Intern information avgörande vid omställning
En väl fungerande intern kommunikation är avgörande för att genomföra förändringar inom en myndighet. Det är en av de slutsatser som Statskontoret drar efter en studie av omfattande förändringar inom statliga myndigheter.
Statskontoret har studerat situationer då myndigheter snabbt behövt skala upp eller ned sin verksamhet, exempelvis på grund av förändrade anslag eller uppdrag. Syftet med studien har varit att identifiera vilka utmaningar som uppstår vid snabba omställningar och hur de kan hanteras.
Enligt Statskontoret finns det flera risker och utmaningar som regeringen och myndigheterna behöver hantera. För att de nya styrsignalerna snabbt ska kunna nå hela myndigheten behöver det enligt rapporten vara tydligt för personalen hur de olika delarna i styrningen hänger samman. En väl fungerande intern kommunikation kan minska de anställdas oro och motivera personalen att genomföra de förändringar som myndigheten står inför.
Myndighetsledningen behöver också vara tydlig med vad den vet och vad den inte vet, skriver Statskontoret. Chefer och medarbetare i myndigheten behöver förstå vad omställningen innebär för såväl myndigheten som för dem själva. Första linjens chefer kan behöva särskilt stöd när det gäller hur de ska kommunicera under en omställning, konstateras det i rapporten.
Det är också viktigt att utnyttja erfarenheter och stöd från andra myndigheter vid snabba omställningar av verksamheten, framhåller Statskontoret. Det är inte säkert att myndigheten själv har resurser eller nödvändig kompetens för att genomföra alla förändringar. Det kan vara svårt för den berörda myndigheten att se till att ha all den kompetens den behöver när den ställer om sin verksamhet, och det behövs en strategisk kompetensförsörjning för att hantera utmaningarna, fastslår rapporten.
I rapporten betonas även att Regeringskansliet behöver ha kontakter med den berörda myndigheten för att klargöra förutsättningar och konsekvenser. Dialogen med myndigheten är viktig för att regeringen ska kunna styra ändamålsenligt och för att myndigheten så långt som möjligt ska ges framförhållning inför omställningen, skriver Statskontoret.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.
