Hård kamp om kompetensen när myndigheterna rekryterar

”Det senaste året har det varit väldigt mycket svårare att tillsätta vakanser inom samtliga yrkesområden. Det är inte unikt för oss, utan vi har länge pratat om och vetat att det skulle uppstå en kompetensbrist på arbetsmarknaden i framtiden. Jag tror att den framtiden är här nu”, säger Camilla Hallberg.

Hon är enhetschef för kompetensförsörjningen på Skatteverkets HR-avdelning och märker tydligt att det har blivit tuffare för myndigheten att rekrytera efter coronapandemin.

Intresset för Skatteverkets utannonserade tjänster har minskat, rekryteringsprocesserna tar längre tid och måste allt oftare tas om – antingen för att det saknas sökande med rätt kvalifikationer eller för att de som har sökt tjänsterna får andra jobberbjudanden och drar tillbaka sina ansökningar.

Detta är svårigheter som Skatteverket delar med många andra arbetsgivare, både offentliga och privata.

Rubriker om inställda tågavgångar, köer på flygplatser, långa handläggningstider och stängda behandlingsplatser belyser visserligen disparata samhällsproblem, men har en gemensam nämnare – personalbrist.

Och såväl arbetsgivare som fackligt förtroendevalda som Publikt har talat med vittnar om att bemanningen är en tilltagande huvudvärk inom vitt skilda statliga verksamheter. Den sedan länge pågående dragkampen om it-personal fortsätter, men kompetensbristen märks nu även på en rad andra områden.

Säkerhetspersonal, upphandlare, ekonomer, registratorer, lärare, psykologer, jurister, civilingenjörer, HR-personal och löneadministratörer är några yrkeskategorier där det blivit svårare att tillsätta tjänster, men listan kan göras längre.

På Centrala studiestödsnämnden, CSN, ser STs avdelningsordförande Anneli Gårdbäck att myndigheten börjar få likartade utmaningar att locka – och behålla – personal på handläggarsidan som man tidigare främst har haft på it-området.

– Att hoppa mellan jobb för att trissa upp lönerna, som man länge har gjort på it-sidan, har inte varit möjligt för tjänstemän som studiestödsutredare tidigare. Suget efter deras kompetens har inte varit så stort, men nu ser jag samma tendenser bland handläggare också. Det är verkligen arbetstagarnas marknad just nu, säger hon.

Svårigheten att rekrytera personal gäller även tjänster med lägre formella utbildningskrav. Både Kriminalvården och Statens institutionsstyrelse, SiS, har i dag problem att klara sin grundbemanning.

Trots att SiS för knappt två år sedan tog bort kravet på eftergymnasial utbildning för behandlingsassistenter kvarstår rekryteringsutmaningen, berättar Thord Jansson, STs avdelningsordförande på SiS.

Vid fjolårets slut hade myndigheten, som har tvingats dra ned på antalet behandlingsplatser på grund av personalbrist, runt 150 till 200 vakanta tjänster.

– Även om kraven är lägre för behandlingsassistenter har vi fortsatt vissa problem att rekrytera även i den yrkeskategorin. Svårigheterna gäller alla befattningar inom SiS och innebär en oerhört ansträngd situation för personalen. För oss är det en verklig kris. Personligen undrar jag vad alla jobbar med efter pandemin, säger Thord Jansson.

Att kompetensbristen har eskalerat sedan covidrestriktionerna togs bort bekräftas av de statliga myndigheternas arbetsgivarorganisation Arbetsgivarverket.

I Arbetsgivarverkets senaste kompetensbarometer, som publicerades i december, hade 91 procent av de svarande arbetsgivarna brist på lämpliga sökande vid rekrytering till statliga tjänster. Det är det högsta bristtalet som har noterats sedan mätningarna startade i mitten av 1990-talet.

Samtidigt blir det också allt svårare att behålla personal. I höstens mätning svarade en tredjedel av arbetsgivarna att detta var ett problem. För ett år sedan, hösten 2021, var motsvarande siffra 12 procent.

De växande utmaningarna syns även i Arbetsförmedlingens senaste prognos för utvecklingen på arbetsmarknaden. Enligt rapporten har bristen på utbildad arbetskraft nått historiskt höga nivåer både inom det privata näringslivet och i offentlig sektor.

Roger Vilhelmsson, chefsekonom på Arbetsgivarverket, ser flera orsaker till rekordnoteringarna. I grunden menar han att det handlar om en allmän, mångårig trend på arbetsmarknaden med en ökande konkurrens om kvalificerad arbetskraft, som tilltagit i takt med kunskapssamhällets framväxt och en ökad digitalisering. Ett onormalt starkt konjunkturläge och en strukturell brist på kompetens inom it-sektorn är ytterligare två viktiga förklaringar. Därtill har en ”pandemieffekt” spätt på svårigheterna, anser Roger Vilhelmsson.

– När samhället öppnade upp igen såg vi ett ”kosläpp” i ekonomin och många började anställa. Det ledde till att efterfrågan på arbetskraft ökade ovanligt mycket, vilket har satt sina spår också hos oss, säger han.

Trots att arbetslösheten i år spås öka när Sverige går in i en lågkonjunktur bedömer Arbetsförmedlingen att rekryteringssvårigheterna består de kommande åren. Enligt myndigheten är det främsta skälet en tydlig obalans på arbetsmarknaden, där tillgången på kompetenser inte motsvarar de krav som ställs.

Samtidigt som bristen bedöms kvarstå inom många yrken, främst bland offentliga verksamheter, väntas personalbehoven i samma verksamheter öka när andelen äldre i befolkningen stiger.

Att konkurrensen om arbetstagarna har hårdnat har gjort tiden som en rekryteringsprocess tar till en kritisk fråga. Det är något som ligger statliga myndigheter som Skatteverket i fatet, anser Anders Tell, STs avdelningsordförande på myndigheten.

Medan privata företag kan erbjuda en tjänst till en arbetssökande samma dag som en intervju har ägt rum tar processen inom statsförvaltningen, som noga ska väga de sökandes förtjänst och skicklighet mot varandra, betydligt längre tid.

På Skatteverket, liksom på många andra myndigheter, krävs i vissa fall dessutom en säkerhetsprövning av de sökande och en registerkontroll som görs av Säkerhetspolisen.

– Under den tiden hinner sökande få andra jobb på den privata sidan. Så när vi väl får tag i den kompetensen som vi behöver har arbetstagaren ofta ett mycket gott löneförhandlingsläge. I dag köper man in personal till nästan vilka löner som helst, säger Anders Tell.

De stigande ingångslönerna är något som allt fler erfarna medarbetare på Skatteverket reagerar mot, berättar han.

– En anställd med massa erfarenhet kan få handleda en nyanställd som tjänar många tusenlappar mer, trots att hen inte har jobbat på Skatteverket förut och har mycket nytt att lära. Det är klart att känslan av orättvisa ökar i takt med att lönegapet växer, säger Anders Tell.

Detta är en beskrivning som återkommer i Publikts samtal med STs förtroendevalda, som ser ett växande missnöje på sina arbetsplatser med löneklyftor mellan nyanställda och mångåriga medarbetare. De är också eniga om att löneskillnaderna försvårar kompetensförsörjningen när de leder till att erfarna kollegor säger upp sig för mer välbetalda jobb.

STs avdelningsordförande på CSN, Anneli Gårdbäck, berättar att ingångslönerna har stuckit i väg snabbt. Handläggare som klev in på myndigheten så sent som 2020 har redan halkat efter nyanställda.

– Det är anmärkningsvärt, för det har bara gått två år. När de som anställdes då inser att löneläget på arbetsmarknaden har förändrats slutar de för mer välbetalda jobb. Även gamla trotjänare ser sig om efter nya jobb. De sliter med att lära upp de nya men sitter med bedrövliga löner. En del av dem ligger i den nedre halvan av lönebilden, säger Anneli Gårdbäck.

Ska CSN bromsa personalomsättningen krävs lönejusteringar, inte minst för personal med lång erfarenhet, anser hon.

Fredrik Ejresund, förhandlingsansvarig på CSNs HR-avdelning, upplever att det i grunden finns en förståelse bland personalen för att myndigheten anpassar sig till marknadsläget när nyanställdas löner sätts. Men han ser också att de växande löneskillnaderna börjar bli utmanande.

– Det finns en hygiengräns för när skillnaden mellan nyanställd och erfaren personal blir för stor. Den gränsen börjar vi närma oss nu, och vi behöver arbeta vidare med frågan, säger han.

Om det kommer att utmynna i en lönesatsning för rutinerade medarbetare på CSN är ännu för tidigt att säga, enligt Fredrik Ejresund.

Inom kriminalvården hörsammades liknande krav på lönejusteringar ifjol. Då fick kriminalvårdare och frivårdsinspektörer med lång anställningstid ett extra lönepåslag.

Det var ett steg i rätt riktning, tycker Joachim Danielsson, STs avdelningsordförande inom Kriminalvården. Samtidigt understryker han att lönefrågan inte ensam är lösningen på den bemanningskris som myndigheten står inför.

Kriminalvården, som ska expandera kraftigt de närmaste åren, har i nuläget inte tillräckligt många sökande för att kunna växa i den takt och omfattning som behövs.

Personalbristen får också direkt påverkan på arbetsmiljön och arbetstidsförläggningen för de befintliga medarbetarna, menar Joachim Danielsson, som varnar för att det i sin tur leder till uppsägningar och nya rekryteringsbehov.

– Att vi har en ökad personalrörlighet och svårighet att bemanna verksamheten ökar belastningen och försämrar arbetsmiljön. Vi ser att sjuktalen stiger. Man tvingas arbeta mer flexibelt, mer övertid och med allt större rotation på kollegorna. Jag är rädd att vi till slut når en punkt där det inte går att bedriva en trygg och säker verksamhet, säger Joachim Danielsson.

Detta är en problembild som i stor utsträckning delas av Thord Jansson, STs avdelningsordförande på SiS, som konstaterar att personalbristen påverkar såväl säkerheten som vården.

– Får vi inte tag i tillräckligt med folk kan det i vissa situationer bli på gränsen till riskfyllt ensamarbete, och det får inte förekomma. Att det förekommer en hel del hot och våld bidrar också till att det är svårt att rekrytera. Folk vill inte behöva vara rädda för att gå till jobbet, säger han.

På flera punkter får de fackligt förtroendevalda på Kriminalvården och SiS också medhåll av arbetsgivarna. De delar uppfattningen att det krävs ett långsiktigt arbete med förbättrad lönebildning, arbetsmiljö och arbetstidsförläggning för att myndigheterna ska klara kompetensförsörjningen.

Strax före årsskiftet aviserade SiS en särskild lönesatsning för behandlingsassistenter och behandlingspedagoger som arbetat länge på myndigheten. Det pågår också en dialog om hur scheman kan förbättras.

För Kriminalvårdens del utesluter myndighetens HR-direktör Stina Nyström inte några åtgärder för att minska utflödet av personal och locka nya medarbetare.

– Vi är under väldigt hårt tryck och måste arbeta samtidigt på alla fronter, till exempel med en förbättrad arbetsmiljö, med lönebildningen och med arbets- och anställningsvillkor som är konkurrenskraftiga. Det är ett arbete som pågår, säger Stina Nyström.

Flera andra fackligt förtroendevalda som Publikt har talat med delar bilden att svårigheter att rekrytera och behålla personal medför arbetsmiljöproblem. Även om arbetsuppgifter omfördelas och omprioriteras kan långa vakanser ge en ökad arbetsbörda.

Både fackliga företrädare och arbetsgivarrepresentanter understryker också att det vilar ett tungt ansvar på rutinerade kollegor när nyanställda ska introduceras.

På Trafikverket ser HR-specialisten Per Åke Ferngren att en allt högre personalomsättning efter pandemin sliter på organisationen.

– Det är utmanande ur ett arbetsmiljöperspektiv att vi just nu har ett högre inflöde av nya medarbetare och chefer. Det tar mycket energi och långsiktigt behöver vi komma till rätta med den situationen. Jag ser en fara i att vi periodvis får jobba för hårt, och det finns en risk att vi inte mår bra av det. Det är viktigt att alla får arbetsro och en bra arbetsmiljö, säger Per Åke Ferngren.

Han ser det därför som betydelsefullt att Trafikverket och fackliga representanter nyligen har enats om hur de kollektivavtalsreglerade lokala omställningsmedlen ska användas för att stärka myndighetens kompetensförsörjning.

Målet är att möta de omställningsbehov och rekryteringssvårigheter som även Trafikverket upplever genom en satsning på intern kompetensutveckling och kompetensväxling.

– Tidigare har arbetsgivare ofta haft ett stort fokus på att rekrytera för att klara sin kompetensförsörjning och kanske förbisett möjligheten att de egna medarbetarna är en resurs som kan utnyttjas i högre grad. Där har vi nu flyttat fram positionerna, säger Per Åke Ferngren.

Det välkomnas av ST-avdelningens ordförande Jerk Wiktorsson.

– Det gör Trafikverket till en attraktiv arbetsplats och ger arbetstagarna en ökad trygghet. Det är viktigt att anställda ser att arbetsgivaren värdesätter att man är kvar på myndigheten och vill satsa på en även när ens kompetens börjar bli gammal, i stället för att man bara nyrekryterar, säger han.

Omställningsmedlen ska även användas till utbildning av nyanställda som omgående behöver ett kompetenslyft. I bristyrken, främst på it-sidan, har Trafikverket vid vissa tillfällen tvingats anställa personal med en lägre kompetensnivå än vad som egentligen behövs. Medarbetarna rustas sedan internt med den spetskompetens som krävs.

– Att arbetsgivare startar egna utbildningar och erbjuder utbildning med lön är en generell trend som även vi sneglar på. Jag tror att det är något som vi som arbetsgivare kommer att behöva ta ett större ansvar för framöver, säger Per Åke Ferngren.

Camilla Hallberg på Skatteverkets HR-avdelning bedömer att även hennes myndighet kan behöva satsa mer på omskolning av befintlig personal i framtiden. Hon ser också att Skatteverket i större utsträckning kan behöva revidera sina kvalifikationskrav, något som ST inom myndigheten har efterlyst för att vidga rekryteringsbasen till lägre kvalificerade jobb.

– Jag tror att vi i framtiden kan behöva rekrytera mer på potential, snarare än att vi har väldigt många skarpa ska-krav. Än så länge har det skett i vissa fall, men det är en lösning som jag tror att vi behöver titta mer på framåt, säger Camilla Hallberg.

Flera andra arbetsgivare som Publikt talat med har också i större utsträckning börjat rekrytera juniora medarbetare. Det finns även myndigheter och bolag som startat egna traineeprogram för nyutexaminerade.

Att detta är en generell trend bekräftas av Sofie Andersson, tidigare utredare på Arbetsgivarverket och en av författarna till den rapport om statens framtida kompetensbehov som myndigheten gav ut 2021.

Hon ser att allt fler arbetsgivare sätter ihop nya arbetsgrupper där senior och junior kompetens kompletterar varandra.

– Vi tror också att det finns potential i att jobba mer systematiskt med kompetensutveckling av personal, både genom det som brukar kallas upskilling, det vill säga att uppdatera kompetensen som medarbetarna redan har, och reskilling, att tillföra medarbetare helt ny kompetens, säger Sofie Andersson.

Hon menar att arbetsgivare kommer att bli tvungna att prova nya lösningar när utbudet av kompetens inte matchar efterfrågan. Att några statliga myndigheter efter pandemin har börjat söka personal inom större geografiska områden och låter nyanställda välja placeringsort ser hon som ett exempel på ett sådant nytänkande.

Kronofogdens it-avdelning, som tidigare var knuten till huvudkontoret i Sundbyberg, har sedan två år tillbaka anställt kollegor runt om i landet. Det har underlättat rekryteringen till flera bristyrken, enligt Julian Firpo, it-strateg, som ansvarar för avdelningens strategiska kompetensförsörjning.

Än så länge krävs det att medarbetarna bor på pendlingsavstånd till någon av de 32 orter där Kronofogden har kontor. Men på längre sikt hoppas Julian Firpo att det ska vara möjligt att anställa personal även utanför Sveriges gränser. Han berättar att det är en möjlighet som myndigheten nu undersöker, men betonar att flera hinder återstår att hantera innan det kan bli aktuellt, såsom informationssäkerhetskrav och skatteregler.

– Vi tror till exempel att det kan finnas svenskar i utlandet som kan vara intresserade av att arbeta för oss. Men det handlar också om att vi måste behålla den personal vi har. Har vi en medarbetare som har hus i Spanien och som vill arbeta därifrån i ett halvår vill vi kunna erbjuda den möjligheten, säger Julian Firpo.

En annan lösning som Julian Firpo lyfter fram är ett utökat samarbete inom statsförvaltningen. Att Kronofogden just nu hyr in it-utvecklingsteam från Försäkringskassan är ett exempel på en samverkan som han vill se mer av.

En ökad in- och utlåning av personal mellan myndigheter är något som flera arbetsgivare beskriver som en viktig pusselbit för att möta rekryteringsutmaningarna. Det förordas också i en utredning som överlämnades till regeringen i höstas.

Att se staten som en koncern med många olika karriärvägar tror Arbetsgivarverkets chefsekonom Roger Vilhelmsson kan gynna både arbetsgivare och arbetstagare.

– In- och utlåning är en stor fråga som många myndigheter är intresserade av. Att man kan låna personal av varandra och låta anställda jobba hos olika myndigheter i olika perioder för så klart med sig arbetsrättsliga utmaningar, men har också stor potential, säger han.

Trots att en annalkande lågkonjunktur kan komma att mildra kompetensbristen de kommande åren är kompetensförsörjningen fortsatt en stor utmaning för statliga arbetsgivare, enligt Arbetsgivarverket.

Arbetsgivarverkets prognos, som bygger på antagandet att andelen statsanställda som del av befolkningen inte förändras och att personalomsättningen i staten ligger kvar på dagens nivå, visar att det behövs nästan 350 000 nya statsanställda mellan 2020 och 2030. Även om prognosen är osäker ger den en fingervisning om hur omfattande rekryteringsbehoven är, enligt Arbetsgivarverket.

Klart är att pensionsavgångar och en tudelad arbetsmarknad, där många saknar högre utbildning, ställer stora krav på utbildningssystemet, menar Roger Vilhelmsson. Det innebär också att en fortsatt digitalisering och effektivisering av verksamheterna är nödvändig, anser han.

– När konkurrensen om högutbildade fortsätter att öka måste vi ha en digital och teknisk utveckling som gör att vi kan rationalisera och automatisera statsförvaltningen för att minska behovet av rekryteringar.

Utöver den generella utvecklingen på arbetsmarknaden har myndigheternas ekonomi också stor betydelse för möjligheterna att rekrytera, understryker Roger Vilhelmsson, och konstaterar att anslagen för löner utvecklas svagt under 2023.

Även fackliga företrädare som Publikt har talat med ser fortsatta utmaningar vad gäller kompetensförsörjningen, men ger samtidigt också uttryck för förhoppningar om att bemanningskrisen kan medföra positiva förändringar.

STs avdelningsordförande inom Kriminalvården, Joachim Danielsson, ser möjligheter till förbättrade villkor för arbetstagarna när delar av den offentliga sektorn skriker efter personal. Men då krävs att frågan behandlas som ett samhällsproblem och inte lämpas över på enskilda myndigheter, menar han.

– Jag tror att det är möjligt med ett paradigmskifte i synen på bemanningsförsörjningen i välfärden. Vi kan inte bara prata om lön utan behöver titta på andra faktorer, såsom arbetstidsförkortning och pensionsvillkor, om vi ska klara detta. Lösningen kan inte bara vara att öka arbetsbelastningen för dem som jobbar, säger Joachim Danielsson.

Även STs förhandlingschef Åsa Erba Stenhammar hyser förhoppningar om att kompetensbristen kan gagna arbetstagarna och vara en förhandlingsfördel för facken. Ska staten klara utmaningarna måste frågor som bättre arbetsmiljö, konkurrenskraftiga löner, utvecklade anställningsvillkor och en högre grad av flexibilitet och möjlighet till distansarbete komma upp på agendan, menar hon.

– Att vår motpart ser att kompetensförsörjningen är ett problem är klart positivt. Förhoppningsvis gör det att vi inte står på olika sidor när det gäller synen på arbetsvillkor och löner, utan att detta blir ett gemensamt intresse, säger Åsa Erba Stenhammar.

Men, konstaterar hon, än så länge saknas det en samsyn om hur problemen ska lösas.

– Vi ser en del positiva tecken på att arbetsgivare i högre grad arbetar för att behålla personal, men det görs inte tillräckligt. Ska man klara detta krävs åtgärder över hela spektret, säger Åsa Erba Stenhammar.