Så blir mötena kreativa
Många ser fram mot möten på jobbet med olust. De anses vara tråkiga och slöseri med tid. Boken »Snack eller verkstad?« ger råd om hur mötena kan bli bättre.
Ekonomerna och pedagogerna Mari Almgren och Kari Österling hävdar att möten är verksamhetens största outnyttjade potential för utveckling och lönsamhet. De har skrivit boken Snack eller verkstad? – verktygslåda för kreativa och lärande möten och driver företaget Mötesverkstaden som jobbar med att utveckla mötesverksamheten inom myndigheter, privata företag, fackförbund och ideella föreningar.
–Det finns en förskräckande statistik över hur människor ser på möten. Väldigt många tycker att möten är tråkiga och tidsödande. En fjärdedel som tillfrågades i en undersökning skulle hellre gå till tandläkaren än delta i ett möte, säger Mari Almgren.
Att möten känns som tidsspillan skylls ofta på mötesordföranden.
–Men vi predikar alltid att alla som deltar i ett möte har ett gemensamt ansvar för att det blir en bra kommunikation, säger Kari Österling. Sitt inte bara av tiden. Se till att vara närvarande i mötet, lyssna aktivt, visa respekt för andras åsikter och kunnande, ta ansvar för det som rör ditt område och tala inte i onödan.
Våga ändra spelreglerna
Ett sätt att som medarbetare utveckla möteskulturen är att tänka på när du senast var på ett engagerande möte. Vad var det som gjorde det bra? Dra nytta av de goda idéerna.
Alla organisationer och företag betonar vikten av kommunikation och många chefer säger att de vill bli bättre på möten.
–Men bara prat leder inte till några resultat och vanans makt är stor. Man sitter som man alltid gjort på mötena och talar om det man brukar tala om. Vågar man inte ändra på spelreglerna får man det man brukar få, säger Mari Almgren.
Vill chefen verkligen effektivisera mötena måste hon eller han skapa förutsättningar för det. Det räcker inte att bara titta på vad som ska avhandlas utan tänka på hur man hanterar människor.
–Människor känner sig väldigt underutnyttjade på arbetsplatserna i dag. »Vad kul att ni kom hit, äntligen fick vi möjlighet att berätta om våra idéer och vara medskapande«, var en spontan reaktion på en arbetsplats, säger Mari Almgren. Att ta tillvara personalens dolda kompetens är organisationernas och företagens största utmaning.
Varför ska vi ha mötet?
Ett första steg för att utveckla möten är att sätta upp klara riktlinjer och strukturer, menar Kari Österling och Mari Almgren. Två frågor man som chef bör ställa inför ett möte är: Varför ska vi ha det här mötet? Vad ska ha hänt efteråt?
–Det gäller också att be rätt personer komma på mötet. I dag kallas alla slentrianmässigt till alla möten, vilket gör att många inte känner sig berörda av de frågor som tas upp. Det bidrar till att spä på missnöjet med möten, säger Mari Almgren.
Innan mötet börjar är det bra att låta deltagarna tömma tankarna, påpekar de. Be folk att berätta eller skriva ned på ett vykort allt som fyller deras huvud för tillfället och uppmana dem sedan lägga undan dessa tankar medan mötet pågår.
Att be deltagarna uttrycka sina förväntningar inför mötet på postit-lappar som sätts upp på en »förväntningskarta« är en annan idé. Det blir en temperaturmätare på vad gruppen tycker och understryker att alla har ett ömsesidigt ansvar för att det blir en intressant dialog.
–Ett möte bör aldrig hantera mer än tre frågor. En god idé är att låta deltagarna prioritera i vilken ordning de ska tas upp. På samma vis bör man innan det sätts punkt för mötet tillsammans summera vad som beslutats och hur besluten ska genomföras, säger Kari Österling.
Alla ska komma till tals
–En spelregel för mötet bör vara att »jag, vi och alla« ska få komma till tals, fortsätter Mari Almgren. En person kan få som uppgift att berätta om en fråga. Därefter får alla deltagare först enskilt och sedan gruppvis reflektera över den ett tag, fundera på alternativa lösningar och vilka konsekvenser de kan få.
En annan metod för att undvika att samma personer yttrar sig hela tiden är att ha en pratboll som vandrar mellan deltagarna. När någon har den får de andra inte avbryta honom/henne. Har man inget att säga låter man bollen gå vidare.
Ett sätt att styra bort ovidkommande frågor som stjäl energi från mötet är att använda det Mari Almgren och Kari Österling kallar parkeringsplatsen. Där parkeras sådana frågor för senare åtgärd. Ordföranden visar då att han/hon bejakar frågan och innan mötet slutar bestäms när de ska behandlas.
Tidsansvarig kollar rasten
Ett sätt att slippa irritation över att det slarvas med raster är att utse en tidansvarig som håller koll på när det är dags att ta bensträckare och bryta för lunch.
Att välja rätt lokal för mötet är också viktigt. Det ska vara ett rum där dagsljuset kommer in och bra ventilation är a och o. Helst ska rummet gå att möblera på olika sätt.
–Vi förespråkar att gruppen placerar sig på lösa stolar i en halvcirkel så alla kan möta allas blickar. Bäst är om man inte har några bord framför som blockerar. Men det tycker en del är lite läskigt och ibland behövs bord, säger Mari Almgren.
De varnar för att belasta möten med för mycket teknik. En rad av power point-presentationer är tröttande och det är inte kul att som ordförande eller talare mötas av en grupp som sitter böjd över bärbara datorer och skriver ned allt som sägs på mötet.
Kari Österling och Mari Almgren använder med förkärlek enkla hjälpmedel som blädderblock, postit-lappar, tuschpennor och pluppar i knalliga färger. Varma kulörer och verktyg som pratbollar, pausägg, mjukisar att leka med när man lyssnar och p-platssymboler är ett sätt att markera att möten ska vara lustfyllda.
–Det talas alldeles för lite om arbetsglädje i dag. Att förena nytta med nöje är det effektivaste sättet att arbeta, säger Kari Österling.
SEX PUNKTER SOM GÖR MÖTENA BÄTTRE
* Kom överens om vad mötet ska innehålla och hur det ska genomföras innan start.
* Välj rätt lokal för mötet.
* Bestäm spelregler för mötet.
* Få deltagarna att tömma tankarna innan mötet för att kunna fokusera bättre.
* Se till att alla känner sig delaktiga och får möjlighet att yttra sig.
* Summera beslut och hur de ska leda till handling.
Källa: Snack eller verkstad? – verktygslåda för kreativa och lärande möten (Thomson Fakta)
