Så får ni det att fungera när chefen inte är på plats
Att chefen ska vara mer närvarande på jobbet är ett vanligt önskemål – som kan vara svårt att tillgodose. Men en arbetsgrupp som tillsammans diskuterar problemet kan hitta lösningar.
En chef som oftast är någon annanstans. Som bara dyker upp när något särskilt har inträffat, eller för ett hastigt besök där ni inte hinner mer än att byta några allmänna ord. Det är en situation som många anställda upplever.
Stefan Tengblad, organisationsforskare vid Högskolan i Skövde, konstaterar att chefers närvaro ofta blir lidande till förmån för exempelvis administrativt arbete och möten med andra delar av organisationen:
– Om chefen har för mycket att göra prioriteras tiden i verksamheten lätt bort, säger han.
Simon Elvnäs, doktorand vid Kungliga tekniska högskolan i Stockholm, driver ett forskningsprojekt där han studerar chefers beteende, bland annat genom att filma och intervjua dem. Studierna har visat att chefer ofta tror att de gör och säger något annat än de faktiskt gör.
Den sortens brist på självkännedom är allmänmänsklig och inte specifik för chefer, men har stor påverkan på relationerna i organisationer. Exempelvis anser sig chefer ofta vara mer närvarande än vad medarbetarna uppfattar det som, menar Simon Elvnäs.
– Ledaren kan uppfatta sig som närvarande, men sitter kanske på sitt rum och jobbar med sina saker. Samtidigt önskar medarbetarna att chefen är mer insatt i de dagliga frågorna och brottas med medgångar och motgångar tillsammans med dem.
Alla på en arbetsplats har behov av att deras arbete följs upp och utvärderas, och av att få uppmärksamhet. Om en ledare inte ger det på ett regelbundet och förväntat sätt skapas lätt en känsla av osäkerhet i gruppen, enligt Simon Elvnäs.
– Otryggheten leder ofta till att medarbetare i större utsträckning pratar med varandra och ringer och skriver mejl till ledaren.
På så sätt kan medarbetare och chefer fastna i en ond cirkel.
– Jag möter ofta chefer som säger »Jag har inte tid att besöka min verksamhet, för jag sitter så mycket i telefon och får så mycket mejl«. Men de sitter så mycket i telefon just för att de inte är i verksamheten.
En del av problemet att medarbetare inte upplever chefen som tillräckligt närvarande kan också vara att de har orealistiska förväntningar, menar Stefan Tengblad.
Han konstaterar att chefer i dag anställs utifrån andra kriterier än tidigare, där social kompetens och förmågan att inspirera och coacha ofta prioriteras högre än djupa sakkunskaper.
– Det innebär att chefer ofta är generalister snarare än specialister.
Därmed är chefen inte alltid bäst lämpad att svara på alla frågor, menar Stefan Tengblad.
– I vissa frågor kan man kanske lika gärna fråga en kollega, eller någon med en annan befattning i verksamheten.
I sina studier av relationer mellan medarbetare och chefer har Stefan Tengblad många gånger sett hur chefer blir en flaskhals i onödan. Han tror att man kan komma långt genom att helt enkelt prata om saken:
– Det första du behöver göra är att lyfta frågan.
Inför samtalet med chefen är det bra att prata ihop sig i arbetsgruppen, och att konkretisera vad behoven består i. Handlar det om att ni inte får den information ni behöver? Att ni har behov av att bolla svåra situationer som uppstår i ert arbete? Att ni vill ha hjälp att prioritera mellan olika arbetsuppgifter?
Efter att ha berättat om era önskemål för chefen kan ni tillsammans diskutera möjliga lösningar. Vilka personer finns i organisationen som kan svara på frågor om exempelvis regeltolkning, statistik eller löneutbetalningar? Hur kan vi skapa arbetssätt som gör att vi som kolleger bättre kan ta vara på varandras erfarenheter och specialkunskaper?
För att arbetet i gruppen ska fungera bra behöver också kommunikationen mellan chef och medarbetare vara rak och tydlig.
En av de metoder som Simon Elvnäs använder i sin forskning är att låta chefer se sina möten med medarbetare på film. Ibland blir de bestörta när de ser sitt eget beteende.
– En chef kan till exempel uppleva att hen har gett en tydlig instruktion till en medarbetare om vad den ska göra. Men filmen visar att chefen säger »Det borde man ta tag i på något sätt«.
simon elvnäs rekommenderar chefer att stämma av hur det som de säger uppfattas, exempelvis genom att be sina medarbetare att upprepa vad de sagt. Medarbetarna kan å sin sida få chefen att bli tydligare genom att se till att få skriftliga besked om vem som ska göra vad, hur och när det ska vara klart.
I verksamheter där djupa sakkunskaper är viktiga fungerar det ofta bra att fördela det operativa ledarskapet på flera, menar Stefan Tengblad. Han exemplifierar med stora idrottsföreningar. Huvudtränaren, som på pappret har titeln som chef, fungerar där ofta som samordnare för en hel ledningsgrupp.
– I hockey har man kanske till exempel en fystränare, en målvaktstränare och en forwardstränare. De ingår i ett team och löser problem tillsammans. Huvudtränaren har ett generellt ansvar för hur laget ska byggas, men är inte
involverad i detaljerna.
Även Simon Elvnäs är positiv till att fördela ansvar i en arbetsgrupp. Men det förutsätter att ledarskapet fungerar, poängterar han:
– Man ska inte tvinga på grupper att bli självstyrande bara för att deras chef inte klarar att göra sitt jobb. För det känner medarbetare av, och det väcker starka reaktioner. »Jaha, ska vi göra chefens jobb nu också?«
4 råd till den som vill ha en mer närvarande chef
- Prata ihop er i arbetsgruppen och be om ett samtal med chefen där ni berättar om era förväntningar. Försök att vara konkreta med vilken typ av ledarskap ni saknar.
- Skapa rutiner tillsammans med chefen för den typ av ledning ni behöver. Det kan exempelvis handla om tätare medarbetarsamtal, eller en förändrad dagordning för arbetsplatsträffar.
- Kartlägg vilken hjälp som går att få av andra delar av organisationen, exempelvis för att få den information ni behöver.
- Jobba för att skapa ett öppet och generöst arbetsklimat där ni som medarbetare tipsar och stöttar varandra i det dagliga arbetet.
