Så blir utemötet lyckat
Utemöten har fått ökad popularitet under coronapandemin. Men medan vissa möten blir lyckade och effektiva utomhus, är andra svårare att flytta ut.
Det sprakar till och susar lätt i telefonen. ”Det blåser lite här nere i hamnen”, säger rösten på andra sidan. ”Jag ska se till att vika av och bege mig till en lite lugnare plats”. Efter ett litet tag hörs Charlotte Petersson Troijes röst tydligare i luren.
– Ja, utemöten får man anpassa efter väder och plats. Men gör man det, går mycket arbete att flytta ut. Det är främst våra normer om vad arbete är som styr, inte tekniska och praktiska hinder, säger hon.
I projektet ”Stick ut Malmö” har Charlotte Petersson Troije, forskarstuderande vid Malmö universitet, undersökt möjligheten att flytta olika typer av kontorsarbete utomhus, tillsammans med anställda i Malmö stad. Det som visade sig fungera bäst var just gåmöten, berättar hon. Vid större möten krävdes mer eftertanke och tydligare dagordning. Hur lämplig närmiljön var för utearbete påverkade också möjligheten att flytta ut jobb och möten. I vissa fall gick det att använda en stor innergård, eller ett grönt stråk fritt från trafik och buller.
– Många i studien hade inte haft en tanke på att vissa platser fanns i närheten, förrän de var ute och rekade. Så ett handfast tips är att ge sig ut i närmiljön och reka, säger Charlotte Petersson Troije.
Forskning har länge pekat på stillasittandets negativa effekter på hälsan. En större studie vid Stanford-universitetet i USA visar att möten utomhus inte bara är hälsosamma, utan dessutom ger kreativiteten en rejäl skjuts. Pandemin har förstås också skyndat på utemötets popularitet.
Erik Mattsson, mötesexpert och vd på företaget Ordrum, har testat flera utemöteskoncept och lyfter fram den ”klassiska parpromenaden”, där kolleger paras ihop och diskuterar en fråga medan de går en given sträcka. Sedan kan ett större arbetsgäng mötas och stämma av, och kanske gå ett nytt promenadstråk i nya konstellationer.
– Man tänker bra när man rör sig. Det ger möjlighet att associera och reagera på olika saker längs vägen, säger han.
Vissa möten vinner alltså på att flyttas ut. Erik Mattson berättar om ett arkitektkontor som hade flera möten på den plats där de planerade för en byggnad. De kunde uppleva platsen vid olika tider på dygnet och i olika väder.
– Tänk efter utifrån er verksamhet. Det kanske finns någon utemiljö ni skulle behöva se och uppleva tillsammans, som kan gynna arbetet.
Vad är det då som fungerar sämre utomhus? Vissa formella möten som kräver diskretion och ögonkontakt, som exempelvis lönesamtal, är mindre lämpliga att hålla utomhus, anser Erik Mattsson. Andra typer av medarbetarsamtal kan fungera, men det är viktigt att välja lugna platser och utvärdera samtalen efteråt. Erik Mattsson avråder från att ha långa möten med många deltagare utomhus, samt informationsmöten som mest handlar om envägskommunikation.
– Ju mer formellt ett möte är, desto sämre fungerar det utomhus. Beslutsmöten är svårare att flytta ut på grund av bakgrundsljud och bländande solljus. Vid sådana möten är det ju särskilt viktigt att alla uppfattar allt.
Delaktighet och inkludering är viktigt att tänka på när man planerar utemöten, poängterar Erik Mattsson.
– Det ska inte bara passa för de mest klämkäcka medarbetarna, som är vältränade och unga, med superbra hörsel och syn.
Enligt Helena Tobiasson, lektor vid Mälardalens högskola, har den digitala utvecklingen verkligen underlättat möten utomhus. Hon har studerat teknikstöd för gåmöten och konstaterar att det största hindret är borta – svårigheten att anteckna.
– Tekniken ”tal-till-text” har utvecklats och är ett bra stöd. Väl inne på kontoret igen kan man titta igenom texten, så att systemet har lyckats fånga det som sades, och välja ut det viktigaste.
Möten utomhus kräver ändå vissa förutsättningar, särskilt om de ska spelas in, enligt Helena Tobiasson. Helst ska promenaden ske i små grupper och ett lugnt tempo, så att ingen blir andfådd. En deltagare behöver utses till mötesledare och visa vägen ute i terrängen.
– Går man för fort pratar man mindre, därför är det viktigt att hålla nere tempot. Om samtalet ska flöda måste det få vara i fokus.
Ståmöten kan vara mer komplicerade att få till på bra sätt utomhus, enligt Helena Tobiasson, som har en bakgrund som sjukgymnast och ergonom.
– Det är svårt att stå stilla länge utan att röra på sig. I så fall får man stå och vagga, göra små rörelser. Men vi är socialt fångade i vissa rörelsemönster, därför kan det också kännas obekvämt.
På senare tid har arkitekter börjat formge fler möbler för utemöten. Med hjälp av någon form av stå-stöd och gärna någon form av skärmtak går det bättre att hålla även ståmöten utomhus.
Helena Tobiasson framhåller att det är viktigt att tänka på att utemöten ska fungera för medarbetare med olika typer av funktionsvariationer – inte bara fysiska, utan även kognitiva.
– Det kan vara lättare att tappa koncentrationen utomhus, och då blir mötesstrukturen jätteviktig. Men oftast är det vi själva och våra tankar som skapar de största hindren. Vi har så många tekniska hjälpmedel i dag att mycket går att ordna och anpassa, bara vi är öppna för det.
När en arbetsplats inför utemöten är det bra att se över samtliga möten under en arbetsdag eller en vecka, och skapa nya mötesstrukturer i stort, råder Helena Tobiasson. Hon tycker att man ska fundera över både hur medarbetares rörelsemönster ser ut under arbetsdagen och vilka möten som passar att flytta ut.
– Om man tar ett promenadmöte på förmiddagen, kan medarbetarna slippa känna sig tvungna att kasta i sig en lunch för att sedan hinna gå ut och röra på sig på lunchen. Man kanske behöver luta sig bakåt och dingla med benen en stund också under en arbetsdag.
Tips för bra utemöten
- Fundera över syftet med mötet. Utemöten fungerar särskilt väl för att prata om exempelvis frågor som kräver reflektion.
- Gå ut och reka, bestäm promenadvägar och mötesplatser. Tänk på väder, kläder, ljus, ljud och framkomlighet. Fungerar det för alla?
- Ha en tydlig dagordning för mötet och inte för många frågor.
- Behöver ett möte spelas in bör ni inte vara fler än två eller tre i varje grupp. Utse en gruppledare som håller koll på vägen.
- Börja lugnt, ett bra samtalstempo är att gå cirka två till tre kilometer på 25–30 minuters mötestid.
