It-system skapar arbetsmiljöproblem

Den digitala utvecklingen har gått snabbt framåt och haft stor påverkan på vårt arbetsliv. I dag ses det inte som något anmärkningsvärt att hela arbetsveckan tillbringas framför datorn. Under och efter pandemin har många inte ens lämnat skärmen när de deltagit i möten.

De digitala verktyg som anställda behöver använda i sin arbetsvardag har blivit allt fler. Tanken är att de ska underlätta och förenkla arbetet. Men i vissa fall kan de också leda till arbetsmiljöproblem.

Det kan handla om teknik eller program som krånglar, eller enorma mängder chattmeddelanden och mejl som kräver snabb återkoppling.

– Trots att vi kanske arbetar framför datorn 95 procent av arbetstiden så är digital arbetsmiljö fortfarande ett relativt eftersatt område, konstaterar Anders Pettersson Klein, som är huvudskyddsombud på Skatteverket.

På hans myndighet finns en uppsjö av olika system som de anställda arbetar i. Hur väl de fungerar varierar kraftigt, vilket gör att den digitala arbetsmiljön kan se väldigt olika ut beroende på vem man frågar.

– Vissa system för beslutsstöd eller ärendehantering är nästintill uråldriga, de har väl 20 till 30 år på nacken. De systemen är då inte särskilt användarvänliga. I nyare program tycker jag ändå att exempelvis användarvänligheten finns med som ett perspektiv, även om det finns mer att önska där också, säger Anders Pettersson Klein.

Förhållningssättet till teknik som e-post och videomötesverktyg är också en del av den digitala arbetsmiljön. Videomötena, som blev betydligt fler under pandemin, är enligt Anders Pettersson Klein ett tydligt bristområde som skapar frustration bland myndighetens medarbetare.

– Det är alltid någon som har nätverksproblem, eller strul med ljud eller kamera, eller så kan det vara ett bildspel som inte fungerar. Det kan handla om den tekniska lösningen eller ett handhavandefel, men det leder oavsett till en sämre digital arbetsmiljö för samtliga.

Brister i den digitala arbetsmiljön kan leda till negativa konsekvenser som stress och en ökad kognitiv belastning, berättar Jonas Söderström. Han är ux-strateg och har i den rollen under många år arbetat med användarvänligheten i olika digitala system. Förra året kom en ny upplaga av hans bok Jävla skitsystem!, vars titel fångar en frustration som många statsanställda kan känna igen sig i.

– På samma sätt som ett dåligt anpassat verktyg som ligger fel i handen kan leda till belastningsskador på arm eller handled kan ett dåligt system belasta vårt tänkande på ett onödigt sätt, säger han.

Hjärnkapacitet som skulle kunna användas till bättre saker slösas då i stället bort på sådant som att komma ihåg krångliga koder eller kommandon.

– Det skapar en onödig stress och gör att vi har mindre tid och ork till att tänka ut andra bra grejer eller lösa viktigare problem.

Det kan också leda till en stor frustration som inte bara är kopplad till det enskilda systemet utan även påverkar jobbet som helhet.

– Om man har blivit polis för att fånga bovar men måste lägga tre timmar på ett rapporteringssystem för att registrera varje ingripande leder det till att man får tampas både med systemet och det egna samvetet. Man känner att ”jag gör inte mitt jobb”. Det är ingen stimulerande eller positiv stress, utan endast tärande, säger Jonas Söderström.

De flesta anställda förväntas i dag klara av att hantera en mängd olika it-system och digitala verktyg. Enligt Jonas Söderström kan det i ett skrivbordsyrke handla om mellan 20 och 30 program en vanlig dag. Under de senaste åren, när distansarbetet blivit mer omfattande, har det dessutom tillkommit en handfull nya system för digitala möten.

– Skulle det bara handla om ett enskilt system som krånglar lite grann är det oftast ingen fara. Problemen uppstår snarare när vardagen innehåller många olika system och de tillsammans leder till en för stor total belastning.

Det krävs inte att varje enskilt system fungerar uselt för att situationen ska bli problematisk, framhåller Jonas Söderström.

– Det kan räcka med små brister som i längden och i en helhet blir väldigt irriterande. Ett program kanske är instabilt och kraschar ibland, ett annat är dåligt designat och kräver många klick av mig som användare.

Problemen med användbarhet och effektivitet finns sällan i de största och mest välkända programmen, utan i system utvecklade för mer specifika syften, konstaterar han.

– Det kan handla om system för incidentrapportering, ett särskilt system för livsmedelsinspektörer, eller systemen för tågplanering och för a-kassorna som har skapat enorma problem.

I sådana system finns inte samma konkurrens eller konsumenttryck som hela tiden ställer krav på uppdateringar och förbättringar.

Oavsett om de mer specifika systemen är upphandlade eller egenutvecklade är det inte alltid som budgeten ger utrymme för de uppdateringar som skulle krävas för att få dem att fungera bättre. I stället blir det upp till de anställda att lära sig hantera eventuella problem och hitta vägar runt dem.

Just på den punkten anser Jonas Söderström också att staten och den övriga offentliga sektorn kan skilja ut sig i en negativ bemärkelse. Han förklarar med ett exempel: skaffar ett företag i det privata näringslivet ett system för att styra svarvningen av hjulaxlar så investerar man i det tills det funkar.

– De kan ju inte leverera krokiga hjulaxlar. Men i offentlig sektor upphandlas ett system och sedan är oftast pengarna för det ändamålet slut. Fungerar inte programmet som det ska får användarna bära den bördan tills licensen löper ut, säger han.

Att den digitala arbetsmiljön inte får den uppmärksamhet den förtjänar är något både skyddsombud och experter tycks vara överens om. Jan Gulliksen är professor i människa–datorinteraktion och vicerektor med ansvar för digitalisering på Kungliga Tekniska högskolan, KTH. Han har länge intresserat sig för den digitala arbetsmiljön och försökt bidra till att den ska få större utrymme.

– Under en vanlig skyddsrond kanske arbetsgivare och skyddsombud tittar på om en bokhylla är ordentligt fastskruvad eller om kontorsstolen är korrekt inställd. Men jag har aldrig varit med om att någon frågat mig om jag får för mycket e-post eller om det är för långa svarstider i it-systemen, säger Jan Gulliksen.

Hans uppfattning är att digitala verktyg och it-system inte har setts som en del av arbetsmiljön, utan snarare glömts bort.

– En anledning till det kan vara att det är lite osynligt. Det är något som pågår på skärmen och inne i ens huvud. Därför är det inte lika påtagligt som en bullrig miljö eller dålig ergonomi.

En orsak till att arbetsmiljöperspektivet har blivit eftersatt kan också vara att den digitala utvecklingen hela tiden har drivits av personer med teknisk kompetens, menar Åsa Cajander, som är professor vid Uppsala universitet och har forskat om digitalisering och arbetsmiljö i över 20 år.

– De personerna har hela tiden jobbat utifrån en teknikoptimism och tankar kring effektivisering, rationalisering och ekonomiska vinster, och deras röster har blivit väldigt dominanta. Men de har saknat kompetensen kring arbetsmiljöfrågor och hur vi människor påverkas av tekniken, säger hon.

För att komma åt det problemet behöver man säkerställa att arbetsmiljö och andra viktiga perspektiv ges ett större utrymme vid systemutveckling, menar Åsa Cajander.

– Allt är så slimmat i dag. I systemutvecklingen jobbar man med agila metoder och korta sprintar. Det ska vara snabbt och effektivt. Experter som kan bidra i frågor som diskriminering, lika villkor eller arbetsmiljö får därför inte plats. Man fokuserar på det tekniska och att lösa ett enskilt problem, och tänker inte på helheten.

Även de anställda som arbetar i systemen har ofta små möjligheter att få gehör för sina önskemål och behov. I en undersökning som Fackförbundet ST genomfört uppger nästan 45 procent av de svarande medlemmarna att de inte alls eller bara i liten grad kan påverka sin digitala arbetsmiljö.

För att kunna påverka utvecklingen av nya system i tillräckligt stor utsträckning är det viktigt att ta in arbetsmiljöperspektivet så tidigt som möjligt, framhåller Åsa Cajander. Annars är det lätt att missa aspekter som är svåra att åtgärda i efterhand.

– Konsekvenserna av det sitter vi med varje dag. Dålig säkerhet eller funktionalitet. System som inte går att använda tillsammans. Eller saker som inte fungerar eftersom man inte tänkt på i vilket sammanhang systemet ska användas i.

Åsa Cajander anser också att det finns ett stort behov av att utveckla vår kunskap om den digitala arbetsmiljön.

– Vi behöver verkligen veta mer. När det gäller den fysiska arbetsmiljön är vi medvetna om att vi ska undvika tunga lyft. Men vad är motsvarigheten i den digitala arbetsmiljön? Vad är det som vi verkligen inte ska utsätta oss för? Där behöver vi mer forskning, säger hon.

Jan Gulliksen på KTH framhåller också vikten av att skyddsombud får ta del av den grundläggande kunskap och information som redan finns, så att den digitala arbetsmiljön får den uppmärksamhet han tycker att området förtjänar och behöver.

– Många skyddsombud känner nog inte riktigt att de har kunskapen som krävs för att granska den digitala arbetsmiljön. Digital arbetsmiljö behandlas inte i samma utsträckning som andra områden på skyddsombudskursen och ingår sällan i det systematiska arbetsmiljöarbetet, säger han.

Huvudskyddsombudet Anders Pettersson Klein på Skatteverket ser ett uppdämt behov av kunskap om den digitala arbetsmiljön.

– Det finns massor med böcker om skyddsombudsrätt, grupputveckling och organisatorisk och psykosocial arbetsmiljö. Men det finns väldigt lite skrivet om digital arbetsmiljö. Det finns inte heller några utbildningar i ämnet. Det känns inte som att fackförbunden har tagit i frågorna och jag tycker inte att det finns mycket stöd från ST specifikt heller, säger han.

Emma Erak, huvudskyddsombud på Försäkringskassan, instämmer i att frågorna behöver få ett större utrymme och tror att högre kompetens i skyddsorganisationen är en viktig del i det.

– Vi saknar till stor del utbildning i digital arbetsmiljö och behöver framför allt mer kunskap om hur den kognitiva belastningen påverkar anställda. Jag upplever att den kompetensen saknas även på arbetsgivarsidan. Vi kan sitta och prata om brister i enskilda system, men diskuterar aldrig en helhetsbild av vår digitala arbetsmiljö, säger hon.

På ett övergripande plan bedömer Emma Erak ändå att den digitala arbetsmiljön på Försäkringskassan fungerar bra. Men det finns några tydliga bristområden, menar hon.

– Vi skulle behöva bli bättre på riskbedömningar när vi inför nya system. Likt många andra har vi också en digital skuld, med många gamla handläggningssystem som skulle behöva fasas ut. Det är förstås till stor del en budgetfråga, säger hon.

Det finns arbetsplatser som börjat titta närmare på den digitala arbetsmiljön. Kai-Mikael Jää-Aro är huvudarbetsmiljöombud på Södertörns högskola och jobbar på institutionen för natur, miljö och teknik, där ett arbete med att undersöka hur it-systemen fungerar precis har påbörjats.

– Det här har varit en fråga som legat och puttrat rätt länge. Vi behöver inte bekymra oss för att någon ska ramla ned i ett fat med kokande syra, utan de flesta av oss sitter framför datorn i stort sett hela dagarna. Därför är det viktigt att den digitala arbetsmiljön fungerar, säger han.

På initiativ av prefekten har hans egen institution börjat arbeta med frågorna i liten skala. Arbetsgivare och skyddsorganisation har tillsammans tagit fram ett kort frågeformulär som fokuserar på de administrativa verktyg som är obligatoriska på högskolan. Därefter har de valt ut anställda slumpmässigt och ställt frågor om hur systemen fungerar och vad som är besvärligt eller stressande.

Hittills är bilden att den digitala arbetsmiljön på institutionen är hyfsat god. Men några problem har upptäckts i samband med undersökningen.

– Vi kunde bland annat se att det är svårt att hitta information på intranätet och att sökfunktionen där är begränsad. Bara att ta reda på en sådan sak som när nästa termin börjar kan vara svårt, säger Kai-Mikael Jää-Aro.

Även de administrativa ekonomisystemen orsakade problem, fann man i granskningen.

– Det är program som man som vanlig anställd kanske bara använder några gånger per år och där logiken inte är uppenbar. Där skulle man vilja ha ett gränssnitt som är lite mer anpassat och hjälper mig som användare.

Förhoppningen är att de metoder som använts på institutionen på sikt ska kunna utvecklas och sprida sig till hela högskolan.

– Sedan är ett problem att det kan vara svårt att göra något åt det som inte fungerar. Mjukvaran är redan inköpt och det är inte alltid som den går att förändra. Det är en sak att identifiera problemen och en helt annan att faktiskt göra något åt dem, säger Kai-Mikael Jää-Aro.

Varken på Skatteverket eller Försäkringskassan följs den digitala arbetsmiljön i dag upp på ett regelbundet sätt. Det är något Skatteverkets huvudskyddsombud Anders Pettersson Klein ser som ett problem.

– Jag har jobbat för att få in det. Men arbetsgivaren har hittills velat att de här frågorna hanteras i dialog mellan chef och medarbetare. Gör vi en egen mätning utan arbetsgivaren kan det bli svårt att använda eller få gehör för svaren, säger han.

Anders Pettersson Klein tycker att det är viktigt att få en ordentlig överblick på området och har därför försökt lyfta möjligheten att lägga till några frågor om den digitala arbetsmiljön i de undersökningar som redan görs. Men han har inte fått med sig arbetsgivaren.

– Genom att undersöka det här regelbundet ser vi till att frågorna inte glöms bort och att vi lägger fokus på rätt saker. Det leder i sin tur till en bättre digital arbetsmiljö. I dag förlitar vi oss i stället till stor del på att de som utvecklar programmen också tänker på arbetsmiljön.

Utöver att den digitala arbetsmiljön på Skatteverket ska hanteras i dialogen mellan medarbetare och chef är det också uttalat att de anställda på myndigheten ska involveras i utvecklingen av nya system. Exempelvis fick anställda på folkbokföringen nyligen tycka till om systemförändringar.

– När det är nya system på gång får medarbetare i alla fall ibland vara med och uttrycka sina behov. Där hoppas vi att de är med och lägger förslag på förändringar som gynnar den digitala arbetsmiljön. Men det är som sagt ingenting som följs upp. Sannolikheten att den digitala arbetsmiljön blir bättre ökar förstås om medarbetare involveras, säger Anders Pettersson Klein.

Emma Erak på Försäkringskassan pekar också på behovet av att uppdatera Arbetsmiljöverkets föreskrift på området, ”Arbete vid bildskärm”, som kom 1998.

– Föreskriften handlar mer om den fysiska hårdvaran och väldigt lite om mjukvaran. Där behöver vi mer stöd. Arbetsmiljöverket skulle behöva utveckla hur man ser på den kognitiva arbetsbelastningen, hur den påverkar vår hjärna, men också bättre beskriva vad man menar med begrepp som ett ”för styrt arbete”, säger hon.

Även forskaren Jan Gulliksen anser att en uppdatering av föreskriften skulle vara välkommen.

– Det skulle kunna ge ytterligare bränsle till frågan om den digitala arbetsmiljön, säger han.

Arbetsmiljöverket inledde tidigare i år en treårig utvecklingsinsats med syftet att få mer kunskap om hur digitaliseringen påverkar arbetsmiljön och vilka effekter det kan få, berättar Linda Svahn, som arbetar på myndigheten och leder insatsen.

– Vi har gjort förstudier under några år. I den senaste var en av rekommendationerna att fortsätta ett arbete med de här frågorna i programform. Det innebär att vi jobbar på tvären i myndigheten och involverar flera av våra avdelningar. Det blir ett samlat grepp med flera olika kompetenser, säger hon.

Arbetet är precis i startgroparna. Vilka delar eller aktiviteter som kommer att ingå i det kan Linda Svahn därför inte svara på.

– Vi kommer att jobba stegvis i programmet. Eftersom utvecklingen går så snabbt framåt på det här området är det svårt att sätta en plan för alla tre åren på en gång. I takt med att vi bygger mer kunskap kommer vi att välja ut ett antal fokusområden.

Att myndigheten nu inlett en utvecklingsinsats beror enligt Linda Svahn på att digitaliseringen under de senaste åren blivit alltmer omfattande.

– Digitaliseringen går hela tiden snabbare och är en stor förändringsfaktor i samhället i dag. Den kommer att förändra hur vi jobbar och därmed också påverka arbetsmiljön. Därför behövs en satsning på det här området, säger hon.

Parallellt med Arbetsmiljöverkets arbete kommer den europeiska arbetsmiljömyndigheten EU-OSHA att driva en treårig kampanj under namnet ”Friska arbetsplatser i ett digitalt arbetsliv”. Arbetsmiljöverket deltar i kampanjen som en av flera aktörer i Sverige.

På EU-nivå pågår även ett arbete med att uppdatera bildskärmsdirektivet, som ligger till grund för den svenska arbetsmiljöföreskriften.

– Det tar tid att ändra en föreskrift. Eftersom vi vet att en ändring av bildskärmsdirektivet är på gång avvaktar vi den processen, säger Linda Svahn.

Huvudskyddsombudet Emma Erak på Försäkringskassan hoppas att den digitala arbetsmiljön ska få större uppmärksamhet under de kommande åren.

– Jag känner att vi behöver mer stöd i de här frågorna och tydligare besked om vad vi ska vaka över i utvecklingen av den digitala arbetsmiljön. Politiker behöver också ta ett större ansvar för den här frågan.