Anställda på olika myndigheter möts på gemensamt kontor

Morgonkylan är rå och mörkret har ännu inte lättat när människor med neddragna mössor och uppskjutna axlar skyndar genom Östersunds centrum.

För dem som ska börja arbetsdagen inne på Samverket, landets första coworkingkontor för offentliganställda, väntar värmande lånetofflor i filt innanför dörren.

Linda Hägglund, som är community manager på kontoret, har själv dragit på sig ett par. Men något toffeltvång råder inte, intygar hon när hon hälsar välkommen i hallen.

– Det är en vanlig fråga jag får, om man det är okej att ha skor på sig, och ja, det får man ha om man vill, säger hon.

Ändå känns det lite som att klampa in hos grannen att gå med höstkängorna på in i den labyrintlika våningen, där brokiga trasmattor ligger utspridda över golven.

Tidigare rymde det pistagefärgade trähuset mitt i Östersund studentlägenheter, men för ett par år sedan fick lokalen nya hyresgäster. I dag delar elva myndigheter på ytan och hyran.

Trots att studenterna har ersatts av medarbetare från stat, kommun och region, präglas miljön av en hemtrevlig och ombonad känsla.

Rummen har dekorerats med slingrande växter, lampskärmar med långa fransar och loppisfyndade tavlor. I stället för höj- och sänkbara skrivbordsstolar finns mjuka fåtöljer och djupa soffor att sjunka ned i.

På många sätt påminner Samverket mer om ett personligt inrett fik än, låt säga, Arbetsförmedlingen. Det är ingen slump.

– Miljön ska vara kreativ och andas så lite ”kontor” och ”statlig myndighet” som möjligt, säger Linda Hägglund, medan hon dukar fram glas och koppar i Samverkets köksvrå.

På kaklet, ovanför hennes huvud, står ett Swishnummer kvar från en after work. Då såldes vin och öl för 30 kronor glaset. Klockan åtta på morgonen är det kaffe och juice som serveras och doften av nybakat bröd som sprids i köket när Linda Hägglund skivar upp limpor. Det är onsdag och dags för Samverkets återkommande frukost.

Förutom att locka med frallor marknadsförs träffen som ett ”ypperligt tillfälle att träffa andra härliga människor och förlora sig i energigivande samtal”. Och i takt med att rummen fylls med folk stiger sorlet.

Simon Strömqvist, forskningsassistent på Mittuniversitetet, slår sig ned vid ett långbord tillsammans med ett gäng medarbetare från länsstyrelsen. Han besökte Samverket för första gången för knappt en månad sedan och kände sig genast som hemma.

– Att det är en öppen, inkluderande miljö gör något med folk. Det uppstår andra samtal här än i ett sterilt och anonymt kontorslandskap. Jag går hit med lätta steg och går härifrån med ett leende på läpparna. Ofta får jag med mig saker som jag inte alls förväntat mig, säger Simon Strömqvist.

Förutom arbetsglädje tycker han att de spontana pratstunderna som börjat här, bland annat om kulturens betydelse för samhällsplaneringen, har bidragit till och förbättrat den kurs i kulturgeografi som han ansvarar för.

När frukosten är slut kommer han att sitta kvar på Samverket med sin dator för att utföra sina vanliga arbetsuppgifter. Att tänka nytt och vara kreativ är lättare här än på det vanliga kontoret, tycker han.

– Jag kan inte tänka mig att återgå till att bara arbeta på universitetet. Jag vet inte hur jag skulle acklimatisera mig tillbaka.

Det skulle också vara en strategisk miss för statlig verksamhet att inte nyttja den här typen av mötesplats, menar han.

– Jag tror att vi når de bästa resultaten när vi från olika myndigheter samverkar för att lösa gemensamma problem. Den här platsen är en förutsättning för att vi ska kunna lämna våra stuprör, som jag menar är offentlig sektors verkliga akilleshäl, säger Simon Strömqvist.

En som delar hans syn på Samverkets betydelse är Maria Anstett-Rim, som också har tagit plats vid bordet med en morgonmacka.

Hon är ledningskoordinator på Länsstyrelsen i Jämtlands län och har länge arbetat med länets myndighetsnätverk, där idén om en delad lokal först föddes. Efter mångåriga diskussioner ledde det fram till att länsstyrelsen, tillsammans med ett par samarbetspartners, startade Samverket hösten 2021.

När det tvååriga Vinnovaprojektet tog slut beslutade myndigheterna i Östersund att gemensamt driva det vidare med länsstyrelsen som huvudman.

Men även om många inom myndighetsvärlden har sett ett behov av samarbete, innovation och relationsbyggande över organisationsgränserna har Samverket också mött motstånd, berättar Maria Anstett-Rim.

– Det här är en superfrämmande fågel i vår värld. De statliga myndigheterna är väldigt fyrkantiga. Att få folk att förstå vad Samverket är har varit en pedagogisk utmaning som jag har stångats mycket med, säger hon och tittar ut över coworkingkontorets största rum, där soffor placerats runt ett eldfat med träklabbar.

Eftersom huset saknar skorsten är det inte tal om att tända brasan. I stället visas en levande eld på en storbildsskärm i bakgrunden.

Här inne hålls Samverkets lägereldssamtal, där myndigheter som har utmaningar kan söka råd och stöd från verksamheter som tacklat liknande problem. Samtalen kan också utgå ifrån positiva exempel, där en organisation delar med sig av sina lärdomar om en specifik fråga.

Maria Anstett-Rim menar att den speciella miljön och de aktiviteter som anordnas på Samverket har gett myndigheterna nya möjligheter att dela erfarenheter, resurser och kompetens.

– I stället för att läsa oss till vad andra gör så ses vi och kan snabbt sno idéer från varandra. När vi träffas har vi också upptäckt att vi kan samarbeta på oväntade sätt. Vi fick till exempel låna Arbetsförmedlingens inspelningsstudio helt gratis vid vår myndighetsfestival, sedan vi börjat prata med varandra här, säger Maria Anstett-Rim.

Hon går vidare genom lokalen till den forna studentkorridoren. Här finns numera ytor för workshoppar. På kaklade restauranginspirerade à la carte-tavlor skvallrar ord som ”samhällsförändring” och ”periferidata” om diskussioner som tidigare har förts i det långsmala, öppna rummet.

Skulle samtalen avstanna finns hjälp att tillgå. På ett bord står en plastmugg med etiketten ”Energipiller”, som fyllts med färgglada lappar och utmaningar som ”sjung huvud, axlar, knä och tå tillsammans – med rörelser”. En annan glasburk innehåller gnuggistatueringar för den som tillfälligt vill gadda ”myndighetscharmör” på kroppen.

I korridoren hänger även de klädnypor som Samverkets besökare uppmanas bära och skriva sina förnamn på. Tanken är att medarbetarna hänger av sig sina formella titlar med ytterkläderna, för att kunna mötas på lika villkor som ”Simon” och ”Maria” och prata fritt över hierarkiska gränser.

Det är en på många sätt ny och annorlunda arbetsmiljö, konstaterar Maria Anstett-Rim, som berättar att det inte bara väckt entusiasm.

– En kollega till mig blev så provocerad första gången han kom hit. Han tyckte det såg ut som en förskola och hade otroligt svårt för miljön. Men med tiden har han faktiskt blivit en av dem som använt och marknadsfört Samverket mest, säger hon.

Att Samverket skulle vara onödigt flum, som det offentliga inte ska lägga tid och resurser på, är en åsikt som Maria Svensson Wiklander och Jenny Sandström känner igen. De driver utvecklings- och coworkinghubben Gomorron Östersund, som varit med och projektlett Samverket sedan starten.

De framhåller att konceptet och den fysiska miljön bygger på forskning och teorier kring coworking, relationsbyggande och psykologisk trygghet.

Att det exempelvis finns en community manager ska inte avfärdas enbart för att det är ett okänt begrepp inom offentlig sektor, betonar Maria Svensson Wiklander. Tvärtom är det enligt henne avgörande att det finns en person som har en välkomnande och omhändertagande roll, men som också fungerar som en matchmaker som kopplar ihop människor och ser till att nya projekt och nätverk startas.

– Forskningen visar att en community manager krävs för att folk ska vilja komma hit och för att de ska återvända. Genar man och tar bort den personen för att dra ned på kostnaden, så hade ingen varit här. Och då hade det varit helt onödigt att ens ha lokalen, säger hon.

Linda Hägglund, som har den här nyckelpositionen på Samverket, är formellt anställd av länsstyrelsen. Samtidigt som hon röjer undan frukosten skojar hon om att hon är den enda på myndigheten med en engelsk titel.

Senare samma dag tar hon emot sina kollegor från länsstyrelsens lednings- och verksamhetsstöd, som har förlagt sitt enhetsmöte till Samverket. När de har trängt ihop sig i soffor och på stubbar och ska besvara frågan vilka som är där för första gången åker ett stort gäng händer upp i luften.

Det förvånar inte Linda Hägglund. Även om hon är övertygad om att många anställda skulle kunna dra nytta av platsen, så är det långt ifrån alla som har upptäckt eller fått chansen att jobba på Samverket, berättar hon.

– På min enhet arbetar det till exempel jurister, ekonomer och HR-personal, som alla kan tjäna på att träffa personer i liknande roller på andra myndigheter. Vi har en väldigt öppen inställning till Samverket, men jag har också hört från medlemmar på andra organisationer att deras chefer inte gett alla mandat att komma hit, säger hon.

När mötet avslutats lägger sig lugnet inne på Samverket, som inte bara används för nätverkande och kreativa workshoppar. Här finns även mer traditionella arbetsplatser, avskärmade hörnrum och små telefonbås för den som vill arbeta enskilt.

Malin Andersson Junkka, kommunikatör för utredningen Sanningskommissionen för det samiska folket, är en av dem som kommer hit och arbetar för sig själv någon gång i veckan. Hon jobbar heltid på distans och cyklar till Samverket när hon har fått nog av att vara ensam på hemmakontoret. 

När hon har bryggt en kopp te och småpratat en stund landar hon, som oftast, på sin favoritplats i Samverkets soffa med datorn uppslagen i knät.

– I längden är det inte roligt att bara arbeta hemma, jag behöver byta miljö för att få energi och jag trivs verkligen här. Om jag vill kan jag vara social, men det är inget krav. Det kan räcka med att bara säga ”hej och hej då” till folk och prata lite med någon över lunchen, säger Malin Andersson Junkka.

Det är framför allt skrivtid som hon förlägger till Samverkets öppna miljöer. Möten där frågor som rör säkerhet och sekretessbelagda uppgifter kan komma upp sparar hon till arbetsdagarna hemma.

Till Regeringskansliets kontor i Stockholm, där hon också har ett arbetsrum, åker hon sällan. Det var heller inget krav från hennes arbetsgivare, som betalar hyran för hennes plats på Samverket.

Hon tillhör vad som än så länge är en handfull distansarbetare som har sina ordinarie arbetsplatser långt ifrån Östersund och som därför förlägger delar av sin arbetstid på coworkingkontoret.

Men det är en skara som projektledarna på Gomorron Östersund tror har stor potential att växa. Att offentliga arbetsgivare tillåter distansarbete i allt större omfattning gör att intresset för myndighetsgemensamma hubbar ökar, menar Maria Svensson Wiklander.

Hon berättar om de coworkingarbetsplatser som det statliga finländska fastighetsbolaget Senaatti har startat på flera håll i Finland. De delas av anställda från olika statliga arbetsgivare som tillåter distansarbete i hög grad.

I Finland har utvecklingen drivits av ekonomiska sparbeting. Målet med de delade lokalerna är framför allt att minska kontorsytorna för att pressa ned hyreskostnaderna.

När svenska myndigheter i spåren av pandemin står med tomma kontor och tvingas se över sina lokaler märks en nyfikenhet på den finländska modellen, berättar Maria Svensson Wiklander.

– Offentlig sektor nosar just nu på frågan om och hur man kan omstrukturera och samordna sina lokaler och om vi i Sverige skulle kunna följa Finlands exempel, säger hon.

I takt med att kunskapen om coworkingkontoret i Östersund har spridits har Samverkets projektledare också fått flera förfrågningar från myndigheter i bland annat Norrbotten, Västerbotten, Västernorrland och Skåne, som vill ha hjälp att dra i gång liknande hubbar.

De initiativen har dock inte utgått från en önskan om att spara på lokalkostnaderna, utan har sprungit ur ett växande behov av samarbete, menar Jenny Sandström.

Och hon varnar arbetsgivarna för att enbart se coworkingkontor som en effektiviserings- och besparingsmöjlighet. I Finland, där det samverkansperspektiv som präglar kontoret i Östersund saknats, har hubbarna haft svårt att locka till sig de anställda.

– Deras delade statliga kontor har inte blivit så välbesökta. Men gifter man den finländska modellen med vårt koncept så tror vi att det kan uppstå något väldigt spännande, säger Jenny Sandström.

Distansarbetaren Malin Andersson Junkka hade tidigare ett rum på Mittuniversitetet som hon sällan arbetade i eftersom det var ”tomt, kallt och kalt”. För henne är det avgörande att kontorsmiljön känns givande och stimulerande för att hon ska lägga tid på att åka dit.

Men skulle statsförvaltningen lyckas skapa attraktiva kontor som är öppna för distansarbetare på fler platser i landet tror hon att delade arbetsplatshubbar kan göra statliga jobb mer eftertraktade.

Hon hade inte tackat ja till sin nuvarande tjänst om Regeringskansliet krävt att hon skulle jobba i Stockholm.

– Jag tror det här kan vara grejen för myndigheterna, som har en klang av att vara rätt tråkiga och stela. Kan de erbjuda folk möjligheten att jobba från sina hemorter utan att de måste vara fast i sina hem, tror jag det kan spela stor roll vid rekryteringen. Att jag får välja att sitta här ibland är perfekt, säger Malin Andersson Junkka.

Även för de arbetsgivare som har kontor i samma stad som en coworkingarbetsplats kan de gemensamma ytorna vara betydelsefulla för kompetensförsörjningen, tror community managern Linda Hägglund.

– Samverket visar att det inte behöver vara enformigt att jobba statligt. Här kan du dra i gång projekt tillsammans med andra, du kan lånas ut och din tjänst kan breddas och bli mer intressant. Det tror jag kan gynna det statliga arbetsgivarvarumärket, säger hon.

Men för att nya kontorshubbar ska kunna startas måste flera hinder undanröjas, menar Jenny Sandström. Hon efterlyser ett etableringsstöd för nya coworkingarbetsplatser och att en myndighet får ett nationellt samordnande och övergripande ansvar för hubbarna.

Maria Svensson Wiklander framhåller också vikten av att såväl myndighetsledningar som medarbetare ser värdet av att lägga tid på att nyttja en samverkanshubb, även om organisationerna inte på förhand vet vad de kommer att få ut av den.

Det är tid som kan vara svår att hitta när schemat är pressat och de dagliga produktionskraven är höga, konstaterar hon.

– Många är väldigt stressade och då är det lätt att falla tillbaka i gamla arbetssätt. Men orkar man lyfta blicken och ta ett möte eller samtal här kan det ge nya perspektiv och kanske svaren på en del av de frågor som man brottas med. Det kan i sin tur leda till att man blir mer effektiv eller förnyar sina arbetssätt, säger Maria Svensson Wiklander.

När eftermiddagen kommer samlar Maria Arnstett-Rim ihop sina grejer inne på Samverket för att gå tillbaka till länsstyrelsen. Även om det geografiska avståndet är litet – promenaden är knappt 400 meter – så var det svårt att hinna komma hit när Samverket var nytt, berättar hon.

– För mig tog det lite tid att ställa om, men när jag väl bestämt mig för att vara här så blev det inte krångligt längre. Att arbeta här gör mig gladare och, tror jag, till en bättre medarbetare, säger hon.