vid Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet. Hennes doktorsavhandling handlar om hur chefers ledarskap påverkar medarbetarnas hälsa.

– Den vanligaste formen av destruktivt ledarskap är att chefen inte finns till hands och leder arbetet och löser konflikter. På samma sätt kan närvarande chefer som är auktoritära eller upplevs som orättvisa också påverka anställdas hälsa på ett negativt sätt, säger hon.

Jonas Bengtsson, Ida Dalberg, Cecilia Karlsson och Lena Lindsjö håller med om att det är viktigt att cheferna är närvarande. Men hur chefen bäst kan gå in och stötta är nog individuellt, menar de.

– Men att se varje medarbetare och fråga hur de har det är positivt, säger Cecilia Karlsson.

Även cheferna är stressade och har en utsatt position, konstaterar de fyra samstämmigt.

– Det märks att de har hundra bollar i luften. Ibland går de ut med en sak och så tar de tillbaka den när de hunnit tänka efter, säger Ida Dalberg.

Cecilia Karlsson konstaterar att hon aldrig skulle vilja vara chef.

– De blir så tillplattade från alla håll och har verkligen ett moment 22 att hantera.

I forskningen är bilden tydlig – arbetsmiljön har stor betydelse för vår psykiska hälsa. Men det finns också andra faktorer som påverkar. Forskning visar att en anledning till att kvinnor blir mer sjuka är att de tar större ansvar i privatlivet.

– I preliminära data kan vi exempelvis se att vård av en sjuk anhörig är starkt förknippad med utmattning, säger Anna Nyberg på Stressforskningsinstitutet.

Lena Lindsjö anser att man måste sänka kraven även på det privata planet.

– Kraven och egna måsten gör att stressen ökar både hemma och på arbetsplatsen, säger hon.

Lunchen är över och hon och hennes kolleger skyndar sig tillbaka till jobbet. Publikt fortsätter till Försäkringskassans kontor i Gårda norra, som har närmare 9 procents sjukfrånvaro. Där arbetar man med föräldraförsäkringen och med att utreda sjukpenninggrundande inkomst, SGI, i ett kontor som fortfarande luktar nytt.

Men känslan av otillräcklighet är ungefär densamma som på Hisingenkontoret.

– Det känns som vi alltid ligger på marginalen. Det tillkommer arbetsuppgifter, men det kompenseras aldrig för dem, säger ST-medlemmen Alma Samuelsson, som handlägger barnbidrag.

Hon berättar att de i början av veckan vet vad de ska prestera, men att det sedan kommer inspel som gör att förutsättningarna ändras.

Arbetsplatsombudet Erika Henriksson, som arbetar med utredningskrävande SGI, håller med.

– Det ställs höga produktionskrav och bara siffror räknas.

De lyssnar intresserat när Martin Nowakowski, som är samordnande arbetsmiljöombud, berättar att en del av enheterna som jobbar med föräldrapenningen har förändrat sitt arbetssätt. Nu har alla enhetschefer ett möte inför varje vecka där arbetet fördelas utifrån hur mycket kapacitet de sex enheterna har. I mitten av veckan stämmer man av hur många som varit borta och hur det har gått. Finns det behov kan man omfördela arbetet.

– Det här nya systemet tar bättre hänsyn till att folk är frånvarande av olika skäl. Det är viktigt att ha ett system som hänger med i svängarna. Vi har ett bättre läge och en bättre flexibilitet nu, men visst har vi fortfarande utmaningar, säger Martin Nowakowski.

Han anser att det viktigaste för att minska sjukfrånvaron och skapa en hälsosam arbetsplats är just att jobba förebyggande med en bra balans mellan krav och resurser.

Ett mer konkret problem på kontoret i Gårda norra är de aktivitetsbaserade lokalerna. Medarbetarna har inga fasta platser utan alla bär omkring på en portfölj i hårdpapp. Det är vackert designat på sina håll, med inbjudande gröna sittkuddar och konstgjorda blomarrangemang. Skrivbordsplatserna, däremot, var aldrig planerade för telefoni, berättar medarbetarna. Det uppdraget tillkom efter att kontoret byggts om.

– Vi stör varandra när en handlägger och en pratar i telefon, säger Alma Samuelsson.

Liksom kollegerna på Hisingen – och forskarna – konstaterar medarbetarna på kontoret i Gårda norra att det är viktigt att ha en tillgänglig chef.

– Men med ett aktivitetsbaserat kontor är det inte så lätt att veta var chefen är, skrattar Erika Henriksson och viftar menande med händerna runt om i lokalen.

Ytterligare en stressfaktor som lyfts fram i forskningen är otrygga anställningsförhållanden. Det är något som Alma Samuelsson och Erika Henriksson tycker är ett stort problem på arbetsmarknaden, inte minst för unga. De konstaterar att kontoret har haft många visstidsanställda och att det numera är närmast rutin med sex månaders provanställning.

– Det innebär att du börjar anställningen med sex månaders stress, säger Erika Henriksson.

Hon tror att det är viktigt för medarbetarnas arbetsglädje att känna sig betydelsefulla.

– Men eftersom alla slutar hela tiden får man en känsla av att man är utbytbar.

Barbro Thannlund, arbetsplatsombud för ST och anställd på Försäkringskassan sedan 1974, har sin bild av orsaken till den stora personalomsättningen.

– Jag tror att det i alla fall fram till för ett tag sedan handlade om att man presenterade en orealistisk bild av hur det var att jobba på Försäkringskassan, att det var så himla fint och handlade om att göra skillnad. I själva verket sitter vi mycket vid datorn. Nu tror jag att man presenterar en mer realistisk bild, säger hon.

Såväl de anställda på kontoret på Hisingen som i Gårda norra lyfter dessutom fram ständiga förändringar som ett problem – både när det gäller politisk styrning, regelförändringar och omorganisationer.

– Det blir aldrig någon arbetsro, säger de.

Arbetar man på kassan måste man »blomma vid förändringar« – men det kan bli för mycket, konstaterar Barbro Thannlund.

– Det som är tråkigt är att man inte utvärderar och tar vara på det som är bra, utan går vidare och förändrar igen inom kort tid.

Områdeschefen Ulrika Delin har jobbat hårt med arbetsmiljöfrågorna sedan hon började för tre år sedan. Hon konstaterar att sjukfrånvaron har minskat från 14 procent till knappa 9 procent.

Kontoret i Gårda norra har också minskat de tidsbegränsade anställningarna och gått över till att tillsvidareanställa i större utsträckning i syfte att skapa större stabilitet.

– Sedan har vi toppar inom föräldraförsäkringen när vi måste vara fler än resten av året, »vabruari« är ju känt i folkmun, säger Ulrika Delin.

Hon har även låtit göra en undersökning där de som slutat, de som börjar och de som jobbat länge fått svara på frågor, för att försöka reda ut varför medarbetare lämnar Försäkringskassan – eller varför man stannar kvar. Resultatet visade att det fanns ett högt förtroende för kontorets enhetschefer, men att kontoret behöver sträva mot en mer jämn arbetsbelastning över året.

– En viktig grundförutsättning är att vi får rätt resurser – kanske lite mer pengar än i dag. Då skulle jag i mitt uppdrag kunna skapa en än mer hållbar arbetssituation, det finns bara vinster med det, säger Ulrika Delin.

Läs också: ST satsar för att motverka stress