Arbetsförmedlingens planerade omorganisation får kritik
Arbetsförmedlingens planer på att dela upp verksamheten i tre områden får kritik av såväl chefer, fackliga företrädare som de arbetstagarkonsulter som ST anlitat. ”Det är väldigt toppstyrt och längre ned i organisationen är man inte lika övertygad”, säger STs avdelningsordförande Fredrik Andersson.
2014 inledde Arbetsförmedlingen ett reformarbete för att göra verkamheten mer digitaliserad och kundorienterad. Förändringsarbetet är omfattande och vissa delar har varit omstridda internt. Därför har ST låtit arbetstagarkonsulter granska arbetet.
Fredrik Andersson, ordförande för ST inom Arbetsförmedlingen, säger att avdelningen är positiv till att myndigheten moderniseras, inte minst till att datasystemen utvecklas och arbetet digitaliseras.
– Men ledningen står just nu inför stora utmaningar. En handlar om tidsaspekten och tajming, en annan om att få med personalen på de här förändringarna. Det är väldigt toppstyrt och längre ned i organisationen är man inte lika övertygad, säger han.
Förnyelseresan, som förändringsarbetet kallas, handlar bland annat om organisationsförändringar, nya arbetssätt, förändrade processer, nya it-system och ett tillitsbaserat ledarskap.
Arbetstagarkonsulterna, Mikael Eriksson och Per Tengblad, konstaterar inledningsvis att myndighetens beslut om kundfokusering är väl förankrat och att både chefer och fackliga företrädare är positiva till digitaliseringen. Förnyelseresan har ett ”hyggligt bra stöd”, anser konsulterna.
Men de ser också många problem och risker. I rapporten pekar man på att planeringen av förändringarna brister på många områden, såsom tajming, resurser och stöd ut i organisationen.
Uppdelningen i tre verksamhetsområden – Arbetsförmedlingen direkt, Arbetsförmedlingen arbetsgivare och Arbetsförmedlingen arbetssökande får kritik av både chefer, fackliga företrädare och arbetstagarkonsulterna.
Etableringen av det som kallas ”spår 1”, Arbetsförmedlingen direkt, är det som är minst omstritt. Förändringen är beslutad och planering för genomförandet pågår. Verksamhetsområdet kommer att bestå av dagens kundtjänst, som byggs ut och får ansvara för matchningsuppdraget, självservice och telefonsupport. Strategin är att digitalt ska vara förstahandsvalet för kunden och att Arbetsförmedlingen direkt ska avlasta kärnverksamheten, som i sin tur ska kunna ägna sig åt dem med mest stödbehov.
Men konsulterna har ändå farhågor. Medarbetarna ska skolas in i en helt ny ärendestrategi, nya digitala system och ett nytt tänk. Det innebär en stor omställning och tajmingen får inte bli fel, skriver de.
Samtidigt skapar utbyggnaden av kundtjänst problem på lokalkontoren, som inte får växa eller återanställa personal. I november larmade skyddsorganisationen på Arbetsförmedlingen om att resursfördelningen mellan lokalkontoren och kundtjänst – det som ska bli Arbetsförmedlingen direkt – var skev och skapade stora arbetsmiljöproblem.
– Det är bra att styra över mycket till självservice, sedan kan man fråga sig om hur många av våra arbetssökande som klarar det. Och här finns problem med tajmingen. Kontoren har börjat styra över till kundtjänst, men systemen är inte på plats, konstaterar Fredrik Andersson.
ST är också frågande till att Arbetsförmedlingen direkt ska etableras på nya orter i stället för att integrera verksamheten på befintliga kontor.
– Att använda befintliga kontor innebär att man minskar risken för övertalighet, samtidigt som man tar tillvara på den kompetens som finns, säger Fredrik Andersson.
Men mest kritik får ”spår 2”, uppdelningen i Arbetsförmedlingen arbetsgivare och Arbetsförmedlingen arbetssökande, som ska ha en regional organisation med sex regioner.
De intervjuade cheferna uppger att den föreslagna matrisorganisationen skapar otydlighet och problem med styrning och ledning av verksamheten på operativ nivå. Deras bedömning är att en uppstyckning i två organisationsrör med ”dubbelt chefskap” kommer att försvåra helhetstänk och internkommunikation. Cheferna menar att man bör överväga en alternativ organisation för den regionala och lokala nivån.
De fackliga företrädarna kan se fördelar med en specialisering, men befarar att organisationen blir otymplig, med höga krav på samarbetet och med många möten.
Arbetstagarkonsulterna är inne på samma spår och konstaterar å ena sidan att specialisering kan vara bra, å andra sidan att det blir en väldigt chefstung organisation. De påpekar också att regeringen med stor sannolikhet kommer att komma med direktiv till myndigheterna om den framtida regionala indelningen, och att det vore dumt att föregå det. Rapporten förordar därför att man skjuter ”spår 2” på framtiden.
Arbetstagarkonsulterna föreslår också en alternativ organisation på operativ nivå där enhetschefer har ett operativt ansvar för både arbetssökande och arbetsgivare samtidigt som man öronmärker resurser och bemanning för arbetsgivare och arbetssökande.
Utöver själva organisationsförändringarna framhåller arbetstagarkonsulterna att myndigheten står inför en stor utmaning att klara förändringsledning, kompetensutveckling, omställning och kompetensförsörjning. Redan nu är sjuktalen höga och personalomsättningen är stor, inte minst bland sektionscheferna.
Den bilden delar Fredrik Andersson:
– Vi har en tuff arbetsbelastning och det är inte en risk, utan en realitet, att medarbetare flyr. Sektionscheferna mår dåligt, och de är viktigast i det här förändringsarbetet egentligen. De ska utöva ett nära ledarskap och samtidigt vara strategiska och de ska jobba med självledarskap och bära förändringen. Tiden räcker inte till.
Arbetsförmedlingens organisationschef, Thomas Ericson, håller inte riktigt med om arbetstagarkonsulternas beskrivning av den nya organisationen.
– Syftet är att den nya organisationen ska stärka oss i vårt matchningsuppdrag. Vi har vägt in en mängd olika underlag i diskussionen och landat ned i att den här organisationen kommer att stärka oss i det uppdraget.
Han håller inte heller med om beskrivningen av att den nya organisationen skulle bli chefstung.
– Och jag tycker att beskrivningen med två stuprör är olycklig, för det är klart att det krävs ett samarbete mellan de här två områdena, precis som det gör på många andra områden.
Thomas Ericson konstaterar att ledningen är mycket väl medveten om att Indelningskommittén ännu inte kommit med sitt förslag om hur myndigheternas regionala organisation ska se ut - och att man därför kommer att invänta det och inte genomföra spår 2 förrän 2019.
När det gäller arbetsmiljösituationen och personalomsättningen säger han att myndigheten har sträckt ut genomförandeplanen i tiden just för att värna personalen, verksamheten och resultaten.
– Men vi arbetar systematiskt med andra insatser också, säger Thomas Ericson.
I början av året kommer generaldirektör Mikael Sjöberg fatta ett inriktningsbeslut om den fortsatta organisationsförändringen.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.
