Chefens omdöme kan bli offentligt
Chefens omdömen om din prestation kan komma att läsas av vem som helst som begär att få ut exempelvis anteckningar från utvecklingssamtal. Det säger offentlighetsexperterna Lennart Lillieroth och Kristina Ahlström. Men flera myndigheter gör en annan bedömning av rättsläget.
– Vissa väljer att inte fylla i blanketten för utvecklingssamtalet. Man är rädd att det ska komma ut, säger Karin Afli, ST-ordförande på Sida.
En diskussion om personlig integritet kom upp på arbetsplatsen när myndigheten nyligen lanserade en kompetensdatabas. Den ska innehålla uppgifter om de enskilda anställdas utbildning, språkkunskaper och erfarenheter. Tanken är att Sida enklare ska kunna hitta den kompetens man behöver i en viss situation, och registret är också ett underlag för karriärutveckling.
Vid sidan om databasen registrerar cheferna också bedömningar av anställdas prestationer och relationer. Under utbildningar om databasen fick många anställda klart för sig att myndigheten betraktar såväl databasen som protokoll från »resultatutvecklingssamtal« som allmän handling.
– Jag hade inte sett det här innan det började komma in kommentarer från medlemmarna, säger Karin Afli. Det kändes inte bra.
Sidas chefsjurist Ola Andersson förklarade under utbildningarna att även historisk dokumentation, från tidigare former av utvecklingssamtal, ska ses som allmän handling.
– Det har funnits en uppfattning att det är oklart vad som gäller, men för mig är det ganska klart, säger han till Publikt. Möjligen kan delar ses som arbetsmaterial, men det som chef och medarbetare är ense om och godkänner har fått sin slutliga form och är en upprättad handling.
Att en handling är allmän betyder inte med automatik att journalister, nyfikna kolleger eller rekryterare har rätt att läsa vad chefen tycker om en enskild anställd. Ett utlämnande ska prövas enligt offentlighets- och sekretesslagen. Enligt Ola Andersson är uppgifter om prestationer och relationer typiskt sett känsliga uppgifter som inte skulle lämnas ut.
– Jag bedömer att det skulle finnas lagstöd för att inte lämna ut. Det gäller framför allt det som är känsligt för den personliga integriteten, såsom arbetsprestationer de senaste åren.
Under utbildningarna har han ändå betonat att man ska välja sina ord och inte ta med uppgifter om exempelvis familjeförhållanden om det inte är nödvändigt.
– Det är ett samtal också, allt behöver inte skrivas ned. Men Sidas resonemang underkänns av två experter på offentlighetslagstiftningen. Juristen Lennart Lillieroth, som leder utbildningar på området, säger att handlingarna i de flesta fall är både allmänna och offentliga.
– Så fort man skapar en databas, eller har sorterade papper som man tänker använda fortlöpande, är det allmän handling. Det gäller även om chefen antecknar i ett kollegieblock och handstilen knappt är läslig.
Och bedömningar av prestationer är inte så känsliga att de faller under sekretessen, säger han.
– Det är bara om det är mycket grava personliga förhållanden som kommer upp, såsom missbruk, som uppgiften kan hemligstämplas. Att någon exempelvis presterat sämre än genomsnittet kan inte sekretessbeläggas.
Kristina Ahlström, som skrivit boken Offentlighet och sekretess på personalområdet, anser också att handlingar från medarbetarsamtal och liknande är allmänna, åtminstone om de är mer formaliserade, såsom en blankett som man skriver under.
– Och typiskt sett är det inte uppgifter som omfattas av sekretess, även om berörda personer tycker att de är känsliga. De ska lämnas ut om de finns i en allmän handling.
Många medarbetare går in i formella samtal med chefen utan att känna till förutsättningarna, tror Lennart Lillieroth.
– Chefen borde informera om att »nu kommer jag att göra anteckningar som normalt är offentliga och kan läsas av kolleger och journalister. Är det okej?«
De två juristernas uppfattning bekräftas indirekt av ett beslut från Datainspektionen, DI. Försvarsmakten ville inrätta en personaldatabas och begärde samråd med DI. Datainspektionen kom fram till att databasen inte var förenlig med personuppgiftslagen, pul.
Anledningen var att den skulle innehålla ingående kartläggningar med integritetskänsliga uppgifter som inte skulle skyddas av sekretess. Uppgifterna skulle bland annat handla om social kompetens, resultatleverans och icke önskvärda beteenden. Dessa uppgifter skulle kunna »komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen«.
Försvarsmakten delade DIs uppfattning att uppgifterna skulle bedömas som offentliga.
Det finns ingen tydlig rättspraxis på området, bara en kammarrättsdom från 2004. Den gällde en sjuksköterska som ville ta del av dokumentation av kollegernas utvecklingssamtal och blanketter där de fyllt i lönepåverkande kriterier.
Kammarrätten sade nej till dokumentationen av utvecklingssamtalen men ja till blanketterna – anonymiserade.
Domen ger föga vägledning, anser Lennart Lillieroth och Kristina Ahlström.
– Den tar inte ställning till frågan om allmän handling eller varför något skulle vara hemligt, säger Lennart Lillieroth.
Skilda bedömningar bland myndigheterna
-
Centrala studiestödsnämnden: Chefen gör egna anteckningar som hen sparar hos sig, men ingen skriver under något. Ser inte anteckningarna som allmän handling.
-
Riksrevisionen: Registrerar kurser och utbildningsbehov i en databas. Övriga uppgifter från medarbetarsamtal behåller medarbetaren och chefen var för sig som »privat arbetsmaterial«, vilket inte anses utgöra allmän handling.'
-
Diskrimineringsombudsmannen: Chefen bestämmer om hen vill föra minnesanteckningar och i så fall hur de ska förvaras. Bedöms inte som allmän handling.
-
Arbetsförmedlingen: Uppgifter bevaras i en tvåårig handlingsplan, som bedöms vara allmän handling. En sekretessbedömning ska enligt myndigheten skydda uppgifter om till exempel hälsa och sjukdom, i övrigt bör uppgifter kunna lämnas ut.
-
Försäkringskassan: Materialet förvaras ordnat, digitalt eller på papper, men betraktas som en löpande dialog som normalt inte resulterar i en färdigställd handling. Det ses därför inte som allmän handling.
-
Umeå universitet: Chef och medarbetare gör anteckningar var för sig som de sparar till kommande års samtal. Betraktar anteckningarna som arbetsmaterial, inte allmän handling.
Allmän handling och offentlighet
Allmän handling: är ett begrepp som täcker alla handlingar som kommit in till eller upprättats på en myndighet.
Offentlighets- och sekretesslagen: räknar upp undantagen från den generella regeln om allmänna handlingars offentlighet.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.
