Många arbetsgivare begränsar valet av distansarbetsplats

Hybrid- och distansarbete har beskrivits som nyckeln till ett mer flexibelt arbetsliv, där arbetstagare själva kan styra när och var de jobbar. Men för många distansarbetande statsanställda är det en frihet med tydliga begränsningar, visar en enkätundersökning som Publikt har gjort.

28 av de 38 statliga myndigheter som besvarat enkäten slår fast att det är medarbetarens bostad som ska vara den huvudsakliga distansarbetsplatsen. I många fall hänvisar arbetsgivarna till att det är där som arbetsmiljö- och säkerhetskrav bäst kan uppfyllas.

För Länsstyrelsen i Skåne län, som är en av de arbetsgivare som förordar att distansarbetet ska utföras i medarbetarens hem, väger arbetsmiljöperspektivet tungt, menar HR-specialisten Jenny Sörensson.

– Det är i bostaden som vi gör digitala skyddsronder där medarbetaren visar upp sin arbetsplats. Det är viktigt för att vi som arbetsgivare ska kunna ta vårt arbetsmiljöansvar, säger hon.

Samtliga myndigheter som besvarat enkäten öppnar för att distansarbete kan ske på andra platser än i hemmet, men då krävs i regel ett godkännande från den närmaste chefen. En majoritet av de arbetsgivare som uppger att hemmet är den huvudsakliga distansarbetsplatsen – 17 av 28 – skriver dock uttryckligen att det bara ska tillåtas tillfälligt eller i undantagsfall.

Dessutom kräver merparten av de svarande myndigheterna – 30 av 38 – att medarbetarna snabbt ska kunna ta sig till kontoret när de distansarbetar. Flertalet av dem har inte definierat vad det innebär. Hos de arbetsgivare som gjort det varierar inställelsetiden från ett par timmar till en dag.

Länsstyrelsen i Skåne län har inte tagit ställning till någon tidsram, men ställer krav på att anställda ska kunna inställa sig med kort framförhållning om verksamheten kräver det. Frågan har inte heller aktualiserats, enligt Jenny Sörensson.

Hon har inte upplevt att medarbetare generellt sett önskar distansarbeta långt ifrån kontoret och utanför hemmet. Däremot händer det att anställda tillfälligt och kortvarigt jobbar på andra ställen efter överenskommelse med sin chef.

– Att man tillfälligt åker och arbetar i sin sommarstuga eller på ett fik kan vara okej om man enas om det med sin chef. Däremot är det inte möjligt att regelbundet distansarbeta på andra platser än i sin bostad, säger Jenny Sörensson.

ST-avdelningen på Länsstyrelsen i Skåne län har varit kritisk till arbetsgivarens hållning och ville se en större flexibilitet när riktlinjen om distansarbete togs fram, berättar sektionsordföranden Esmaeil Salehi.

– Samhället förändras. Folk rör sig på ett annat sätt i dag. Vi har varierande arbetsuppgifter och för vissa fungerar det inte att bara ha hemmet som distansarbetsplats. Att ge medarbetarna en större valfrihet gör också arbetsgivaren mer attraktiv, säger han.

I praktiken har dock riktlinjen inte förhindrat att anställda och chefer enas om arbete på andra ställen, exempelvis i fritidshus, enligt Esmaeil Salehi.

På Försäkringskassan, vars riktlinje också föreskriver att distansarbete främst ska utföras i hemmet, är undantagen däremot sällsynta, enligt STs avdelningsordförande Thomas Åding.

– Min bild är att arbetsgivaren är rätt noga med att distansarbetet ska ske i hemmet och att den övervägande delen av medlemmarna också bara distansarbetar där. Jag tror att arbetsgivaren vill försöka säkra att känsliga uppgifter inte sprids till personer som inte har behörighet till dem, säger han.

Men att myndigheter i många fall begränsar distansarbetet till anställdas bostäder är orimligt, anser STs förhandlingschef Åsa Erba Stenhammar. Om arbetsuppgifterna är platsoberoende och verksamhetens krav uppfylls bör distansarbete kunna ske på en rad andra platser, så länge det är en säker och god arbetsmiljö, menar hon.

– Att se på frågan på det här svartvita sättet blir fyrkantigt. Skriver man in i en riktlinje att bostaden är distansarbetsplatsen låser man in något som av naturen inte är inlåsningsbart. Då har man missat hela revolutionen, säger Åsa Erba Stenhammar.

Det finns myndigheter, som Migrationsverket, som har en mer öppen inställning. Maria Johansson, arbetsmiljöspecialist vid myndighetens HR-avdelning, anser att det är medarbetaren – och inte arbetsgivaren – som är bäst lämpad att avgöra var distansarbetet ska utföras.

Migrationsverket tar sitt ansvar för den fysiska och psykosociala arbetsmiljön genom att erbjuda fullt utrustade arbetsplatser på kontoren där merparten av arbetstiden ska förläggas, menar hon.

– Sedan litar vi på att medarbetarna ansvarar för en schyst arbetsmiljö vid distansarbetet. Om den är hemma, i en semesterbostad eller någon annanstans får de själva avgöra. Vi anser att våra medarbetare har gott omdöme och vill visa dem tillit, säger Maria Johansson.

Migrationsverket bortser därmed från det råd som de statliga myndigheternas arbetsgivarorganisation Arbetsgivarverket ger, att distansarbetsplatsen bör förläggas till bostaden.

Det är en rekommendation som Åsa Erba Stenhammar tror att många andra myndigheter har anammat utan reflektion – vilket hon är mycket kritisk till.

I årets avtalsrörelse kräver ST och de andra fackförbunden inom Offentliganställdas förhandlingsråd, OFR, som förhandlar tillsammans på det statliga området att det ska göras en översyn av distansarbetsavtalen och riktlinjerna för att öka flexibiliteten för arbetstagarna.

Var en medarbetare kan distansarbeta och hur ofta och hur snabbt hen ska kunna ta sig till kontoret ska inte slås fast i en policy, menar Åsa Erba Stenhammar. De frågorna bör i stället avgöras på individnivå efter diskussioner i arbetsgrupperna och med cheferna, anser hon.

– Våra medlemmar kommer att kräva att få jobba på andra platser än i hemmet. Det behövs frihet under ansvar och en god dialog om detta på arbetsplatserna, säger hon.

Men Åsa Krook, chef för arbetsgivarutveckling på Arbetsgivarverket, ser i nuläget inga skäl till att justera rekommendationerna kring distansarbete.

– Vi menar att det är bra att man enas om en distansarbetsplats och att det är enklast att den är i bostaden eftersom hemmet vanligen ligger nära kontoret, så att du kan ta dig dit vid behov. Det ger en enkelhet och tydlighet i överenskommelsen, säger hon.

Åsa Krook ser heller ingen risk att rådet begränsar arbetsgivarnas inställning till var distansarbete kan tillåtas.

– Att arbetsgivaren bestämmer var du får jobba är en del av anställningen. Men det finns möjligheter för myndigheterna att vara flexibla, och det tror jag att de har blivit väldigt duktiga på efter pandemin, säger hon. 

Får en statsanställd i Malmö jobba från sitt hem i Köpenhamn? Går det att resa till Marbella och jobba därifrån några dagar? De myndigheter som Publikt frågat svarar nej.

Ingen av de 38 myndigheter som har besvarat Publikts enkät tillåter distansarbete utanför Sverige. Flera av dem hänvisar till Arbetsgivarverket, som rekommenderar att statliga arbetsgivare undviker att öppna för distansarbete i utlandet. Skälet är att rättsläget är mycket oklart, enligt Åsa Krook, som är chef för arbetsgivarutveckling på arbetsgivarorganisationen.

– Vilket lands arbetsmiljölagstiftning ska gälla om du arbetar utanför Sverige? Måste man betala dubbla socialförsäkringsavgifter? Hur påverkar det andra landets skatteregler? Vad får svenska staten göra i en annan stats territorium? Det här är ruskigt krångligt, säger hon.

Migrationsverket har tidigare tillåtit att anställda som inte arbetar med myndighetsutövning distansarbetar utomlands under kortare perioder. Men trots att det har fungerat väl har Migrationsverket efter en dialog med Arbetsgivarverket, bland annat rörande försäkringsfrågor, nyligen fått anledning att se över frågan på nytt, berättar Maria Johansson, arbetsmiljöspecialist vid myndigheten.

– Det kan vara så att våra medarbetare kan vara oskyddade vid utlandsarbete, vilket gör att det nu pågår diskussioner hos oss om hur vi ska förhålla oss i den här frågan framöver, säger hon.

För att bringa klarhet i förutsättningarna för statliga myndigheter att tillåta sina anställda att arbeta utanför Sverige har Arbetsgivarverket påbörjat en kartläggning av frågan. Den väntas bli klar i december. Då ska arbetsgivarorganisationen ha tydligare svar på vilka möjligheter och hinder som finns och vilka förslag till förändringar, exempelvis av lagstiftningen, som kan krävas för att statsanställda ska kunna distansarbeta från utlandet.