Landskapen står tomma under pandemin

Strax före nio kommer sms:et från receptionen. Dagens post har kommit. Pilar Apelgren, huvudregistrator på Diskrimineringsombudsmannen, DO, tar hissen ned till entréplan och hämtar en blå Postnord-back. På botten ligger tre vita kuvert.

– Bättre än i går, då kom det ingen post alls, säger Pilar Apelgren.

Hon bär den blå backen genom DOs tomma lokaler. Tillbaka på sitt cellkontor stämplar hon breven med dagens datum. Två av dem är adresserade till ekonomiavdelningen, dem lägger hon direkt i deras fack. Det sista brevet är från en privatperson som vill avsluta ett ärende. Det skannar hon och registrerar i systemet. Allt tar ungefär tio minuter.

– Hanteringen av den fysiska posten är den enda av mina arbetsuppgifter som kräver att jag är här på kontoret. Allt annat kan jag sköta hemifrån.

Arbetet med posten tar några minuter på förmiddagen och ytterligare några minuter på eftermiddagen. Strax innan arbetsdagen är slut, klockan 15.45, ska Pilar Apelgren leverera dagens utgående post till receptionen och bevaka så att den blir upphämtad. Har Postnord inte kommit 16.30, vilket hänt ett fåtal gånger, får hon ta tillbaka den blå backen upp på kontoret och låsa in den till nästa dag.

– Receptionen tillhör inte myndigheten utan är en konsulttjänst som vi köper. Vi får absolut inte lämna post obevakad där över natten, berättar hon.

DOs huvudkontor i Solna har cirka 100 anställda. De förfogar över två och ett halvt våningsplan med långa korridorer, öppna ytor och cellkontor. Den här dagen i mitten av januari är de tre personer på plats. Den moderna byggnaden som huserar myndigheten stod klar för fyra år sedan och har en ljudisolering i världsklass. Trots att den tunga trafiken på E4:an sveper förbi runt knuten och trots att granntomten är en byggarbetsplats är det kusligt tyst i lokalerna. Inomhus dämpar textilier ljuden. Inte ens Pilar Apelgrens klackar hörs när hon går genom de heltäckningsmattebeklädda korridorerna.

Sedan 1 april 2020, då Folkhälsomyndigheten gick ut med allmänna råd till alla arbetsplatser att personal om möjligt skulle jobba hemifrån, har majoriteten av DOs medarbetare gjort just det. Endast ett fåtal funktioner har varit på plats – vissa ibland, andra, som till exempel registrator, varje dag.

– Vi är fyra registratorkolleger som går på ett rullande schema. Varje dag är någon av oss här, säger Pilar Apelgren, som den här veckan jobbar tre dagar på kontoret och två hemma.

Hon är den som tagit flest kontorspass eftersom hon har möjlighet att åka bil till arbetsplatsen.

– Jag ställer upp även om det inte är min dag på schemat, om mina kolleger behöver vabba eller känner sig extra obekväma med att åka kollektivt. Det känns självklart, säger hon.

På det stora hela tycker Pilar Apelgren att arbetsgivaren tagit stort ansvar under pandemin och gjort mycket för att minska smittspridningen och värna om personalen på plats. På sin hemsida uppmanar DO allmänheten att under rådande omständigheter använda digitala kanaler eller telefon i kontakten med myndigheten. Skulle det ändå komma in någon som vill begära ut en allmän handling har blanketter för ändamålet lämnats i receptionen så att den registrator som är på plats inte ska behöva ta emot besök.

Ändå känner Pilar Apelgren en viss olust vid att vara här.

– Jag träffar ändå människor som jag inte bor med. Säkerhetschefen som alltid är här, vaktmästaren som är här ibland, receptionisten och folk från andra företag och organisationer som finns i huset. Och de har i sin tur träffat andra. Jag har stor respekt för viruset och försöker hålla hårt på restriktionerna, men det är inte så lätt.

Helst av allt skulle hon vilja slippa komma hit. Även om hon har förståelse för att uppdraget måste utföras, känns situationen en aning orättvis.

– Ibland kan jag känna att min och mina registratorkollegers hälsa inte är lika mycket värd som andra anställdas, men att registrera inkommande fysisk post ingår i myndighetsuppdraget och någon måste göra det, konstaterar hon.

Samtidigt har den fysiska posten minskat radikalt på senare tid, en klar majoritet av såväl ingående som utgående post är digital. Antalet brev som skickas från kontoret har minskat ytterligare i och med pandemin eftersom nästan ingen är på plats.

Men andra arbetsuppgifter är det ingen brist på – oavsett om hon sitter på kontoret eller hemma är det fullt upp hela tiden, berättar Pilar Apelgren.

– Men när jag är på kontoret blir jag avbruten oftare. Det händer titt som tätt att myndighetskolleger ringer och vill att jag ska kolla något eller skicka något till dem. Självklart hjälper jag till, men det blir en del extrajobb.

På andra sidan Stockholm city, från Solna sett, ligger Hammarby sjöstad. Till största delen är det ett bostadsområde med flerfamiljshus, men här finns också en del nybyggda kontorskomplex. Sedan i oktober ligger Universitetskanslersämbetets, UKÄs, huvudkontor i ett av dem. Kenneth Boström, intendent på myndigheten, visar runt i det öppna kontorslandskapet som går i jordnära färger. Han slår sig ned i ett konferensrum med en stor whiteboardtavla på väggen. Skyddsplasten som fortfarande sitter kvar vittnar om att den aldrig använts. En stor del av UKÄs cirka 100 anställda har aldrig varit inne på det nya kontoret.

Under tidiga hösten brukade de vara omkring 30 anställda på plats, men antalet har minskat allteftersom rekommendationerna att arbeta hemifrån betonats allt mer. Fem personer har varit här varje dag sedan inflytten, Kenneth Boström är en av dem. Många av hans arbetsuppgifter kräver att han är på plats. Att ta emot bud och se till att skrivare och annan utrustning fungerar är svårt att göra hemifrån. Däremot skulle han kunna sköta sådant som planering och inköp hemifrån, men eftersom UKÄ sköter godsmottagningen för hela huset och det är svårt att styra leveranserna måste han alltid vara tillgänglig i lokalerna.

– Jag har haft en diskussion med min chef om möjligheterna att jobba hemifrån, men vi landade i att det inte skulle vara möjligt. Jag anställdes för att vara här varje dag, så det är egentligen inget konstigt, säger han.

Men han skulle gärna vilja jobba hemma någon dag i veckan i alla fall. Inte så mycket av smittskyddsskäl utan för att det vore skönt att slippa restiden.

– Jag har ungefär en timmes bilresa till jobbet. Jag bor på landet och körde bil redan innan pandemin, så det är ingen skillnad, men det känns ju extra skönt i dessa tider. Jag skulle aldrig åka kollektivt nu.

I UKÄs lokaler blandas skrivbord med större bord och grupper med fåtöljer och soffor i olika naturfärger som grönt, ockra och plommonlila. Kenneth visar sin favoritfåtölj som är placerad framför ett panoramafönster. Där brukar han sitta en stund varje dag på lunchrasten. Arbetsuppgifterna kräver att han går runt ganska mycket, men när han sitter vid datorn gör han det vid en av det öppna landskapets mest avskilda skrivbord, placerat i ett hörn. Just nu kan han inte se någon kollega från den platsen.

– Än så länge är det inte bestämt om vi ska ha fasta platser eller om vi ska arbeta aktivitetsbaserat. Det beslutet får nog vänta tills fler kan komma hit och känna efter, säger Kenneth Boström.

Men klart är att de är runt 100 anställda och lokalerna har 72 arbetsplatser. Alla anställda, utom ett fåtal – däribland Kenneth Boström – har fått erbjudande om ett hemmakontor också. Det skulle ge dem möjlighet att delvis arbeta hemifrån också när pandemin är över. Så även om det kommer att vara mer folk här framöver så är det inte säkert att det blir fullsatt om dagarna.

– Jag har vant mig lite vid att det är så tomt och jag saknar inte det dagliga snacket så mycket. Men rent jobbmässigt är det svårare att få tag på folk. Det var lättare när jag bara kunde gå fram till den jag behövde prata med.

Det har blivit dags för lunch och i den gemensamma lunchmatsalen sitter sex medarbetare utspridda över tre bord.

På andra sidan stan, i DOs matsal, har även Pilar Apelgren värmt sin medhavda matlåda. Hon sitter ensam vid ett bord, som hon gjort varje dag sedan pandemin bröt ut.

– Jag saknar verkligen det sociala. Jag är en ganska pratig och kramig person och jag måste sansa mig om jag träffar en kollega i matsalen nu. Det är tråkigt.

Efter lunch brukar hon ta en promenad i lokalerna, fram och tillbaka genom de långa, öde korridorerna.

– Jag har faktiskt funderat på att ta med mig ett par stavar och gå stavgång, säger hon med ett skratt.

Den 22 december gav regeringen de statliga myndigheterna i uppdrag att skapa förutsättningar för så många anställda som möjligt att jobba hemifrån fram till 1 juli, för att minska smittspridningen och belastningen på vården. Till och med 31 maj ska myndigheterna dessutom säkerställa att endast arbetstagare vars fysiska närvaro är nödvändig för att bedriva verksamheten befinner sig i myndighetens lokaler.

Pilar Apelgren och hennes kolleger vid registraturen har därför föreslagit ledningen att de under våren ska vara på plats på kontoret tre dagar i veckan i stället för fem.

– Det är så pass lite fysisk post att det skulle räcka. Det skulle inte innebära någon rättslig förlust, tycker jag.

Och två dagar efter Publikts besök får Pilar Apelgren och hennes kolleger veta att myndighetsledningen hörsammat såväl deras förslag som regeringens uppmaning. Från och med 25 januari behöver registratorn bara vara på kontoret två dagar i veckan, onsdag och fredag. Övriga dagar finns det andra som är på plats och som kommer att få i uppgift att hämta och lämna posten. Vissa dagar kommer de att skanna posten och skicka den digitalt till registraturen, andra dagar låser de in den och så får den tas om hand nästkommande dag.

– Det känns jätteskönt att de lyckats lösa det på det här sättet och att de lyssnat på oss. Jag har sagt till mina kolleger att jag kan ta de passen så att de slipper åka kollektivt och utsätta sig för den risken, säger Pilar Apelgren.