Tomrum efter kollegorna på Arbetsförmedlingen

Morgonsolen framhäver ett slitet plastgolv. Men de stora fönstren som vetter ut mot centrala Gävle förmår inte att hålla vinterkylan borta.

Kanske skulle temperaturen i lokalen stigit till rimligare nivåer om den varit fylld med människor. Men den tiden är förbi.

Klockan är strax efter 9 en vanlig tisdag. Vid det här laget brukade de första besökarna dyka upp på Arbetsförmedlingens kontor. Numera hänvisar i stället skyltar utanför huset arbetssökande vidare till Statens servicecenter, ett par hundra meter bort.

Stegen ekar lätt när Åsa Berglund promenerar genom det gamla besöksrummet. Hon är arbetsförmedlare och STs klubbordförande på arbetsplatsen. Under förmiddagen ska hon hålla i ett möte med ett tiotal arbetsplatsombud från länet.

Besöksrummet ger känslan av en tom gymnastiksal. Så när som på en fåtöljgrupp i myndighetens blåa kulör och några skrivbord längs med ena väggen är det tomt.

– Jag var på ett möte på kontoret i Örebro i går, det ser ungefär likadant ut där. Ingen rolig arbetsmiljö, konstaterar Åsa Berglund kort och blickar ut över rummet.

Kösystemets digitala skyltar är nedsläckta, men hänger fortfarande kvar. Känslan är att kontoret bara har stängt över dagen. Ändå har det nu gått flera år sedan lokalerna var öppna för spontanbesök.

Att inredningen inte hängt med i alla svängar är lätt att förstå. De senaste fem åren har varit minst sagt omtumlande för Arbetsförmedlingen och myndighetens anställda.

I december 2018 antog riksdagen Moderaternas och Kristdemokraternas budget. Budgeten – som innehöll besparingar på Arbetsförmedlingens förvaltningsanslag för 2019 på omkring 10 procent, 800 miljoner kronor – blev starten på en kaosartad period.

Månaden därpå kom Januariavtalet, där Socialdemokraterna, Miljöpartiet, Centerpartiet och Liberalerna var överens om en radikal omstöpning av Arbetsförmedlingen. Myndigheten skulle krympa kraftigt och fristående aktörer överta uppdraget att rusta arbetssökande och matcha dem till lediga jobb.

Till råga på allt befann sig Arbetsförmedlingen vid denna tid också mitt uppe i den så kallade ”förnyelseresan”. Ett sju år långt projekt som påbörjades 2014 med syftet att öka digitaliseringen, förbättra arbetsgivarkontakterna och utveckla tjänsteutbudet.

Den kraftigt minskade budgeten för 2019 ledde till en rejäl panikinbromsning. Arbetsförmedlingen tvingades till det största statliga varslet i historien, där 4 500 tjänster skulle bort.

Myndigheten hade redan tidigare börjat stänga kontor runt om i landet och stärkt sitt fokus på självservice och digitala kanaler. I samband med budgetnedskärningen tryckte ledningen gasen i botten.

Antalet bemannade kontor mer än halverades under det året, från 238 till 112. Genom den nya avdelningen personligt distansmöte, PDM, erbjuds arbetssökande i stället service via telefon, chatt eller videomöten.

Tanken var att de lokala kontoren i stället skulle kunna lägga mer tid på de personer som behövde ett djupare stöd.

I Gävleborg avvecklades Arbetsförmedlingens verksamhet i Hofors, Ockelbo och Sandviken. På de orterna finns i dag endast så kallade besökskontor, dit personal från bemannade kontor kan åka för förbokade möten med arbetssökande.

Besökskontor finns även i Ovanåker, Söderhamn och Ljusdal. En del av dem ligger i myndighetens gamla lokaler och på några orter hyr Arbetsförmedlingen i stället in sig i kommunens lokaler.

Bemannade kontor finns i dag endast i Gävle, Bollnäs och Hudiksvall.

För Åsa Berglunds del innebar förändringarna att jobbet flyttade från Sandviken till Gävle i november 2019. Tillsammans med omkring hälften av sina tidigare kollegor fick hon följa med dit. De andra hade sagts upp eller slutat.

– Det var ett turbulent år. Arbetsmiljön var bedrövlig. Vi visste att många skulle få sluta och en jobbig stämning spred sig snabbt.

De som sades upp fick söka jobb och kunde ta del av olika typer av stöd under arbetstid. De som blev kvar fick jobba hårdare.

– Jag hade flera kollegor som kände att de inte ville vara med längre och slutade självmant. De kände ingen trygghet och ville inte fortsätta jobba med alla förändringar eller flytta till Gävle. Vi tappade mycket kompetens, säger Åsa Berglund.

Nedskärningarna tvingade också fram en hårdare prioritering av vad de anställda skulle ägna tiden åt.

– Mitt i allt det som var skulle vi också förklara för personer som stod och stampade i sitt arbetssökande att ”tyvärr, vi kan inte hjälpa dig just nu”, säger Åsa Berglund.

Väl på plats i Gävle uppstod ytterligare en utmaning i att få ihop nya arbetsgrupper och gjuta samman de gamla kulturer som vuxit fram på de olika kontoren.

– Vi i Sandviken hade jobbat lite mer gränsöverskridande, medan det i Gävle – som var ett större kontor – fanns ett annat behov av rutiner och beskrivningar. Framåt februari började det att falla på plats, i alla fall i min grupp.

Samtidigt hade coronaviruset börjat sprida sig över världen. En knapp månad senare nådde det Sverige med full kraft.

Folkhälsomyndighetens uppmaningar om att stanna hemma och hålla avstånd blev ett rejält stresstest för Arbetsförmedingens nya organisation. Nya inskrivningar och en stor del av myndighetens service skulle nu ske med digitala kanaler genom avdelningen personligt distansmöte, PDM.

Pandemin fick samtidigt allvarliga konsekvenser för ekonomin och ledde till stora varsel och en kraftig ökning av arbetslösheten.

Enligt Arbetsförmedlingens egna siffror steg andelen inskrivna arbetslösa i Sverige som helhet från 7,4 procent i februari 2020 till en topp på 9,2 procent under sommaren.

I Gävleborg ligger arbetslösheten högre än genomsnittet. Vid pandemins början låg den runt 10 procent i länet. Några månader sedan var den uppe på 11,1 procent.

Sammantaget ledde det till ett högt tryck på personalen på PDM. Det dröjde inte många veckor innan förtroendevalda från både ST och Seko larmade om att anställda gick på knäna.

Ute på de lokala kontoren fick pandemin i stället motsatt effekt. Många av de aktiviteter som ingick i det fördjupade stöd som ska erbjudas där sattes på paus eller ställdes in, berättar Åsa Berglund.

– Hos oss blev det i stället trögt och frustrerande. Vi kunde inte anvisa arbetssökande till aktiviteter eller hjälpa dem ordentligt.

Lokalkontoren fick i stället låna ut sin personal till PDM för att underlätta situationen där.

– Alla var så klart inte glada över det, säger hon.

Men efter år av förändringar, nedskärningar och pandemi har Arbetsförmedlingen nu i någon mån landat i en ny organisation och vardag.

Samtidigt har arbetslösheten under de senaste åren sjunkit och ligger i dag på 6,5 procent i riket och 8,6 procent i Gävleborg.

Vid ett av skrivborden i hörnet av det tomma kundtorget sitter Lotta Pettersson och Ulrika Morelius. De jobbar båda som företagsrådgivare och ska vara en länk mellan arbetsgivare och sökande.

De förbereder sig inför en rekryteringsträff som ska hållas på kontoret under förmiddagen. Oftast sker den typen av kontakter digitalt, men om arbetsgivaren vill är det möjligt att ha ett fysiskt möte.

– Men det blir inte så ofta. Innan pandemin kände vi nog att digitaliseringen gick lite för fort fram. Men när den väl kom var det skönt att vi hade lösningarna på plats, säger Lotta Pettersson.

Under samtalets gång smiter hon flera gånger snabbt i väg för att släppa in arbetsgivaren och de fyra sökande som ska delta på rekryteringsträffen.

Förutsättningarna och arbetet har förändrats drastiskt under de senaste åren. Företagsrådgivarna är nu färre och arbetar över hela länet i stället för att sitta utspridda med ansvar för ett mer begränsat område utspridda med ansvar för ett mer begränsat område.

– Vi behöver vara mer effektiva och se till att arbetsgivare klarar sig utan det personliga stöd vi kunde erbjuda förut. Vi har bra digitala verktyg som ersatt mycket av det och vi jobbar hela tiden med att informera och uppdatera arbetsgivare om dem, säger Ulrika Morelius.

Lotta Pettersson, som nu är tillbaka, fyller i:

– Även om vi var väldigt arga och besvikna i början försöker vi nu att se fördelarna.

Vi har fått en annan överblick och mer av ett länsperspektiv, säger hon.

Men de bär ändå båda på en känsla av att tiden inte riktigt räcker till.

– Vi vill väldigt mycket. Tidigare kunde vi vara med vid större arrangemang där arbetsgivare och sökande träffades. Men nu måste vi prioritera hårt och hela tiden tänka på var vi gör mest nytta, säger Ulrika Morelius.

Att inte kunna möta den efterfrågan som finns i länet känns tungt.

– Det är en sorg, det måste man säga. Vi önskar att vi kunde göra mer, som att till exempel vara med på temadagar på skolor, men där har vi fått backa, säger Lotta Pettersson.

Känslan att inte riktigt räcka till tycks vara något fler på kontoret brottas med. Det är en tuff uppgift att hantera det fördjupade stödet till de arbetssökande och alla fristående leverantörer som ska hjälpa dem.

– Det har blivit mer av ett löpande band de sista åren. Vi pratar inte längre om sökanden utan om ärenden. För mig som har jobbat i 30 år är det en svår omställning, säger Åsa Berglund.

I slutändan är det ändå människor det handlar om, framhåller hon.

– Ärendena blir ofta komplexa. Det finns mycket som behöver utredas och de sökande behöver stöttning. De blir också frustrerade när de förstår att de inte kan få en egen handläggare.

Matchningen och de täta kontakterna med arbetssökande har helt tagits över av de fristående aktörerna. Men Arbetsförmedlingen har kvar huvudansvaret. Arbetsförmedlarna gör en arbetsmarknadspolitisk bedömning av den sökande och fattar beslut om aktiviteter eller åtgärder som behövs.

– Det gör vi baserat på kortare samtal. Vi följer också upp aktiviteter och beslutar om förlängningar eller avbrott. Till viss del jobbar vi fortfarande också med att klargöra arbetsförmågan och fördjupat stöd, säger Åsa Berglund.

Långt ifrån alla klarar av att använda digitala kanaler och självservice. Någon behöver tolk, en annan har en funktionsnedsättning där en utredning av arbetsförmåga behövs. Vissa saknar bank-id, fungerande telefon eller pengar. Andra lider av missbruk eller psykisk ohälsa och har därför behov av en annan sorts hjälp.

Extra stöd behöver även personer med skyddad identitet, en grupp som arbetsförmedlaren Monika Drugge arbetar med sedan i höstas. Innan dess jobbade hon på PDM i Luleå, så hon har en bra bild av hur uppdelningen fungerar.

– Många är bekväma i det digitala och vill sköta sig själva. Samtidigt finns en stor grupp människor som efterfrågar en närmare kontakt. De frågar efter en egen handläggare och vill träffas.

Hon tror att myndigheten både skulle kunna bli mer effektiv och hjälpa människor på ett bättre sätt om den gruppen togs om hand bättre.

– I vissa fall skulle 17 olika samtal till PDM kunna lösas genom ett personligt möte. Ibland är det svårt att sätta fingret på vad människor behöver hjälp med, en sådan osäkerhet eller tveksamhet hos en person är lättare att se om man sitter ned tillsammans, säger hon.

Det digitala kundbemötandet fungerar däremot inte alls för de personer som har skyddad identitet. De är i stället helt hänvisade till att den handläggare de har på lokalkontoret har tid för dem. Det leder till en långsammare och mer begränsad handläggning, berättar Monika Drugge.

Systemet med fristående aktörer som ska erbjuda olika typer av insatser till de arbetssökande som står långt ifrån arbetsmarknaden kan också leda till huvudvärk bland myndighetens anställda.

Framöver ser personer med skyddad identitet ut att hamna i kläm även där.

Under våren uppdateras det stöd som kallas Rusta och matcha, där personer som varit inskrivna på Arbetsförmedlingen under längre tid får välja mellan olika leverantörer som ska hjälpa dem att snabbare börja en utbildning eller hitta ett jobb.

Efter uppdateringen kommer de personer som har skyddad identitet, som Monika Drugge arbetar med, inte längre kunna ta del av stödet. Det tillhörande it-systemet är inte tillräckligt säkert, förklarar hon. Tidigare har det gått att hantera manuellt, men det är nu inte längre tillåtet.

– Vi pratar mycket om att de som är längst ifrån arbetsmarknaden ska ha den största hjälpen, men jag anser inte att det stämmer längre. Och det gäller inte bara personer med skyddad identitet, utan även dem som har svårt med språket, säger Monika Drugge.

De offentliga upphandlingar som krävs för de olika insatserna ställer också till problem, anser Åsa Berglund.

Upphandlingen kan överklagas, vilket leder till att hjälpen till arbetssökande drar ut på tiden. De hamnar i limbo och kan inte göra annat än att vänta.

Rehabiliteringstjänsten Steg till arbete, som egentligen skulle ha varit på plats förra sommaren, är ett exempel på det.

– Där har vi en jättekö med människor som behöver den här insatsen. Som bara står och stampar just nu. Vinner någon upphandlingen överklagar en annan för att de anser sig ha bättre pris eller villkor, säger Åsa Berglund.

Arbetsplatsombuden samlas i ett av konferensrummen på Gävlekontorets bottenvåning. De är knutna till olika kontor och arbetsgrupper. Flera av dem har tidigare bara träffats genom Skype.

Därför uppstår förvirring när ett av ombuden visar sig ha en annan hårfärg än vad profilbilden i videomötesverktyget gett sken av.

Ombuden är pratsugna, och alla vill lyfta problemen de ser i verksamheten och höra hur andra har det. Ljudvolymen stiger och Åsa Berglund får svårt att hålla ihop den långa dagordningen. Till slut får hon slå klubban i bordet för att komma vidare bland punkterna.

– Vi skulle nog behöva en hel dag till bara för att snacka av oss, konstaterar hon efter mötet.

Utmaningarna i arbetsvardagen går det nog att prata ännu längre om.

Under det kommande året ser Sverige dessutom ut att gå in i en lågkonjunktur. Arbetslösheten väntas öka på nytt och inför nästa år krymper myndighetens budgetunderlag ytterligare, enligt den budget som regeringen lagt fram.

Generaldirektören Maria Mindhammar konstaterade nyligen att myndigheten behöver vara ytterst återhållsam med rekryteringar för att kunna undvika uppsägningar eller andra nedskärningar framöver.

– Vi har två artiklar på intranätet just nu. En med bra insatser för att möta långtidsarbetslösheten, där handlar det om personalintensiva åtgärder och att vi ska träffa folk ofta. Den andra handlar om att vi inte får resurser för att anställa. Det går inte ihop, säger Åsa Berglund.

Det är inte lätt att som anställd slitas mellan en vilja att stötta arbetssökande och en tidspress med knappa resurser. För att stå ut är det viktigt att fokusera på det positiva, anser Åsa Berglund.

– Vi möter fortfarande människor, även om det numera oftare är över telefon, och gör skillnad för dem. Det är det som gör att vi fortfarande är kvar här, vi gläds åt att kunna hjälpa människor och göra den skillnaden, säger Åsa Berglund.