Digital introduktion ger nyanställda en bra start
Under pandemin har Tillväxtverket anställt och lånat in hundratals nya medarbetare. I brist på fysiska möten har myndigheten skapat ett digitalt introduktionsprogram som får högt betyg av personalen.
I mars 2020 infördes ett stöd vid korttidsarbete för att mildra coronapandemins ekonomiska konsekvenser för företag. Då hade Tillväxtverket, som fick uppdraget att handlägga stödet, runt 450 anställda.
I dag har myndigheten drygt 1 300 medarbetare. Många av dem har anställts eller lånats in till korttidsorganisationen, som byggts upp utan att kollegorna har träffats fysiskt.
Ewa Thylén, enhetschef i korttidsuppdraget, berättar att Tillväxtverket tidigt insåg att det krävdes en digital introduktion för att få alla nya medarbetare att känna sig inkluderade.
– Mitt mål har varit att sprida en hjälpsam arbetsplatskultur och en arbetsglädje trots att vi jobbar på distans. Grunden för det läggs under det vi kallar onboardingen. Alla ska känna att de är viktiga och att vi har planerat deras ankomst, säger hon.
Det två veckor långa introduktionsschemat inleds med att medarbetarna hämtar sin tjänstedator och kopplar upp sig på sitt hemmakontor. Därefter hålls ett digitalt välkomstmöte med generaldirektören Gunilla Nordlöf och ansvariga chefer.
Sedan varvas information från HR-avdelningen med utbildningar om uppdraget och myndigheten. I de nyanställdas kalendrar finns möten och fikapauser inbokade. Men viktigast av allt är att nya medarbetare får stöd av en mentor, anser Ewa Thylén.
Den uppfattningen delas av Maria Backström, som i dag är gruppchef på Tillväxtverket. Hon lånades ut till myndigheten av Skatteverket i slutet av 2020 för att arbeta som samordnare. På sin fjärde arbetsdag började hon handlägga ärenden tillsammans med sin mentor.
– När jag fick veta att jag skulle handlägga så snabbt förstod jag inte hur det skulle gå till, men tack vare min mentor fungerade det väldigt bra. Att få någon att hålla i handen de första veckorna var otroligt värdefullt, säger Maria Backström.
”Det var en lyx att få en sådan genomtänkt introduktion.”
Maria Backström, gruppchef på Tillväxtverket.
Hon upplevde att introduktionen var välplanerad, med ett gediget utbildningsmaterial. Att det fanns inbokade sociala möten gjorde att hon på kort tid lärde känna sina nya kollegor.
– Det var en lyx att få en sådan genomtänkt introduktion. Att det är så uppstyrt gör att man snabbt kommer in i jobbet och gemenskapen. Det gick minst lika bra, om inte bättre, att göra det digitalt.
Tillväxtverkets uppföljningar, där medarbetare anonymt får betygsätta introduktionen, visar att många delar hennes uppfattning. En klar majoritet anser att onboardingen är mycket väl förberedd och att de har känt sig välkomnade.
Även om det nu är möjligt att ha fysiska möten, anser enhetschefen Ewa Thylén att det finns mycket att vinna på att behålla upplägget.
– Man måste inte resa land och rike runt första arbetsveckan för att träffa folk för att komma i gång och jobba. Det kan bli en lyckad onboarding ändå. Vi har bevisat att det går att göra digitalt. Den här metodiken vill jag sprida vidare inom myndigheten, säger hon.
Även Sara Jonasson, STs avdelningsordförande på Tillväxtverket, ser positivt på mottagandet, som hon menar har varit centralt för att skapa en samhörighet på arbetsplatsen under distansarbetet.
Att HR-avdelningen har tagit ett samlat grepp om introduktionen har gjort processen mer likvärdig inom myndigheten, anser hon.
– I digitala möten är samtalen mer uppstyrda, vilket ger alla en chans att komma till tals. Det har gjort introduktionen mer jämlik. Arbetsgivaren har lyckats etablera en stämning som inger förtroende, där man vågar uttala sig och ställa frågor. Vi kommer att jobba för att myndigheten behåller den andan och strukturen, säger Sara Jonasson.
