De tvingas arbeta i ett ofärdigt system
Efter åtta års utvecklingsarbete har svenska lärosäten fått ett nytt, papperslöst system för studieadministration. Men när Publikt besöker Karlstads universitet är kritiken omfattande. Rörigt, omständligt och ologiskt är några av omdömena.
Vindbyarna friskar i mellan byggnaderna i Kronoparken. Här, en halvmil utanför Karlstad, ligger stadens universitet. Denna morgon har en stor del av de 16 000 studenterna och 1 200 anställda fått streta i motvind för att komma till sina kurser och arbetsrum.
Även inomhus har det varit stormigt ett tag. I vintras anslöts universitetet till Ladok 3, en ny version av de svenska lärosätenas system för registrering av studenter och dokumentation av studieresultat. Omställningen och inneboende problem i systemet har skapat stor stress bland såväl lärare som administrativ personal, säger STs sektionsordförande Denita Gustavsson.
– Det är många som kontaktar mig och säger att de inte mår bra och att de inte kan utföra sina arbetsuppgifter.
När Publikt träffar fyra fakultetsadministratörer på Karlstads universitet för ett samtal om nya Ladok är det som att öppna en flaska med övertryck. De radar upp problemen: bristande funktionalitet, täta driftsstörningar, otydligheter, omständliga procedurer och ständiga förändringar.
– Jag jobbar med it och har inget problem med lärande, men systemet är inte alltid logiskt och det är svårt att få överblick, säger Berit Kessler, vice ordförande i ST-sektionen.
Fakultetsadministratören Monica Ericsson har deltagit i universitetets projektgrupp för införandet av Ladok 3 och hjälper till med supporten när hon har tid. Men trots att hon hör till de mest insatta – och kanske mest positiva – på lärosätet tycks även hon känna en viss frustration. Exempelvis tycker hon att det är ett bekymmer att systemet inte passar alla webbläsare.
– Det mesta fungerar bäst i Chrome eller Firefox, förklarar hon. Om en lärare som ska resultatrapportera en kurs har Edge som förval justeras kolumnerna fel och det blir oläsligt.
Andra problem hänger samman med att Ladokprojektet har valt en så kallad agil utvecklingsprocess där ändringar görs fortlöpande, vilket innebär att delar av gränssnittet förändras med två veckors mellanrum.
– Det är rörigt och stressigt att jobba i ett agilt system, anser Monica Ericsson. Om exempelvis ett fält är felplacerat vet jag att det kommer att fixa sig, men när? Om två veckor eller två år?
Metoden får också till följd att det saknas uppdaterade manualer och lathundar, påpekar kollegan Kristina Oskarsson.
– Varför släppte de systemet innan det var färdigt? undrar hon.
Flera påtalar att det är svårt att rät-ta felaktiga inmatningar. Berit Kessler berättar att hon ägnade ett par timmar åt ett sådant fel inför en students tentamen, innan hon bestämde sig för att skriva in resultatet manuellt, i efterhand.
– Visst, det var jag som hade gjort fel, men det måste gå att rätta till på ett vettigt sätt!
Hon har också räknat antalet knapptryckningar som behövs för att göra en så kallad omregistrering för en student som behöver göra om en tenta påföljande termin.
– I det gamla systemet var det kanske tre–fyra klick, nu räknade jag till tio–tolv.
Omregistrering heter för övrigt »tillfällesbyte« i nya Ladok, ett av många nya begrepp att lära in.
Till skillnad från tidigare ska inte bara administratörer utan även lärare registrera uppgifter i systemet, och det finns dessutom ett Ladok för studenter. Användarna har alltså blivit betydligt fler. Men den lokala it-supporten för personalen har inte utökats, förklarar Marianne Helmersson Viebke, som för tillfället sitter ensam på supporten med 65 timmar på flexkontot.
– Det är ett roligt arbete, men jag börjar känna mig ganska sliten, säger hon. Nu är det kanske 700–800 användare bland personalen, mot omkring 170 tidigare. Min räddning är att jag kan jobba hemma på fredagarna, och att administratörerna hjälper varandra mer än tidigare.
Lärarna är prioriterade för it-supporten, förklarar hon. Det fanns en oro att de skulle vägra att använda systemet annars.
Det är också svårare för lärarna, tror Monica Ericsson – dels för att de är »sällananvändare« och bara går in när en kurs är avslutad, dels för att de inte hjälper varandra på samma sätt som administratörerna.
Supporten håller även i utbildningar, numera en gång i månaden. Men det är svårt att hinna med, tycker de fyra administratörer som Publikt talar med. De hittar inte heller tiden att gå in och öva nya moment på den testversion av Ladok som finns för just det syftet.
– Det skulle vara på lördagseftermiddagen då, skojar Berit Kessler.
Vid sidan om införandet av nya Ladok har universitetet lanserat en ny lärplattform, Canvas, och under hösten har man infört digitala tentamina, Wiseflow. Sedan gammalt finns en rad andra system att hålla i huvudet, såsom prognossystemet Rust, Kau-centralen för litteraturlistor, antagningssystemet NyA, Proceedo för beställningar och fakturor, bokningsystemet Timedit och det personaladministrativa Primula. Och Excel, Word och Outlook, förstås.
– Proceedo funkar bara i Explorer, konstaterar Monica Ericsson lakoniskt.
Det finns en systemtrötthet, tror de fyra administratörerna. Men ingen av dem anser att det var fel att bygga ett nytt studieadministrativt system.
– Det gamla systemet var uråldrigt och gick inte att utveckla, säger Monica Ericsson. Jag förstår till fullo behovet av att skapa ett nytt.
Vissa fördelar är redan uppenbara. Gränssnittet är bättre och behagligare, framhåller Marianne Helmersson Viebke. Andra nämner den slopade pappershanteringen, möjligheten att få ut mer data och att lärarna kan »sitta i stugan på Gotland eller vara på Hawaii« när de ska sätta betyg.
Men som det är nu har Ladok skapat arbetsmiljöproblem, anser ST-sektionens ordförande Denita Gustavsson. För egen del kan hon känna sig stressad för att hon tycker synd om studenterna när hon måste lämna oavslutade ärenden på bordet en fredagseftermiddag.
– Om en lärare har glömt att sätta betyg kanske de inte får sina pengar från CSN.
Denita Gustavsson är även skyddsombud, och många anställda kommer till henne och klagar på Ladok.
– De är stressade och har redan för mycket i sin tjänst, och då blir Ladok sista droppen. Men när jag frågar vad de vill att jag ska göra är det locket på, man är rädd att gå vidare. Det är synd, för jag märker att personerna mår väldigt dåligt.
Kunde något ha gjorts annorlunda? Det hade i vart fall behövts mer resurser före, under och efter anslutningen till Ladok 3, tror de fyra administratörerna.
– Man förstod nog inte vidden av förändringen, säger Berit Kessler.
Hon hoppas och tror ändå att Ladok ska förbättras så att det blir ett välfungerande arbetsverktyg.
– Man måste ha inställningen att det kommer att bli jättebra till slut.
Läs mer:
- Ladok 3: Utvecklingsarbetet har tagit åtta år och kostat 400 miljoner
- Enkäten: Många faktorer bakom it-stress
- ARN: It-systemet kan inte läsa anmälningar
- Transportstyrelsen: Dålig ergonomi ger smärtproblem
- Swedac: Lyhörda utvecklare lyfter it-miljön
- Ledare: Ta problemen med it-systemen på större allvar
