Nya sätt att mäta arbetsmiljön

Hur sov du i natt? Hur stressad är du just nu? Hur nöjd är du med ditt sociala liv?

Det är exempel på frågor som de anställda på Arbetsförmedlingen uppmanas att svara på minst en gång i veckan som ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Via en app i telefonen når de enkäten, som består av 15 frågor om det upplevda personliga hälsoläget och den psykosociala arbetsmiljön i stunden.

Det har nu gått tre år sedan Arbetsförmedlingen övergav traditionella medarbetarundersökningar för det verktyg som internt kallas Medarbetarpulsen. Anders Wikström, andre vice ordförande för ST inom Arbetsförmedlingen, säger att det i början var svårt att få medarbetare att svara på enkäten. Och fortfarande är svarsfrekvensen relativt låg, en vanlig vecka ligger den på mellan 65 och 70 procent. Det kan jämföras med den senaste traditionella medarbetarundersökningen från 2014 som hade en svarsfrekvens på 92 procent.

– Motståndet handlar framför allt om att frågorna anses för närgångna. Man tycker helt enkelt inte att arbetsgivaren har att göra med hur man sover om natten eller huruvida man har ett rikt socialt liv, säger Anders Wikström.

Den medarbetare som svarar på enkäten i Medarbetarpulsen får genast ett personligt resultat som för varje kategori visar om nivån är hälsosam eller ohälsosam. Kopplat till det finns information och olika tips. Den som inte sovit så gott under natten kan läsa vidare om sömnkvalitet och lära sig avslappningstekniker. Den som känner sig stressad rekommenderas bland annat en metod för prioritering. Missnöje med det sociala livet bemöts också det med konkreta råd och övningar. En medarbetare som befinner sig på en tydligt ohälsosam nivå i någon kategori rekommenderas även att ta upp saken med närmaste chef, företagshälsovården eller ett arbetsmiljöombud.

Svaren samlas också ihop anonymt på avdelningsnivå. Om det är sju eller fler medarbetare som svarat görs en sammanställning som chefen får del av. Den visar avdelningens eller arbetsgruppens snitt för de olika kategorierna. Tanken är att det på arbetsplatsträffarna ska föras en diskussion kring bakgrunden till resultaten. Alla chefer har fått utbildning i hur de kan leda samtalen där gruppen gemensamt ska jobba fram åtgärder för en bättre arbetsmiljö.

Huvudanledningen till att Arbetsförmedlingen slopade traditionella medarbetarundersökningar till förmån för Medarbetarpulsen var en ambition att följa upp arbetsmiljön kontinuerligt. Tidigare var det svårt att sätta in rätt insatser i rätt tid, berättar Sofie Mattsson, chef på enheten för arbetsmiljö och hälsa.

– Även om medarbetarundersökningarna vi gjorde förut innehöll bra och relevanta frågor så tog det lång tid att få resultatet, analysera det och sätta in åtgärder, säger hon.

Anders Wikström håller med om att de stora medarbetarundersökningarna som gjordes tidigare var otympliga och resultaten svårtydda.

– Det tog flera månader innan resultatet kom och vi skulle börja jobba med det. Men då hade man ju glömt för länge sedan vad man svarade och varför. Underlaget var så att säga redan förbrukat.

På så sätt tycker han att Medarbetarpulsen är bättre, med ett utfall som är mer direkt och går att följa över tid.

Men ett problem är alltså svarsfrekvensen. Anders Wikström ser också potentiella svårigheter med den efterföljande dialogen – där arbetsmiljöproblemen ska identifieras.

– För att till exempel kunna diskutera bakgrunden till dålig sömn krävs ett öppet klimat. Men om man som medarbetare har synpunkter på ledarskapet samtidigt som det är lönerevision om några månader, ja, då håller man kanske tyst ändå.

Medarbetarpulsen är ett exempel på det som kallas för pulsade undersökningar eller pulsmätningar. De har blivit allt populärare och utbudet är i dag stort. Jämfört med traditionella medarbetarundersökningar består de pulsade varianterna av färre frågor som besvaras mer frekvent. Syftet är bland annat att kunna se trender över tid och få direkt återkoppling på förändringar.

Lisa Björk är doktor i arbetsvetenskap och verksam vid Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen. Hon har följt utvecklingen mot pulsade mätningar, inte minst som delaktig i arbetet med medarbetarundersökningar inom regionen. Hon har förståelse för att företag och organisationer ser fördelar med metoden.

– För att kunna arbeta med undersökningsresultat som verktyg krävs nulägesbilder, vilket pulsade mätningar ger, till skillnad mot stora, övergripande sällanmätningar.

Men hon varnar för att öppenheten för andra signaler om ohälsa riskerar att gå förlorad vid frekventa undersökningar av arbetsmiljön.

– Risken är att man tänker att ”det där sköter vi med enkäterna”.

Dessutom ser Lisa Björk en fara med det individperspektiv som präglar många av de pulsade mätningarna, med frågor kopplade till den personliga hälsan.

– Det är inte medarbetarnas sömnmönster som ska kartläggas – det är arbetsmiljön, där är arbetsmiljölagen tydlig.

Hennes största farhåga med pulsade mätningar är att medarbetarna ska tröttas ut av frekventa enkäter och att verktyget bara blir en app i ett myller av it– verktyg som vi förväntas använda på jobbet.

– Det kan säkert vara kul till en början, men med tiden tenderar nog svarsfrekvensen att sjunka. Vilket i sin tur riskerar att underminera alla möjligheter att få en överblick av arbetsmiljön, säger Lisa Björk.

Medarbetarenkäter har varit standard inom de flesta större företag och organisationer i Sverige och övriga västvärlden sedan början av 1990-talet.

Under åren har det riktats kritik mot undersökningarna, bland annat av Peter Svensson, docent i företagsekonomi vid Lunds universitet. I en intervju i Publikt från 2014 säger han att medarbetarundersökningar ofta mäter fel saker och därmed motverkar sitt eget syfte. Han kritiserar bland annat metoden att väga samman svar till olika index, till exempel ”nöjd medarbetarindex” – en metod som han menar urvattnar medarbetarens röst och ger ett abstrakt underlag till handlingsplaner.

Peter Svenssons studie av medarbetarundersökningar följdes av en debatt där enkäterna kritiserades för att vara kostsamma och tidsödande, utan att leda till resultat i form av bättre arbetsmiljö.

Några år efter Publikts intervju med Peter Svensson började ett annat sätt att mäta medarbetarnas välmående, motivation och effektivitet dyka upp på marknaden – de pulsade mätningarna. De har fått stort genomslag i hela västvärlden. Trots det är forskningen skral och det har inte gjorts någon svensk övergripande studie på ämnet.

Publikt har frågat ett antal myndigheter hur de arbetar med medarbetarundersökningar i dag. Några av dem uppger att de fortfarande använder traditionella enkätundersökningar. På Försäkringskassan genomfördes 2019 en myndighetsgemensam medarbetarundersökning och avsikten var att följa upp med en likadan under första kvartalet 2021, men i dagsläget är det oklart om den blir av, berättar Anders Liif, HR–direktör på Försäkringskassan.

– Inom ledningsgruppen för vi just nu en diskussion kring hur ändamålsenlig en till sådan undersökning vore. Vi funderar över vad det är vi vill få ut och överväger vilken metod som vore lämpligast, säger Anders Liif.

Utgångspunkten är, enligt honom, att såväl verksamhetsutveckling som arbetsmiljöarbete bygger på ett fortlöpande utvecklings- och förbättringsarbete på lokal nivå.

– Det kräver involvering, delaktighet och kontinuerliga samtal mellan medarbetare och chef. Med det fokuset rör man sig kanske bort från storskaliga, myndighetsövergripande enkätundersökningar, säger Anders Liif.

Ett flertal av de myndigheter Publikt frågat uppger att de gjort det som Försäkringskassan överväger, nämligen övergett traditionella medarbetarundersökningar för andra metoder. De flesta använder någon form av pulsade enkäter som ett av flera verktyg, bland dem Skatteverket och Migrationsverket.

Vissa av de myndigheter som använder pulsade mätmetoder har skapat egna verktyg, till exempel Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB. Anledningen till det är bland annat att slippa få in ytterligare program och appar i den egna it-miljön och att frågorna ska vara relevanta för verksamheten, berättar Cathrin Dalmo, HR-chef på MSB.

– Det vi vill åt är dialogen mellan chef och medarbetare, säger hon.

För att få till den har myndigheten testat flera olika verktyg, men utan att hitta något som fungerat riktigt bra. Nu har man utvecklat en kort enkät inspirerad av Sveriges kommuner och regioner, SKR, som medarbetarna kommer att få svara på ungefär tre gånger om året.

– Frågorna handlar bland annat om medarbetarskap, ledarskap, engagemang och motivation, och resultatet ska ligga till grund för dialogen, säger Cathrin Dalmo.

I Arbetsförmedlingens medarbetarpuls, som är framtagen av företaget Healthwatch, har frågorna ett mycket tydligt fokus på den psykosociala arbetsmiljön och det personliga hälsoläget i stunden. Vd:n Dan Hasson, doktor i stresshantering och docent i folkhälsa vid Karolinska institutet, förklarar varför med ett exempel om arbetsbelastning och sömn:

– Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter definieras ohälsosam arbetsbelastning som långvarigt hög och utan tillräcklig återhämtning. Hur ska man kunna bedöma återhämtningen om man inte undersöker sömnen, som ju är främsta källan till återhämtning? frågar han retoriskt.

Men mätningen är bara steg ett, menar Dan Hasson. För vad resultatet betyder vet bara den som svarat. En dålig natts sömn kan bero på jobbrelaterad stress, men också annan stress – eller småbarn som skriker, en partner som snarkar, grannar som stör eller vad som helst.

– Det är därför den faktabaserade dialogen om resultaten är så viktig. Vad betyder resultaten? Kan vi se tecken på arbetsrelaterad ohälsa här? Det är bara den dialogen som kan avgöra om åtgärder behövs, och i sådana fall vilka, säger Dan Hasson.

De tips i form av olika övningar som den enskilde medarbetaren får del av efter att ha svarat på frågorna ska inte ses som ett försök att vrida på perspektiven och lägga över ansvaret för att åtgärda arbetsrelaterad ohälsa på individen, menar Dan Hasson.

– Vi har genom en forskningsstudie kunnat visa att de här övningarna har positiva effekter när det gäller mental energi, stresshantering och sömnkvalitet. Det är en hjälp till individen, inte ett sätt för arbetsgivaren att slippa sitt arbetsmiljöansvar.

Men han poängterar samtidigt att arbetstagaren har en skyldighet att vara aktiv i arbetsmiljöarbetet.

– Det betyder inte att man har skyldighet att fylla i någon specifik enkät eller göra övningar, men man har skyldighet att aktivt medverka i arbetsmiljöarbetet, exempelvis genom att delta i dialogen och uppmärksamma arbetsgivaren på områden där åtgärder kan behöva vidtas.

För att arbetsgivaren ska få det faktaunderlag som krävs för att kunna ta sitt arbetsmiljöansvar, behöver medarbetarna lämna nödvändig information, menar Dan Hasson.

– Arbetsgivaren ska inte gissa vad medarbetarna behöver, säger han.

Enligt Sofie Mattsson på Arbetsförmedlingen har myndigheten arbetat mycket för att få medarbetarna att förstå värdet av att de deltar i Medarbetarpulsen.

Även ST har aktivt uppmanat medlemmar att svara på enkäten, berättar Anders Wikström.

– Det är det här verktyget som står till buds för att kartlägga och förbättra arbetsmiljön nu.

Om Medarbetarpulsen hittills bidragit till några förbättringar är dock svårt att säga, menar Anders Wikström.

– Vi kan inte se några skillnader i sjuktal, till exempel. Däremot upplever majoriteten av medarbetarna att diskussionerna om arbetsmiljön, både den psykosociala och den fysiska, har ökat på sistone.

Men om det är en effekt av Medarbetarpulsen eller av coronapandemin är oklart, säger han.

– Nu när alla sitter hemma har de flesta mycket tätare avstämningar med chef och kolleger än tidigare, något som upplevs som positivt.

En annan myndighet som valt att använda Health-

watchs verktyg är Centrala studiestödsnämnden, CSN, där det började införas gradvis för tre år sedan.

Anneli Gårdbäck, avdelningsordförande för ST inom CSN, berättar att det har tagit tid att ställa om till CSN-pulsen, som mätningen kallas på myndigheten.

– Det här är svårt. Dels gäller det att medarbetarna svarar – och svarar ärligt – dels gäller det att få till en bra, kontinuerlig dialog om resultaten. Det är en lärandeprocess och kräver en hel del av ledarskapet, säger Anneli Gårdbäck.

Även på CSN finns det en misstänksamhet och ovilja hos vissa medarbetare att svara på frågorna av integritetsskäl. Men det finns avdelningar där svarsfrekvensen är hög och dialogen bra, och där fyller verktyget sin funktion, menar Anneli Gårdbäck och nämner it-avdelningen som ett exempel.

– Där har diskussionerna lett till positiva förändringar i arbetsprocesserna.

På det stora hela anser Anneli Gårdbäck att CSN-pulsen mäter medarbetarnas arbetsmiljö bättre än traditionella medarbetarundersökningar. Men det finns en känsla av att vissa frågor går förlorade.

– Många medarbetare vill svara på frågor om ledarskap, till exempel. Inom ST har vi arbetat för att vi ibland ska ha temafrågor som komplement till de fasta frågorna, bland annat om ledarskap, men än har det inte hänt, säger Anneli Gårdbäck.

Dan Hasson håller med om att det finns aspekter som går förlorade om man bara använder sig av pulsade undersökningar. I det koncept som han erbjuder via Healthwatch ingår det därför även fördjupande undersökningar. Enligt honom har CSN använt dem några gånger, medan Arbetsförmedlingen valt att med jämna mellanrum komplettera standardfrågorna i enkäten med fördjupande temafrågor om till exempel psykosocial arbetsmiljö, kränkande särbehandling samt hot och våld.

Dan Hasson säger att han förstår att de valt att göra så.

– I stora myndigheter kan det av olika skäl vara smidigare att arbeta med avgränsade undersökningar som fokuserar på utvalda aspekter i stället för större kartläggningar som omfattar många olika ämnesområden, och därmed blir mer komplicerade.

Men Dan Hasson är överlag kritisk till att pulsade mätningar helt ersätter traditionella medarbetarundersökningar.

– Pendeln tenderar alltid att slå från ena sidan till den andra. Men det ena utesluter inte det andra, de fyller olika syften och kompletterar därmed varandra, säger han.

Även Lisa Björk vid Institutet för stressmedicin menar att en kombination av pulsade mätningar och större, djupare undersökningar är rätt väg att gå för ett heltäckande, systematiskt arbetsmiljöarbete:

– Jag tror att det går att värna om både och.