Frisk satsning på arbetsmiljön

Idén till en särskild arbetsmiljösatsning föddes när de fackliga parterna diskuterade vad som skulle hända med de pengar som fanns kvar från den nedlagda företagshälsovården Statshälsan. ST hade då gjort två arbetsmiljöenkäter bland medlemmarna, 1999 och 2001, där det framgick att psykosociala besvär var vanliga. Vid den tidpunkten var Åke Hedbom ombudsman på ST.

–Vi hade sett i STs arbetsmiljöundersökningar, i vårt arbete kring tystnaden på jobbet och med datorarbetsmiljöer att det behövdes en bred satsning på arbetsmiljön.

STs engagemang i arbetsmiljöfrågorna hade lett till en överenskommelse i det centrala avtalet, Rals, om lokalt arbetsmiljöarbete. När parterna också kom överens om hur Statshälsans pengar skulle användas kunde Satsa Friskt dra igång. Myndigheter och verk fick ansöka om bidrag inom de områden som Satsa Friskt beslutat att inrikta sig på:

• Organisation – ledning – delaktighet
• Människa – IT
• Rehabilitering
• Hot och våld
• Friskvård
• Fysisk arbetsmiljö

Hittills har 150 miljoner kronor betalats ut, och myndigheterna har själva bidragit med minst lika mycket. De enskilda projekten ska leda till minskad sjukfrånvaro, bättre arbetsmiljö och bättre samverkan i arbetsmiljöfrågor.

Satsa Friskt avslutas under 2009, men redan nu håller Utvecklingsrådet på att upphandla en extern utvärdering.

–Det ska bli väldigt intressant att se »vad som hjälper« i arbetsmiljösammanhang, säger Åke Hedbom. Här har omkring femtio myndigheter deltagit i 150–200 projekt. Det är en enormt omfattande försöksverksamhet på arbetsmiljöns område – allt från handfasta lokala förändringar till Skatteverkets ambitioner att bygga en helt ny struktur på arbetsmiljöarbetet.

En del projekt är utformade så att de mer eller mindre direkt kan kopieras av andra. Nio stora myndigheter har samarbetat om att skapa så kallade nyckeltal för arbetsmiljön. Med hjälp av data om bland annat sjukfrånvaro ska myndigheterna göra hälsobokslut, och dessa kan jämföras både över tid och med andra myndigheter.

Nya datasystem utvecklas ”på golvet”

På Centrala studiestödsnämnden, CSN, åker IT-enheten ut till handläggarna för att se hur tekniken används i verkligheten. Användarna är med redan från idéstadiet när nya datasystem utvecklas.

Detta är bland det mest glädjande jag ha varit med om, utbrister Göran Rendert, som tidigare var avdelningsordförande i ST och numera arbetar på personalavdelningen.

CSN har fått ekonomiskt stöd från Utvecklingsrådet och Satsa Friskt för att skapa ett nytt arbetssätt i IT-utvecklingen. Myndigheten har samarbetat med specialister på Uppsala universitet.

–Vi sätter höga mål i den tekniska utvecklingen, och vi kände att vi måste jobba medvetet och ta vara på den kunskap som finns, säger Charlotte Sandelius, nyligen avgången projektledare.

På CSN ser man satsningen både som ett arbetsmiljöprojekt och som ett sätt att göra arbetet effektivare. Det är ingen motsättning, anser myndighetens samarbetspartner Bengt Sandblad, professor vid institutionen för informationsteknologi, Människa-datorinteraktion.

–Det största arbetsmiljöproblemet är om man känner att man inte gör ett bra jobb, hävdar han.

Uppskattat få återkoppling

Marcus Siitonen, handläggare på CSNs kontor i Uppsala, instämmer. Ett exempel där både handläggare och utvecklingsavdelning tryckt på för att rationalisera gäller ändringar i beslut om studiemedel och andra stöd. Nu håller CSN på att utveckla en process för maskinella ändringsbeslut. Marcus Siitonen har suttit med i en referensgrupp.

–Vi har träffats två gånger. Vid det första hade vi material som vi lämnade synpunkter på, och vid det andra var det: »Så här blev det, vad tycker ni?«. Jag tror att det var mycket uppskattat att få en återkoppling och att allt inte var skrivet i sten.

Användarnas behov fångas också upp genom att utvecklingsavdelningen och IT-enheten besöker kontoren. CSN har skickat ut ett femtiotal personer från IT-enheten.

–Vi var lite oroliga för hur det skulle gå, berättar Charlotte Sandelius. Men en kom tillbaka och sa att hans jobb hade fått en helt annan betydelse när han såg hur verktygen användes. Och slutanvändarna tyckte att det var fantastiskt att det äntligen kom någon från IT. Det var en höjdare!

Processutvecklaren Arne Öberg, som leder projektet »maximal automation« var ute på kontoren för att diskutera maskinell ändringshantering.

–Jag är ju användare i grunden, men blev ändå överraskad, säger han. Jag trodde inte att det fanns så mycket problem för användarna.

Något som kom fram var att handläggarna vill se hela historiken i de ärenden som fortsatt ska hanteras manuellt, vilket inte är möjligt i dag.

–Det är ett stort ansvar att sätta sitt namn under ett beslut. Handläggarna vill inte göra det utan att ha sett alla fakta.

Denna upptäckt i ett tidigt utvecklingsskede är typisk för det nya sättet att arbeta, anser nya projektledaren Jon Larsson.

–Den är svår att beställa, man ser den bara om man pratar med användarna.

Nöjd kund ger tillfredsställelse

En annan fråga man pratat om, men inte har ett färdigt svar på, är vad automationen innebär för handläggarnas arbete. Rutinärenden som hittills skötts manuellt sliter på axlar och armar, men samtidigt ser man ett tydligt arbetsresultat. I de analyser som CSN gjort tillsammans med handläggare är uppfattningarna delade.

–Hur får man tillfredsställelse i jobbet när mängden blir mindre? Man måste kanske hitta andra parametrar att värdera arbetet efter, såsom hur nöjd kunden är, funderar Arne Öberg.

CSN använder också mer generella utvecklingsverktyg på IT-området: användbarhetsindex och målbilder.

Indexet har utarbetats i samarbete med Uppsala universitet och mäter hur användarna upplever IT-stödens användbarhet. CSN kan därmed hitta svagheter och följa upp förändringar i systemen. Målbilderna är ett mer långsiktigt instrument. Handläggare har fått skriva berättelser om hur de tänker sig arbetsplatsen år 2010. Materialet är offentligt och kan diskuteras på arbetsplatsträffar, och finns med i underlaget när CSN gör sina planer för strategi, kompetensutveckling och värdegrund.

Möjligt samverka för myndigheter

Myndighetens nya sätt att arbeta med användbarhet betyder att kostnader förskjuts till början av ett projekt, medan kostnaderna för testande och förvaltning minskar. Sammantaget är det god ekonomi i modellen, anser Jon Larsson.

–Nittio procent av kostnaderna för ett system är förvaltning, att rätta till fel och göra tillägg. Nu får vi direkt upp system som passar användarna bättre.

Bengt Sandblad på Uppsala universitet påpekar att den statliga sektorn ligger långt framme i IT-användning och skulle vinna på att samverka när det gäller utvecklingsprocesser.

–Man skulle kunna lägga karbonpapper mellan myndigheterna, de har nästan exakt samma frågeställningar och problem kring IT-stöden.

Sjuka doktorander kom tillbaka

Ett fyrtiotal doktorander vid Lunds universitet var så stressade att de blev långtidssjuka. Men de flesta har nu kommit tillbaka.

Vi såg att sjuktalen var på väg upp, och mitt uppdrag blev att sänka dem, berättar Karin Fyge på personalenheten.

Det var i september 2005. Satsningen är en del i universitetets Satsa Friskt-stödda projekt.

Drygt 70 procent av de doktorander som varit helt eller delvis sjukskrivna i mer än åtta veckor hade stressrelaterade symptom. Karin Fyge började med att skicka ett brev till dessa 36 personer.

–Jag har tidigare arbetat som kurator, och jag erbjöd dem en tid för samtal. Syftet var att få veta vad universitetet kunde hjälpa dem med.

Hade svårt att sätta gränser

Vid samtalen framkom att många av de sjuka doktoranderna var väldigt ambitiösa personer, som hade svårt att sätta gränser för sig själva.

–De angav de egna prestationskraven som orsak till att de blivit sjuka, säger Karin Fyge. Andra orsaker var otydlig handledning eller att livssituationen förändrats.

De sjukskrivna ville träffa andra i samma situation. Karin Fyge startade därför två samtalsgrupper som träffades tillsammans med en extern konsult.

–Det var viktigt att visa att arbetsgivaren bryr sig. Och för doktoranderna har gruppen blivit ett nätverk, som träffas även nu när samtalen är slut.

De sjukskrivna har även kunnat få fysisk träning på remiss, med individuell hjälp av en sjukgymnast.

Och resultaten? De elva heltidssjuka i september 2005 var två ett år senare. Gruppen halvtidssjukskrivna hade minskat från femton till två, och de åtta med 25-procentig sjukskrivning hade blivit hälften så många.

Larmsystem via dator

Man har också haft en välfungerande samtalsgrupp för teknisk och administrativ personal. Nu planeras ytterligare två samtalsgrupper för doktorander, en för sjuka och en för personer som ligger i riskzonen att bli det.

En annan viktigt del i arbetet mot ohälsa har varit att utbilda och stödja institutionscheferna, prefekterna. Till hjälp för dem, och för andra med rehabiliteringsansvar, håller universitetet också på att introducera ett dataprogram som signalerar om man behöver ta kontakt med en person. Programmet skickar exempelvis ett automatiskt mejl till chefen när någon varit sjuk en viss tid eller haft ett stort antal korta sjukdomsfall

Personalen lär sig klara hot och våld

Trygg arbetsmiljö och bättre vård går hand i hand när Statens institutionsstyrelse, SiS, agerar mot hot och våld från klienter i tvångsvården.

Enligt arbetsmiljöundersökningar inom SiS har varannan behandlingsassistent utsatts för hot eller våld det senaste halvåret. Men det är bara toppen av isberget, anser huvudskyddsombudet Jimmy Haller.

–I verkligheten sker det hela tiden. En ungdom kan »hålla låda« kanske trettio gånger om dagen.

Med hålla låda får då förstås ilskeutbrott, påhopp och icke förpliktande uttalanden av typen »jag ska döda dig«, allt från ungdomar som blivit tvångsintagna till vård på grund av missbruk och/eller kriminalitet. Och ibland övergår den verbala aggressionen till handgripligheter.

Alla vet hur man ska agera

Jimmy Haller tycker dock att man redan kan se positiva effekter av det nya förhållningssätt som börjar sprida sig på vårdinstitutioner inom SiS.

–Nu vet alla vad som ska göras vid incidenter. Hela personalgruppen kan agera, i stället för att kalla på ett par starka karlar.

Idéerna har ursprungligen utvecklats och praktiserats på Gudhemsgården utanför Falköping, ett vårdhem för vuxna missbrukare. Enligt Gudhemsgårdens mångårige chef Bernard Taylor handlar det framför allt om självkännedom och om ett medvetet etiskt förhållningssätt till klienterna.

–Man bör känna till vad som triggar en i en konfliktsituation, hur man själv reagerar och agerar och hur det påverkar konflikten.

Med ett stöd på drygt en miljon kronor från Satsa Friskt har Bernard Taylor utbildat instruktörer på 43 av SiS 46 institutioner i det nya arbetssättet. Dessa för sedan vidare kunskaper till sina kollegor. I utbildningen ingår arbetsmiljöfrågor, etik, konflikthantering, lagar, riskbedömning och självskydd.

Initiativ underifrån

–Detta är en arbetsmiljösatsning och samtidigt en vårdutbildning, konstaterar han. Vi vill skapa den optimala arbetsmiljön, se till att man inte blir skadad i arbetet och att klienten inte blir skadad.

Administrativa projektledaren Birgitta Bendes framhåller att satsningen inte pressats på institutionerna uppifrån, utan tillkom på önskemål från fältet. Men nu har man bestämt att detta är det arbetssätt som gäller inom SiS.

–Vi tror på den här modellen, för den är anpassad efter vår verksamhet, säger Jimmy Haller. Och det är bra att kunna säga att det här är SiS-modellen.

• Satsa Friskt startar en hemsida om hur man hanterar hotfulla och våldsamma situationer på arbetsplatsen. Sajten har gjorts i samarbete med Brottsförebyggande rådet, som också ger ut en bok i ämnet. Hemsidan kommer att innehålla råd om förebyggande, akuta och efterbearbetande insatser, checklistor för olika situationer och fördjupande avsnitt.

.