Tidsbokning gav en lugnare arbetsmiljö
Tidsbokning i stället för drop in har inneburit ett lyft för arbetsmiljön på Polisens passexpedition i Täby. Systemet har bidragit till mindre stress, jämnare arbetsbelastning och lägre ljudnivå på mottagningen.
Fram till i höstas hade Polisens passexpedition i Täby utanför Stockholm både tidsbokning och drop in för passärenden. Under »högsäsong«, inför jul och semestertider, kunde 150 personer köa på eftermiddagen och kvällen.
– Vi fick hela tiden ha koll på klockan och vi satt ofta och oroade oss för om vi skulle stänga kön för att hinna bli klara tills arbetsdagen var slut, säger passhandläggare Maria Bergström.
I november togs drop in-möjligheten bort och sedan dess har arbetsmiljön förbättrats avsevärt, anser hon. Tack vare att kunderna nu måste boka tid har arbetsbelastningen blivit jämnare, både sett över dagen och över tid. Även den fysiska arbetsmiljön har blivit bättre.
– Ljudnivån blir väldigt hög om det är många här inne samtidigt, så det är mindre buller nu och mycket bättre luft.
Från och med januari 2014 har tidsbokning för passansökan införts i hela Stockholms län.
Maria Bergström anser att systemet har flera fördelar. Till exempel har det blivit lättare för de anställda att planera sin dag. Förut var ovissheten ett orosmoment. En sådan sak som att ha möten, exempelvis arbetsplatsträffar, har blivit lättare, eftersom de kan styra över vilka tider som läggs ut för bokning.
Även personalresurserna utnyttjas bättre.
– Vi bemannar passexpeditionen utifrån hur mycket som är inbokat. Vi är sex–sju personer som arbetar med pass som också arbetar som assistenter och exempelvis sitter i receptionen och tar emot polisanmälningar.
ST-medlemmen Yvonne Johansson, assistent och passhandläggare, är positiv till bokningssystemet.
– När det var som värst kunde vi få jobba till nio eller halv tio på kvällarna. Nu slipper vi all övertid på kvällarna och topparna som var under högsäsong.
Då kunde det vara tre till fyra timmars väntetid för kunderna.
– Man kände av tidspressen och var rädd att man skulle göra fel. Det blev ett stressmoment. Nu har vi en jämnare arbetsbelastning.
Samtidigt har Polisen i Täby precis som på många andra orter svårt att få den civilanställda personalen att räcka till eftersom myndigheten ska spara. Ett par assistenter är därför kommenderade till Täby från andra orter.
– Men situationen skulle varit ännu värre om vi inte hade gått över till tidsbokning, konstaterar Maria Bergström.
Så förändrar ni ert arbetssätt
- Våga pröva ett annat sätt att arbeta.
- Analysera vilka konsekvenser det får för anställda, besökare och verksamheten.
- Informera hellre för mycket än för lite om förändringen.