De hoppas på höjd status

Statens servicecenter ska finnas på minst två orter – i Gävle, där Skatteverket bidrar med personal, samt i Östersund. I Östersund flyttar administratörerna in på sjunde våningen i ett hus som en gång byggdes som Frösö mentalsjukhus. Numera är det bara de stora hörnbalkongerna som skvallrar om att här varit vårdavdelning.

Byggnadsarbetarna sätter upp skivor i undertaket. Plastgolvet ska ersättas med en ljuddämpande matta. I ett hörn står stolpar för ström, telefon och bredband till skrivborden.

På golvet ligger en ritning som visar kontorslandskapets layout. Harriet Trotsman, chef för enheten för löneadministration, letar efter de tysta rummen och får det inte att stämma.

– Här kan det väl inte vara? Här ska vi ju ha arkivet.

– Men det är inte senaste versionen, säger hennes kollega Lina Bardosen, chef för helpdesk-enheten.

Delar av en tredje enhet för ekonomiadministration kommer också att följa med i övergången. Totalt är de 60 anställda i Östersund, varav 37 är ST-medlemmar.

Vem som blir generaldirektör för Statens servicecenter är inte klart när Publikt besöker Östersund.

– Men det är bestämt att generaldirektören inte ska sitta bara i Gävle eller bara här. Det ska inte finnas något huvudkontor, orterna ska vara likvärdiga, säger Lina Bardosen.

Alla i Östersund är positiva till den nya myndigheten. Jobb tryggas, säger flera. Det känns spännande att vara med om att bygga upp något nytt, tycker andra.

Förändringen väcker ingen oro, så som omorganisationer i arbetslivet annars ofta gör.

– Jag tror att det beror på att vi har fått bra information. Servicecenterutredningen har varit väldigt öppen, säger Mona Ericsson, ledamot i STs sektionsstyrelse, som samverkar med arbetsgivaren om personalövergången, men som inte själv följer med.

Mona Sandström, lönehandläggare och systemadministratör, ser fram emot att hennes och kollegernas yrkesskicklighet sätts i högsätet.

– Det är häftigt att det blir kärnverksamhet av det som vi gör och som alltid betraktats som något vid sidan av, säger hon.

– Ja, det är en viktig aspekt. Det blir fokus på våra frågor och vi får resurser. Nu blir det oss man satsar på, säger Harriet Trotsman.

Hon hoppas att Östersund ska bli platsen för en utbildning i löneadministration. En sådan behövs både för att höja yrkets status och för att råda bot på en hotande brist på kompetens, menar Harriet Trotsman.

Statens Servicecenter, förkortat SC, betjänar från första dagen fem kunder: Skatteverket, Försäkringskassan, Lantmäteriet, Kronofogden och Pensionsmyndigheten. De fem har ungefär tolv procent av myndigheternas anställda. Ytterligare tre myndigheter tillkommer den närmsta tiden: Ekonomistyrningsverket, ESF-rådet samt Rekryteringsmyndigheten – före detta Pliktverket. Fler står på kö, enligt

Servicecenterutredningens huvudsekreterare Charlotte Johansson Ahlström.

– Men jag kan inte berätta vilka förrän de skrivit på. Målet för 2012 var att ha åtta lönekunder, men vi kommer att ha elva innan året är slut.

Arbetet med att bilda en ny myndighet påbörjades i november, då regeringen gav utredningen ett så kallat genomförandedirektiv. Deadline är 1 juni och Charlotte Johansson Ahlström, som samordnar de olika praktiska momenten, medger att tidsplanen är tajt.

– Men man måste komma ihåg att myndigheten bildas av två befintliga produktioner som fungerar redan i dag.

En tredje »produktion« kommer att tillföras den nya myndigheten från ytterligare ett håll. Regeringen har nämligen beslutat att en hel avdelning vid Kammarkollegiet i Stockholm ska knoppas av till Statens servicecenter.

Den berörda avdelningen, administrativ service, har 45 anställda varav 23 är ST-medlemmar. Avdelningen hjälper sedan årtionden mindre myndigheter med tjänster inom ekonomi- och personaladministration, exempelvis löner och fakturor. 2011 hade avdelningen 124 kundmyndigheter.

Personalen flyttas i höst till nya lokaler i Stockholm. Därefter överförs verksamheten under 2013 till Gävle eller Östersund. Något som inte tagits emot positivt av de berörda.

– Folk är väldigt besvikna, de ser inte varför man ska göra så här eller vad som är den ekonomiska besparingen i detta, säger Åsa Hole, ordförande i ST vid Kammarkollegiet.

Hon tycker att de anställda ställs inför ett dilemma genom upplägget.

– Tackar man nej till övergången riskerar man att förlora jobbet på grund av arbetsbrist. Följer man med tvingas man troligen flytta senare, och följer man inte med kanske man inte kan få tillgång till Trygghetsstiftelsen, säger Åsa Hole.

Så småningom ska alla myndigheter som inte kan visa att administration i egen regi är effektivare anlita Statens servicecenter. Det har riksdagen beslutat.

Harriet Trotsman tror att myndigheter med färre än 1 000 anställda knappast kan hävda sig alls. Och det går att rationalisera ytterligare inom Statens servicecenter, framhåller hon.

– När Försäkringskassan startade verksamhetsstödet 2006 arbetade varje handläggare med 300 till 400 löner. I år har vi 1 200 löner som mål. När vi började var vi 60 handläggare. Nu är vi 23 kvar, inräknat mig själv.

Försäkringskassan och Skatteverket är vinnare i den här myndighetsbildningen, anser Ing-Marie Sandin, ordförande i ST inom Skatteverket.

– Våra medlemmar i Gävle har sett fram emot verksamhetsövergången. Både vi och Östersund har ett guldläge.

Men på myndigheter som börjar anlita Statens servicecenter kommer entusiasmen inte att vara lika stor, tror Ing-Marie Sandin.

– Där säljer man ut arbetsuppgifterna till den nya myndigheten och medarbetarna riskerar att bli av med sina jobb. Så framöver blir det jobbigt för de myndigheter som ska in i det här, säger hon.

Att hon troligen har rätt kan utläsas av de yttranden som kommit in till socialdepartementet. Stora Stockholms universitet med 5 000 anställda »anser bestämt« att den egna administrationen är tillräckligt effektiv och ändamålsenlig redan nu. Att ansluta sig måste få vara frivilligt, framhåller universitetet.

Mindre myndigheter kan inte peka på motsvarande stordrift, men väl på sin särprägel. Statens väg- och transportforskningsinstitut, VTI, med 200 anställda är ett exempel. VTI meddelar att man inte kommer att anlita Statens servicecenter. Myndigheten har en speciell redovisning som bygger på projekt- och intäktsvärdering. Modellen kräver särskild myndighetsförståelse och passar inte in i standardiserade processer, skriver VTI i yttrandet till servicecenterutredningen.

Charlotte Johansson Ahlström är medveten om att många myndigheter vill ha allt samlat »under sin egen hatt«. Men samtidigt finns mycket som talar för att många kommer att ansluta sig, resonerar hon.

– En anslutning innebär främst en möjlighet till sänkta kostnader och minskad sårbarhet. Dessutom väntas stora pensionsavgångar i arbetsgrupperna inom administration. Små myndigheter är extra sårbara. Det är en stor vinst att de små får ta del av de storas effektivitet.

Kan våndan över att behöva säga upp personal vara ett hinder?

– Säkert. Det krävs jobbiga beslut om man inte kan matcha en övergång med pensionsavgångar eller något annat. Men samtidigt står myndigheterna inför ökade krav på effektivitet. Nu erbjuder staten ett verktyg som kan vara ett av flera sätt att möta effektivitetskraven.

Om en bred anslutning dröjer »kan det finnas skäl att skärpa det generella förändringstrycket« skriver ni i utredningen. Vem gör det?

– Om det blir nödvändigt så är det ägaren, alltså regeringen, som skärper trycket. Men i grunden gäller frivillighet. Nu förväntar sig socialdepartementet att myndigheterna tar fram en plan för detta. Att inte göra någonting är inte okej.

Myndigheter måste visa att deras administration är lika effektiv i egen regi. Hur gör de det och vem bedömer om de har rätt?

– Det är inte klart. Men det finns en tanke om att någon myndighet, till exempel Ekonomistyrningsverket, ska ta fram nyckeltal för benchmarking av den här typen av kostnader, en uppföljningsmodell. En neutral part får hålla i den bedömningen, säger Charlotte

Johansson Ahlström.

Servicecenterutredningen, som var klar med sitt betänkande i april 2011, visade att staten under vissa förutsättningar kan spara 295 miljoner kronor per år på centraliseringen. ST har ifrågasatt beräkningarna eftersom det är osäkert hur många myndigheter som kommer att överlåta arbete på Statens servicecenter.

I en utvidgad kalkyl undersöker utredningen konsekvenserna av en stegvis anslutning under åren 2012 till 2019. Nettobesparingen i den kalkylen blir 269 miljoner kronor, eller 33 miljoner per år. Det är närmast att betrakta som »felräkningspengar«, säger STs ordförande Annette Carnhede.

ST har också varnat för att outsourcning av administrationen kommer att drabba viktiga kopplingar mellan kärnverksamhet och administration. Särskilt sådana personalpolitiska frågor som rekrytering, lönesättning, kompetensutveckling, rehabilitering och arbetsmiljö bedömer ST att det är viktigt att myndigheterna behåller hos sig själva.

Liksom Konkurrensverket anser ST i sitt remissyttrande att utredningen tagit alltför liten hänsyn till nackdelarna med ett myndighetsgemensamt servicecenter. Förbundet har pekat på de säkerhetsrisker som uppstår då stora mängder integritetskänslig information om anställda samlas på ett eller några få ställen.

I Östersund, liksom i Gävle, arbetar personalen på högvarv för att verksamhetsövergången ska bli så mjuk som möjligt.

Den allra första utmaningen för Statens servicecenter blir att i tid få ut alla löner till midsommar. Trots risken att tekniska system strular, kommer det att gå, säger Charlotte Johansson Ahlström.

– Vi har både en plan A och en plan B.

Även Harriet Trotsman och Lina Bardosen verkar ta det hela med ro.

– Övergången har krävt mycket energi och resurser från den ordinarie produktionen. Det är kännbart. Men vi vet ju anledningen och tycker att det är värt att kämpa lite extra, säger Lina Bardosen.