Presentera utan att söva – tips för din Powerpoint-presentation
Visst har du suttit och halvsovit under en och annan tråkig datorstödd presentation? Men – skulle du göra det bättre själv? Här får du tipsen som håller din publik fokuserad och hjälper dig att nå fram med ditt budskap.
Det finns väldigt många som skulle behöva lära sig mer om hur man gör bra presentationer, säger Mikael Ekström.
Han är produktansvarig på IT-företaget Ebuilder och har under 20 år i branschen åkt jorden runt och både hållit och sett otaliga dragningar.
Han är en varm förespråkare av bildens betydelse för budskapet, men har alltför ofta sett den möjligheten slösas bort.
En gång var han till exempel på en presentation där föreläsaren berättade att han samlat ihop lite fina bilder som åhörarna kunde titta på medan han talade.
– Det var badstränder, fiskebåtar, älgar, natur. Jag lyssnade inte i många minuter, sedan satt jag bara och funderade på vart vi skulle åka på semestern.
För några år sedan skulle Mikael Ekströms gode vän, överläkaren Kristian Ingemansson, hålla ett föredrag och bad honom om råd. Mikael Ekström tipsade om programmet Powerpoint. Men den enda litteratur som fanns då var manualer av mer teknisk natur eller rena retorikböcker. Det slutade med att de tillsammans skrev boken Presentationer med bildspel, om hur man tänker retoriskt när man jobbar i det formatet. Här kommer Mikael Ekströms bästa tips:
Tag bara med de viktigaste punkterna
Det allra vanligaste felet är att man försöker få plats med för mycket på sidorna. Det blir som en dokumentation i stället. Då sitter folk bara och läser, och du tappar uppmärksamhet som talare. Då kan du lika gärna dela ut ett worddokument.
Men det är också ett enkelt fel att åtgärda. Det går att korta otroligt mycket. Bildspelet ska vara ett stödverktyg, så att du och publiken ska kunna hitta de viktigaste orden och meningarna.
I programmets mallar brukar det finnas en förinställd textstorlek. Om du utgår från den brukar det bli lagom mycket text per sida, lagom många punkter, och det blir läsbart för publiken. Tyvärr krymper programmet automatiskt texten om du försöker fylla på mer än vad som får plats. Undvik det.
Gör en bra mix av text och bild
Vi har ju både höger och vänster hjärnhalva, den ena är lite mer artistisk och den andra är mer intresserad av fakta. Det gäller att övertyga båda. En presentation med en blandning av relevanta bilder och information är det bästa sättet att få någon att förstå.
Kör max två tre faktasidor på raken. Sedan behövs det någon slags bild. Ha gärna med både text och bild på samma sida.
Bilderna är långt viktigare än man tror. De kan förstärka och förtydliga det man pratar om, tillföra mer, leda associationen åt rätt håll.
En del gillar att lägga in »dekorationsbilder« som inte alls har med ämnet att göra. En snygg solnedgång, en gullig kattunge, en snygg brud...
– Jag har sett det mesta i den vägen, du anar inte vad folk kan plocka in. Jag säger bara: Tag bort allt sånt! Det får åhörarnas hjärnor att fara iväg åt ett annat håll, de slutar lyssna.
Håll tassarna borta från effekterna
Risken med presentationsprogram som Powerpoint är att man blir teknikfokuserad. Att allt blir en enda stor orgie i olika animationer och övergångar: Man låter första bilden lösas upp i intet, och nästa bild dyka upp i övre högra hörnet, för att sakta växa och snurra fyra gånger innan den landar.
– Jag varnar starkt för att använda de här funktionerna. Jag tycker att man ska vara oerhört restriktiv. Annars upplevs du inte som seriös och professionell. De flesta i publiken vet att de där grejerna finns. Du imponerar inte på någon.
– Tyvärr förekommer det alltför ofta. För ett par år sedan såg jag en chef inom ett IT-företag som lät programmet slumpmässigt välja en ny sidväxlareffekt för varje sida.
Försök i stället vara enhetlig, satsa på en enda, ganska nedtonad bildväxling. Till exempel den som »vänder blad« eller faktiskt ingen alls.
Det kan vara en poäng att klicka fram punkterna på sidan, en i taget, så att folk inte läser dem i förväg. Men du behöver inte låta dem studsa in från kanten till ljudet av applåder, fanfarer eller salutljud…
Bygg upp en struktur som är lätt att förstå
Använd en standardmall, med en enhetlig bakgrund på alla sidor. De flesta stora organisationer har tagit fram en egen mall – använd den! Utgå också ifrån en tydlig struktur i din presentation: Börja med en förstasida med ämne, talare och datum. Därefter en agenda eller avsnittsöversikt, där du snabbt går igenom vilka olika områden du kommer att beröra. Det här ger också publiken en möjlighet att säga till om det är något de saknar (även om det inte händer så ofta). Om du också lägger in sidor med avsnittsrubriker där du kommer till nya områden i presentationen, kan publiken också följa din presentation på ett bra sätt.
– Det här är ett fruktansvärt bra knep när man håller presentationer. Det bidrar starkt till att du uppfattas som en professionell talare. Annars kan man sitta där i publiken och undra, efter 60 sidor, om det kommer 60 till nu – eller 200? Man har ingen aning.
Förbered dig väl, och kolla klockan
Var förberedd. Det är a och o. Du ska inte tro att det blir bra bara för att du har satt ihop lite snygga sidor. Du måste givetvis kunna ämnet, veta vad du ska säga till varje sida. Och inte minst veta hur lång tid presentationen tar. Det kan vara bra att prova ut några hålltider, så du vet när det är dags att gå till nästa del i presentationen, alternativt att berätta mer utförligt.
20 sidor på 30 minuter brukar bli ganska bra, man ska ju hinna prata lite till varje sida också.
Tänk på att lägga in pauser om du ska prata länge. Mer än 45 minuter i taget brukar man inte orka lyssna. Om föredraget är långt och du vet att folk kommer att bli trötta, kan du lägga in lite överraskningar i bildspelet. Bilder som förvirrar eller förvånar.
